La gestion des archives est la pratique consistant à contrôler l’information devant être conservée comme preuve d’une activité métier, en régissant sa durée de conservation, qui peut la modifier, et comment elle est éliminée à l’expiration de sa période de rétention.
Sa caractéristique déterminante est qu’une archive constitue une preuve. C’est ce qui distingue la gestion des archives du simple stockage : l’objectif n’est pas la disponibilité, mais une intégrité démontrable sur une période définie.
Les archives et les documents ne sont pas identiques
La plupart des documents ne sont pas des archives. Un brouillon, une copie de travail, une note interne et un doublon sont des documents. Une archive est la version qui prouve qu’un événement s’est produit : le contrat signé, la déclaration déposée, le paiement approuvé, la police émise.
Cette transition s’appelle la déclaration. Au moment où un document est déclaré comme archive, son traitement change : il devient généralement immuable, son horloge de rétention se déclenche, et sa suppression exige une autorité plutôt qu’une simple permission.
La déclaration peut être manuelle, lorsqu’un utilisateur marque un document, ou automatique, lorsque la classification documentaire détermine le statut d’archive à partir du contenu et du contexte. La déclaration automatique est plus cohérente et constitue généralement la seule approche capable de monter en charge, mais elle dépend de la fiabilité de la classification pour les catégories qui entraînent des conséquences légales.
Calendriers de conservation
Un calendrier de conservation associe les catégories d’archives à leur durée de conservation et à ce qu’il advient ensuite. Il découle normalement de la loi, de la réglementation, des obligations contractuelles et de la position de risque propre à l’entreprise, et il varie selon les juridictions, ce qui compte pour les entreprises qui opèrent dans plusieurs d’entre elles.
Les durées sont rattachées à un événement déclencheur plutôt qu’à une date de création. Un contrat peut être conservé un certain nombre d’années après sa résiliation plutôt qu’après sa signature ; un dossier d’employé après son départ plutôt qu’après son embauche. Les systèmes qui ne comprennent que la rétention par date de création ne peuvent pas mettre en œuvre correctement la plupart des calendriers réels.
Conserver des archives plus longtemps que ne l’exige le calendrier n’est pas le choix prudent par défaut qu’il semble être. La sur-conservation accroît le volume exposé lors d’un litige, élargit la surface exposée en cas de violation de données, et constitue elle-même une infraction dans certains régimes de protection des données, les données personnelles ne devant pas être conservées au-delà de leur finalité.
Conservations légales
Une conservation légale suspend le sort final des archives pertinentes pour un litige, une enquête ou un audit réel ou anticipé. Elle prime sur le calendrier de conservation, et doit le faire de manière fiable.
Deux propriétés rendent une conservation légale justifiable. Elle doit être immédiate, s’appliquant avant qu’une destruction programmée ne puisse s’exécuter. Et elle doit être auditable, en enregistrant ce qui a été retenu, quand, sous quelle autorité, et quand la mesure a été levée.
Détruire des archives sous conservation légale, même par un calendrier automatisé fonctionnant comme prévu, constitue une destruction de preuves. Des tribunaux ont sanctionné des entreprises exactement pour ce motif, et « le système l’a supprimé automatiquement » n’est pas une défense.
Sort final et destruction justifiable
Le sort final désigne ce qui se produit à l’expiration de la rétention : destruction, transfert vers une archive, ou réexamen en vue d’une prolongation.
La destruction justifiable désigne une destruction qui peut être justifiée après coup. Elle exige d’avoir suivi un calendrier approuvé, de ne pas avoir été sélective, qu’aucune conservation légale n’était en vigueur, et que l’événement ait été journalisé. Ce dernier point est celui le plus souvent négligé : la preuve qu’une archive a été correctement détruite est une entrée de journal durable, si bien que le journal survit à l’archive.
La destruction sélective est l’erreur qui attire les sanctions. Supprimer des archives parce qu’elles sont gênantes, plutôt que parce qu’un calendrier l’exigeait, est indéfendable, quelle que soit la manière dont la suppression a été effectuée.
En quoi cela diffère du stockage ordinaire
Un système de gestion documentaire (DMS) peut stocker des archives, mais le stockage et la gestion des archives constituent des obligations distinctes. Le stockage maintient le contenu disponible. La gestion des archives prouve que le contenu est bien ce qu’il prétend être, qu’il n’a pas été altéré, qu’il a été conservé exactement le temps requis, et qu’il a été éliminé correctement.
Les différences pratiques sont les suivantes : l’immuabilité après déclaration, une rétention rattachée à des événements plutôt qu’à des dates, des conservations légales qui priment sur les calendriers, un sort final réellement exécuté et non simplement configuré, et une piste d’audit suffisante pour satisfaire un régulateur des années plus tard.
Les erreurs courantes
Le calendrier n’existe que sur le papier. Une politique de rétention qu’aucun système n’applique donne l’apparence de la conformité sans en avoir la substance.
Le sort final n’est jamais exécuté. La rétention est configurée, l’échéance passe, et rien ne se produit, car personne n’est prêt à autoriser la suppression. Le résultat est une conservation indéfinie alors que la politique affirme le contraire, ce qui est pire que l’absence de politique.
Les conservations légales sont gérées par courriel. Une conservation légale communiquée aux administrateurs plutôt qu’appliquée dans le système finira par être oubliée.
Les sauvegardes sont oubliées. Des archives détruites dans le système de production mais subsistant dans les sauvegardes n’ont pas été détruites, et restent susceptibles d’être découvertes.
Contellect One prend en charge la rétention, la déclaration des archives et les pistes d’audit dans le cadre de la conformité et gestion des archives.
