Records Management ist die Praxis, Informationen zu kontrollieren, die als Nachweis einer geschäftlichen Tätigkeit aufbewahrt werden müssen, und regelt, wie lange sie aufbewahrt werden, wer sie ändern darf und wie sie entsorgt werden, wenn ihre Aufbewahrungsfrist endet.
Das entscheidende Merkmal ist, dass eine Akte ein Nachweis ist. Das unterscheidet Records Management von reiner Speicherung: Der Zweck ist nicht Verfügbarkeit, sondern nachweisbare Integrität über einen festgelegten Zeitraum.
Akten und Dokumente sind nicht dasselbe
Die meisten Dokumente sind keine Akten. Ein Entwurf, eine Arbeitskopie, eine interne Notiz und ein Duplikat sind Dokumente. Eine Akte ist die Version, die belegt, dass etwas geschehen ist: der unterzeichnete Vertrag, die eingereichte Erklärung, die genehmigte Zahlung, die ausgestellte Police.
Dieser Übergang wird Deklaration genannt. Sobald ein Dokument zur Akte erklärt wird, ändert sich sein Umgang: Es wird in der Regel unveränderlich, seine Aufbewahrungsfrist beginnt zu laufen, und seine Löschung erfordert Befugnis statt bloßer Berechtigung.
Die Deklaration kann manuell erfolgen, indem eine Nutzerin ein Dokument markiert, oder automatisch, wobei die Dokumentenklassifizierung den Aktenstatus anhand von Inhalt und Kontext bestimmt. Automatische Deklaration ist konsistenter und meist der einzige Ansatz, der sich skalieren lässt, hängt aber davon ab, dass die Klassifizierung für die Kategorien mit gesetzlichen Konsequenzen vertrauenswürdig ist.
Aufbewahrungspläne
Ein Aufbewahrungsplan ordnet Aktenkategorien zu, wie lange sie aufbewahrt werden und was danach geschieht. Er leitet sich normalerweise aus Gesetzen, Vorschriften, vertraglichen Pflichten und der eigenen Risikoeinschätzung des Unternehmens ab und unterscheidet sich je nach Rechtsraum, was für Unternehmen mit Tätigkeit in mehreren Rechtsräumen wichtig ist.
Fristen sind an ein auslösendes Ereignis gebunden, nicht an ein Erstellungsdatum. Ein Vertrag wird möglicherweise für eine bestimmte Anzahl von Jahren nach seiner Beendigung aufbewahrt statt nach der Unterzeichnung, eine Personalakte nach dem Austritt statt nach der Einstellung. Systeme, die nur eine Aufbewahrung ab Erstellungsdatum verstehen, können die meisten realen Aufbewahrungspläne nicht korrekt umsetzen.
Akten länger aufzubewahren, als der Plan verlangt, ist nicht die sichere Standardoption, als die es erscheint. Zu lange Aufbewahrung vergrößert das im Rechtsstreit offenzulegende Volumen, erweitert die bei einem Sicherheitsvorfall betroffene Angriffsfläche und stellt unter manchen Datenschutzregimen selbst einen Verstoß dar, da personenbezogene Daten nicht über ihren Zweck hinaus aufbewahrt werden dürfen.
Legal Holds
Ein Legal Hold setzt die Aussonderung für Akten aus, die für einen tatsächlichen oder absehbaren Rechtsstreit, eine Untersuchung oder eine Prüfung relevant sind. Er setzt sich über den Aufbewahrungsplan hinweg, und er muss dies zuverlässig tun.
Zwei Eigenschaften machen einen Legal Hold rechtssicher. Er muss sofort wirksam sein und greifen, bevor eine geplante Vernichtung ausgeführt werden kann. Und er muss prüfbar sein und festhalten, was zurückgehalten wurde, wann, auf wessen Anordnung und wann es wieder freigegeben wurde.
Akten unter einem Hold zu vernichten, selbst durch einen automatisierten Zeitplan, der genau wie vorgesehen arbeitet, ist Beweisvernichtung. Gerichte haben Unternehmen genau dafür sanktioniert, und der Einwand, das System habe automatisch gelöscht, ist keine Verteidigung.
Aussonderung und rechtssichere Vernichtung
Aussonderung ist das, was geschieht, wenn die Aufbewahrungsfrist abläuft: Vernichtung, Übergabe an ein Archiv oder Prüfung auf Verlängerung.
Rechtssichere Vernichtung bedeutet eine Vernichtung, die sich im Nachhinein rechtfertigen lässt. Die Anforderungen sind, dass sie einem genehmigten Plan folgte, dass sie nicht selektiv war, dass kein Hold in Kraft war und dass der Vorgang protokolliert wurde. Der letzte Punkt wird am häufigsten übersehen: Der Nachweis, dass eine Akte ordnungsgemäß vernichtet wurde, ist ein dauerhafter Protokolleintrag, sodass das Protokoll die Akte überdauert.
Selektive Vernichtung ist das Versagen, das Sanktionen nach sich zieht. Akten zu löschen, weil sie ungünstig sind, statt weil ein Plan es verlangt, ist nicht zu rechtfertigen, unabhängig davon, wie die Löschung durchgeführt wurde.
Der Unterschied zur reinen Speicherung
Ein Dokumentenmanagementsystem kann Akten speichern, aber Speicherung und Records Management sind unterschiedliche Pflichten. Speicherung hält Inhalte verfügbar. Records Management belegt, dass ein Inhalt das ist, was er zu sein vorgibt, nicht verändert wurde, exakt so lange aufbewahrt wurde wie vorgeschrieben, und ordnungsgemäß entsorgt wurde.
Die praktischen Unterschiede: Unveränderlichkeit nach der Deklaration, Aufbewahrung, die an Ereignisse statt an Daten gebunden ist, Holds, die Aufbewahrungspläne außer Kraft setzen, Aussonderung, die tatsächlich ausgeführt und nicht nur konfiguriert wird, und ein Audit-Trail, der ausreicht, um eine Aufsichtsbehörde noch Jahre später zufriedenzustellen.
Was häufig schiefgeht
Der Plan existiert nur auf dem Papier. Eine Aufbewahrungsrichtlinie, die kein System durchsetzt, erzeugt den Anschein von Compliance und nichts von deren Substanz.
Aussonderung wird nie ausgeführt. Die Aufbewahrung ist konfiguriert, die Frist läuft ab, und nichts geschieht, weil niemand die Löschung genehmigen will. Das Ergebnis ist unbefristete Aufbewahrung bei einer Richtlinie, die etwas anderes vorschreibt, was schlimmer ist, als gar keine Richtlinie zu haben.
Holds werden per E-Mail verwaltet. Ein Hold, der Administratoren mitgeteilt statt im System hinterlegt wird, wird irgendwann übersehen.
Backups werden vergessen. Akten, die im produktiven System vernichtet wurden, aber in Backups fortbestehen, sind nicht vernichtet und bleiben auffindbar.
Contellect One unterstützt Aufbewahrung, Aktendeklaration und Audit-Trails im Bereich Compliance und Records Management.
