إدارة السجلات هي ممارسة التحكم في المعلومات التي يجب الاحتفاظ بها كدليل على نشاط تجاري، بما يحكم مدة حفظها، ومن يجوز له تعديلها، وكيف يُتصرَّف فيها عند انتهاء مدة احتفاظها.
والسمة المميزة أن السجل دليل. وهذا ما يفصل إدارة السجلات عن التخزين: فالغرض ليس التوافر بل سلامة قابلة للإثبات على مدى مدة محددة.
السجلات والمستندات ليست شيئًا واحدًا
معظم المستندات ليست سجلات. فالمسودة والنسخة العملية والمذكرة الداخلية والنسخة المكرّرة مستندات. أما السجل فهو النسخة التي تُثبت أن شيئًا قد حدث: العقد الموقّع، والإقرار المُقدَّم، والدفعة المعتمدة، والوثيقة الصادرة.
ويسمّى هذا الانتقال الإعلان. فعند اللحظة التي يُعلَن فيها المستند سجلًا، يتغير التعامل معه: فهو يصبح عادةً غير قابل للتعديل، وتبدأ ساعة احتفاظه، ويقتضي حذفه سلطة لا مجرد صلاحية.
ويمكن أن يكون الإعلان يدويًا، حيث يوسم المستخدم مستندًا، أو تلقائيًا، حيث يحدد تصنيف المستندات حالة السجل من المحتوى والسياق. والإعلان التلقائي أكثر اتساقًا وهو عادةً المقاربة الوحيدة القابلة للتوسع، لكنه يعتمد على جدارة التصنيف بالاعتماد في الفئات التي تحمل تبعات قانونية.
جداول الاحتفاظ
جدول الاحتفاظ يربط فئات السجلات بمدة حفظها وبما يحدث بعدها. وهو مستمد عادةً من التشريع واللوائح والالتزام التعاقدي وموقف المؤسسة من المخاطر، ويختلف بحسب الولاية القضائية، وهذا مهم للمؤسسات العاملة في عدة ولايات.
والمُدد مرتبطة بمُحفِّز لا بتاريخ إنشاء. فقد يُحتفظ بعقد لعدد من السنين بعد إنهائه لا بعد توقيعه؛ وبسجل موظف بعد مغادرته لا بعد تعيينه. والأنظمة التي لا تفهم إلا الاحتفاظ المرتبط بتاريخ الإنشاء لا تستطيع تنفيذ معظم الجداول الواقعية تنفيذًا صحيحًا.
والاحتفاظ بالسجلات مدة أطول مما يقتضيه الجدول ليس الخيار الافتراضي الآمن كما يبدو. فالاحتفاظ المفرط يزيد الحجم القابل للاكتشاف في التقاضي، ويوسّع السطح المعرّض في حالة اختراق، وهو في بعض أنظمة حماية البيانات يمثّل مخالفة بحد ذاته، لأن البيانات الشخصية لا يجوز حفظها بعد انتهاء غرضها.
الحجز القانوني
الحجز القانوني (legal hold) يوقف التصرّف النهائي للسجلات ذات الصلة بتقاضٍ أو تحقيق أو تدقيق قائم أو متوقع. وهو يتجاوز جدول الاحتفاظ، ويجب أن يتجاوزه بشكل موثوق.
وخصيصتان تجعلان الحجز قابلًا للدفاع عنه. يجب أن يكون فوريًا، فيُطبَّق قبل أن يعمل الإتلاف المجدول. ويجب أن يكون قابلًا للتدقيق، فيسجّل ما حُجِز، ومتى، وبسلطة من، ومتى رُفِع.
وإتلاف سجلات محجوزة، حتى بجدول آلي يعمل كما صُمِّم، هو إفساد للأدلة. وقد عاقبت المحاكم مؤسسات على هذا بالضبط، و“النظام حذفه تلقائيًا” ليس دفاعًا.
التصرّف النهائي والإتلاف القابل للدفاع عنه
التصرّف النهائي هو ما يحدث عند انتهاء الاحتفاظ: الإتلاف أو النقل إلى أرشيف أو المراجعة للتمديد.
الإتلاف القابل للدفاع عنه يعني إتلافًا يمكن تبريره لاحقًا. والمتطلبات هي أن يكون قد اتبع جدولًا معتمدًا، وأنه لم يكن انتقائيًا، وأنه لم يكن هناك حجز ساري، وأن الحدث قد سُجِّل. والنقطة الأخيرة هي الأكثر إغفالًا: فالدليل على أن سجلًا قد أُتلف إتلافًا سليمًا هو مدخل سجل دائم، فالسجل يعيش أطول من المحتوى.
والإتلاف الانتقائي هو الفشل الذي يجرّ العقوبة. فحذف سجلات لأنها غير مواتية، لا لأن جدولًا اقتضى ذلك، غير قابل للدفاع عنه أيًّا كانت طريقة تنفيذ الحذف.
كيف تختلف عن التخزين العادي
يستطيع نظام إدارة المستندات تخزين السجلات، لكن التخزين وإدارة السجلات التزامان مختلفان. فالتخزين يُبقي المحتوى متاحًا. أما إدارة السجلات فتُثبت أن المحتوى هو ما يدّعي أنه هو، وأنه لم يُعدَّل، وأنه حُفِظ بالمدة المطلوبة بالضبط، وأنه تم التصرّف فيه بشكل سليم.
والفروق العملية: عدم القابلية للتعديل بعد الإعلان، والاحتفاظ المرتبط بأحداث لا بتواريخ، والحجوزات التي تتجاوز الجداول، والتصرّف النهائي الذي يُنفَّذ لا الذي يُهيَّأ فحسب، ومسار تدقيق يكفي لإقناع جهة تنظيمية بعد سنوات.
ما يخطئ عادةً
الجدول موجود على الورق فقط. سياسة احتفاظ لا يفرضها أي نظام تمنح مظهر الالتزام دون أي من جوهره.
التصرّف النهائي لا يُشغَّل أبدًا. يُهيَّأ الاحتفاظ، ويمضي تاريخ الانتهاء، ولا يحدث شيء، لأن لا أحد يرغب في التصريح بالحذف. والنتيجة احتفاظ بلا نهاية مع سياسة تقول عكس ذلك، وهذا أسوأ من عدم وجود سياسة.
إدارة الحجوزات بالبريد الإلكتروني. الحجز الذي يُبلَّغ به المسؤولون بدلًا من تطبيقه في النظام سيُفوَّت في نهاية المطاف.
نسيان النسخ الاحتياطية. السجلات المُتلَفة في النظام الحيّ والباقية في النسخ الاحتياطية لم تُتلَف، وتبقى قابلة للاكتشاف.
يدعم Contellect One الاحتفاظ وإعلان السجلات ومسارات التدقيق في الالتزام وإدارة السجلات.
