La gestione dei documenti archivistici è la pratica di controllare le informazioni che devono essere conservate come prova di un’attività aziendale, disciplinando per quanto tempo vengono mantenute, chi può modificarle e come ne viene disposta la destinazione finale al termine del periodo di conservazione.
Il tratto distintivo è che un documento archivistico è una prova. È questo che separa la gestione dei documenti archivistici dalla semplice archiviazione: la finalità non è la disponibilità, ma l’integrità dimostrabile entro un periodo definito.
Documenti archivistici e documenti non sono la stessa cosa
La maggior parte dei documenti non è un documento archivistico. Una bozza, una copia di lavoro, una nota interna e un duplicato sono documenti. Un documento archivistico è la versione che attesta che qualcosa è avvenuto: il contratto firmato, la dichiarazione presentata, il pagamento approvato, la polizza emessa.
Il passaggio si chiama dichiarazione. Nel momento in cui un documento viene dichiarato documento archivistico, la sua gestione cambia: di norma diventa immutabile, il suo orologio di conservazione inizia a decorrere e la sua eliminazione richiede un’autorità formale, non un semplice permesso.
La dichiarazione può essere manuale, quando un utente contrassegna un documento, oppure automatica, quando la classificazione dei documenti determina lo stato di documento archivistico a partire dal contenuto e dal contesto. La dichiarazione automatica è più coerente ed è di solito l’unico approccio scalabile, ma dipende dall’affidabilità della classificazione per le categorie che comportano conseguenze di legge.
Piani di conservazione
Un piano di conservazione associa le categorie di documenti archivistici alla durata della loro conservazione e a ciò che avviene dopo. Deriva normalmente da leggi, regolamenti, obblighi contrattuali e dalla valutazione del rischio propria dell’organizzazione, e varia per giurisdizione: un aspetto rilevante per le organizzazioni che operano in più paesi.
I periodi sono ancorati a un evento scatenante anziché a una data di creazione. Un contratto può essere conservato per un certo numero di anni dopo la cessazione anziché dopo la firma; il documento di un dipendente dopo la fine del rapporto anziché dopo l’assunzione. I sistemi che comprendono soltanto la conservazione calcolata dalla data di creazione non possono attuare correttamente la maggior parte dei piani reali.
Conservare i documenti archivistici più a lungo di quanto il piano richieda non è l’impostazione prudente che sembra. L’eccesso di conservazione aumenta il volume esibibile in un contenzioso, amplia la superficie esposta in caso di violazione e, in alcuni regimi di protezione dei dati, costituisce esso stesso un’infrazione, poiché i dati personali non devono essere conservati oltre la loro finalità.
Blocchi per finalità legali
Un blocco per finalità legali sospende la destinazione finale dei documenti archivistici rilevanti per un contenzioso, un’indagine o un audit in corso o prevedibile. Prevale sul piano di conservazione, e deve prevalere in modo affidabile.
Due proprietà rendono un blocco documentabile. Deve essere immediato, applicandosi prima che la distruzione programmata possa essere eseguita. E deve essere verificabile, registrando che cosa è stato bloccato, quando, su autorità di chi e quando è stato rilasciato.
Distruggere documenti archivistici sotto blocco, anche per effetto di un piano automatico che funziona come previsto, costituisce spoliazione della prova. I tribunali hanno sanzionato organizzazioni esattamente per questo, e “il sistema lo ha eliminato automaticamente” non è una difesa.
Destinazione finale e distruzione documentabile
La destinazione finale è ciò che avviene alla scadenza della conservazione: distruzione, trasferimento a un archivio o riesame per una proroga.
La distruzione documentabile è una distruzione che può essere giustificata a posteriori. I requisiti sono che abbia seguito un piano approvato, che non sia stata selettiva, che nessun blocco fosse in vigore e che l’evento sia stato registrato. L’ultimo punto è quello che viene trascurato più spesso: la prova che un documento archivistico è stato distrutto correttamente è una voce di registro duratura, quindi il registro sopravvive al documento.
La distruzione selettiva è il fallimento che attira le sanzioni. Eliminare documenti archivistici perché sono scomodi, anziché perché un piano lo imponeva, è indifendibile a prescindere da come l’eliminazione sia stata eseguita.
In che cosa differisce dalla semplice archiviazione
Un sistema di gestione documentale può conservare documenti archivistici, ma archiviazione e gestione dei documenti archivistici sono obblighi diversi. L’archiviazione mantiene il contenuto disponibile. La gestione dei documenti archivistici dimostra che il contenuto è ciò che dichiara di essere, che non è stato alterato, che è stato mantenuto esattamente per il tempo richiesto e che ne è stata disposta correttamente la destinazione finale.
Le differenze pratiche: immutabilità dopo la dichiarazione, conservazione ancorata a eventi anziché a date, blocchi che prevalgono sui piani, destinazione finale eseguita e non soltanto configurata, e una traccia di audit sufficiente a soddisfare un organo di controllo anni dopo.
Che cosa va storto più spesso
Il piano esiste solo sulla carta. Una politica di conservazione che nessun sistema applica offre l’apparenza della conformità e nulla della sua sostanza.
La destinazione finale non viene mai eseguita. La conservazione è configurata, la scadenza passa e non accade nulla, perché nessuno è disposto ad autorizzare l’eliminazione. Il risultato è una conservazione a tempo indeterminato con una politica che dice il contrario: una situazione peggiore dell’assenza di politica.
I blocchi vengono gestiti via email. Un blocco comunicato agli amministratori anziché applicato nel sistema prima o poi sfuggirà.
I backup vengono dimenticati. I documenti archivistici distrutti nel sistema attivo ma sopravvissuti nei backup non sono stati distrutti e restano esibibili.
Contellect One supporta la conservazione, la dichiarazione dei documenti archivistici e le tracce di audit in conformità e gestione dei documenti archivistici.
