Akıllı belge işleme (IDP), yapılandırılmamış belgeleri, sonraki sistemlerin üzerinde işlem yapabileceği yapılandırılmış ve doğrulanmış veriye dönüştürmek için yapay zekanın kullanılmasıdır.
Terim tek bir teknikten çok bir süreç hattını betimler. Bir belge, tarama, fotoğraf, PDF veya e-posta eki gibi insan tarafından okunabilir bir biçimde gelir ve bir veritabanındaki kayıtlar, bir vaka yönetim sistemindeki alanlar veya bir kuyruktaki ileti olarak çıkar. Bu iki nokta arasındaki her şey IDP’dir.
Süreç hattının aşamaları
Tipik bir uygulama altı aşama çalıştırır: alma, okuma, sınıflandırma, çıkarım, doğrulama ve yönlendirme.
Alma, belgeleri bir kuruluşun gerçekten kullandığı kanallardan toplar. Uygulamada bu pek nadiren tek bir kaynaktır. Taranmış posta, paylaşımlı posta kutuları, yükleme portalları, iş ortaklarından gelen SFTP aktarımları ve eski sistemlerden alınan dışa aktarımlar aynı projede görünme eğilimindedir.
Okuma, belge görüntüsünü makine okunabilir metne ve yerleşime dönüştürür. Optik karakter tanıma burada, sayfa bölütleme, tablo saptama ve okuma sırası analiziyle birlikte yer alır.
Sınıflandırma, belgenin ne olduğuna karar verir. Belge sınıflandırma türü ve sıklıkla iş bağlamını, kayıt kategorisini ve hassasiyeti belirler; çünkü bu kararlar kendilerinden sonraki her şeyi yönlendirir.
Çıkarım, sürecin ihtiyaç duyduğu belirli değerleri çeker. Belgeden veri çıkarımı başlık alanlarını, satır kalemlerini, tabloları, hükümleri, tarihleri, tarafları ve imzaları kapsar.
Doğrulama, çıkarılan veriyi kurallara, referans verilere ve iç tutarlılığa karşı denetler. Satırlarının toplamına eşit olmayan bir fatura toplamı burada yakalanır; tedarikçi ana kaydında bulunmayan bir tedarikçi de öyle.
Yönlendirme, sonucu sırada ne varsa ona teslim eder: bir onay, bir istisna kuyruğu, bir kayıt sistemi veya inceleyen bir kişi.
IDP’nin OCR’den farkı
Bu, satıcı yayınlarında en sık birbirine indirgenen ayrımdır ve önem taşır. OCR “bu sayfada hangi karakterler var” sorusunu yanıtlar. IDP ise “bu belge nedir, ne anlama gelir ve doğru mudur” sorusunu yanıtlar.
OCR metin üretir. IDP ise bilinen bir şemayla yapılandırılmış veri, alan başına bir güven değeri, bir doğrulama sonucu ve bir denetim izi üretir. OCR’de duran bir sistem, bir görüntüyü bir karakter duvarına dönüştürmüştür; bu da aranması daha kolaydır ve otomatik olarak işlenmesi hiç de kolay değildir.
Pratikte fark, OCR’nin yapmadığı her şeydir: sınıflandırma, alan düzeyinde çıkarım, iş kurallarına karşı doğrulama, eşiklerle güven puanlaması, istisna yönetimi ve iş akışı bütünleştirmesi.
IDP’nin RPA ile ilişkisi
Robotik süreç otomasyonu ve IDP birbiriyle yarışan değil birbirini tamamlayan yaklaşımlardır. RPA, kullanılabilir bir API’si olmayan sistemleri, arayüzlerini bir insanın yapacağı gibi işletmek yoluyla sürmekte iyidir. Yapılandırılmamış bir belgeyi yorumlamakta ise kötüdür; çünkü bir sözleşmeyi okuyan belirlenimci bir tıklama dizisi yoktur.
Yaygın desen, IDP’nin yapılandırılmış veri üretmesi ve RPA’nın ya da bir iş akışı motorunun bunun üzerinde işlem yapmasıdır. Ekiplerin zorlandığı yer, belgelere karşı yalnızca RPA’yı, tipik olarak kırılgan şablon eşleştirmesiyle kullanmak ve ardından bir tedarikçinin fatura yerleşimini değiştirmesinin otomasyonu sessizce bozduğunu keşfetmektir.
Yaygın olarak yanlış giden şeyler
Doğruluğun yanlış şey üzerinde ölçülmesi. Tüm alanlar arasında ortalanmış bir alan düzeyi doğruluk sayısı, önemli olan alanları gizler. Bir belge referansını zamanın yüzde 99’unda ve bir ödeme tutarını yüzde 90’ında doğru elde etmek yüzde 94’lük bir sistem değildir; yanlış tutarı ödeyecek bir sistemdir.
Güven eşiklerinin genel olarak belirlenmesi. Basılı bir fatura için işleyen bir eşik, el yazısı bir form için yanlıştır. Eşikler belge türü başına ve sıklıkla alan başına belirlenir.
İstisna yönetiminin en son tasarlanması. Doğrudan işleme oranı hiçbir zaman yüzde 100 değildir; bu nedenle inceleyen kişinin deneyimi, sistemin genel olarak zaman kazandırıp kazandırmadığını belirler. Özgün manuel süreçten daha yavaş işlenen bir kuyruk yararı ortadan kaldırır.
Eğitim verisinin üretimle örtüşmemesi. Temiz örneklerle kurulan modeller, gerçekte gelen fotoğraflanmış, eğrilmiş, kısmen maskelenmiş belgelerde bozulur.
Nerede kullanıldığı
IDP, belge hacminin yüksek ve sonraki sürecin kurallarla yönetildiği her yerde uygulanır: satıcı borçları, hasar talebi yönetimi, müşteri kabulü ve müşterini tanı denetimleri, kredi tahsisi, ticaret belgeleri ve kayıt dijitalleştirme programları. Ortak etken sektör değil, yapılandırılmamış girdi ile denetlenebilir olması gereken bir sürecin birleşimidir.
Contellect One bu süreç hattını, yukarıda betimlenen altı aşama boyunca akıllı belge işleme kapsamında uygular.
