Contrôle des modèles
Concevoir des modèles réutilisables, des bibliothèques de clauses, des variantes linguistiques, des règles de mise en forme, des champs obligatoires et les responsabilités de validation.
Génération de documents
Générez des documents métier exacts à partir de modèles, de données et d'approbations gouvernés.
Produisez contrats, courriers, formulaires, rapports et communications clients conformes, à partir de modèles approuvés et de données gouvernées.
Qu'est-ce que l'automatisation de la génération de documents ?
L'automatisation de la génération de documents s'appuie sur des modèles approuvés, des règles métier, des approbations de workflow et des données d'entreprise fiables pour créer des documents exacts à grande échelle. Contellect One aide les équipes à générer contrats, courriers, factures, propositions, formulaires, rapports et communications clients sans recopier les données manuellement ni perdre la gouvernance.
- Créer des documents à partir de modèles contrôlés et de clauses réutilisables.
- Fusionner les données issues des formulaires, de l'ERP, du CRM, des RH, de la finance et des référentiels de contenus.
- Orienter les documents générés vers la revue, l'approbation, la signature, la livraison et l'archivage.
Modèle opérationnel
Modèlesgabarits gouvernés, clauses, règles et mise en forme conforme à la marque
Donnéeschamps de fusion issus des systèmes d'entreprise, des eForms et des documents capturés
Workflowrevue, approbation, signature électronique, livraison, archivage et pistes d'audit
Un atelier de génération gouverné, pas un éditeur de document vierge
Ce nouveau concept découpe la création de documents en quatre zones contrôlées : contrôle des modèles, fiabilité des données, workflow de génération et gouvernance post-génération.
Fiabilité des données
Valider les données clients, collaborateurs, fournisseurs, dossiers, factures, polices ou projets avant la génération du document.
Workflow de génération
Générer un document ou des milliers en lot, puis orienter les brouillons vers le bon relecteur, signataire ou canal de livraison.
Sortie gouvernée
Stocker les documents finaux avec métadonnées, historique des versions, contexte de rétention, contrôle d'accès et preuves d'audit consultables.
De la demande au document approuvé
Contellect One relie la réception des demandes, la logique des modèles, l'extraction des données, les approbations et l'archivage au sein d'un flux traçable.
Demande
Partir d'un eForm, d'un dossier, d'une fiche CRM, d'un dossier fournisseur, d'un événement RH, d'un workflow de facturation ou d'un déclencheur métier.
Assembler
Sélectionner le bon modèle, les clauses, la langue, les champs, les pièces jointes et les justificatifs requis.
Valider
Vérifier les champs manquants, les règles de politique, les normes de mise en forme, les seuils d'approbation et les conditions de conformité.
Générer
Créer le document dans le format requis, avec une charte cohérente, des métadonnées et un contenu contrôlé.
Approuver
Orienter les brouillons générés à travers la revue, la négociation, la signature électronique, la gestion des exceptions et la validation finale.
Archiver
Enregistrer le document final avec rétention, recherche, pistes d'audit, dossiers liés et droits d'accès sécurisés.
Documents à forte valeur que Contellect One peut générer
Le même moteur de génération s'applique à tous les services, tout en soumettant chaque type de document à ses propres règles.
Contrats et avenants
Générer accords de confidentialité, contrats de service, renouvellements, avenants, notifications et dossiers contractuels à partir de modèles approuvés.
Factures, relevés et rapports
Créer factures, avis de paiement, rapports de rapprochement, dossiers de gestion et synthèses de preuves d'audit.
Courriers aux collaborateurs et dossiers RH
Préparer lettres d'offre, dossiers d'intégration, accusés de réception des politiques, contrats de travail et documents de départ.
Communications personnalisées
Générer courriers clients, réponses du service, mises à jour de police, notifications de sinistre et communications de résolution de dossier.
Formulaires et documents terrain
Créer permis, listes de contrôle, inspections, ordres de travail, dossiers de maintenance et dossiers de transfert de projet.
Preuves d'audit et de gouvernance
Assembler dossiers de revue, attestations de conformité, dossiers de conseil d'administration, réponses de divulgation et synthèses d'archives réglementées.
Pourquoi la génération de documents a besoin de gouvernance
Réduire le risque du copier-coller
Les équipes arrêtent de reconstruire des documents à partir d'anciens fichiers, de modèles obsolètes et de données de tableur saisies manuellement.
Améliorer la cohérence de marque et juridique
Des gabarits, clauses, champs et règles linguistiques approuvés assurent la cohérence des documents à fort volume.
Protéger les données sensibles
Le contrôle d'accès par rôle, les droits d'accès, les pistes d'audit et les contrôles de rétention restent attachés aux documents générés.
Accélérer les approbations
Les brouillons générés passent directement en revue, gestion des exceptions, signature, livraison et archivage.
