Controllo dei modelli
Progettate modelli riutilizzabili, librerie di clausole, varianti linguistiche, regole di formattazione, campi richiesti e responsabilità di approvazione.
Generazione automatica di documenti
Genera documenti aziendali accurati da modelli, dati e approvazioni governati.
Genera contratti, lettere, moduli, report e comunicazioni conformi partendo da modelli approvati e da dati governati.
Cos'è l'automazione della generazione di documenti?
L'automazione della generazione di documenti usa modelli approvati, regole di business, approvazioni dei flussi di lavoro e dati aziendali affidabili per creare documenti accurati su larga scala. Contellect One aiuta i team a generare contratti, lettere, fatture, proposte, moduli, report e comunicazioni ai clienti senza copiare i dati manualmente o perdere la governance.
- Create documenti a partire da modelli controllati e clausole riutilizzabili.
- Unite dati da moduli, ERP, CRM, HR, finanza e repository di contenuti.
- Instradate i documenti generati per revisione, approvazione, firma, consegna e archiviazione.
Modello operativo
Modellilayout governati, clausole, regole e formattazione controllata dal brand
Daticampi di unione da sistemi aziendali, eForms e documenti acquisiti
Flusso di lavororevisione, approvazione, firma elettronica, consegna, archiviazione e audit trail
Uno studio di generazione governato, non un editor di documenti vuoto
Il nuovo concetto separa la creazione di documenti in quattro zone controllate: controllo dei modelli, prontezza dei dati, flusso di generazione e governance post-generazione.
Prontezza dei dati
Validate i dati di clienti, dipendenti, fornitori, casi, fatture, policy o progetti prima che il documento venga generato.
Flusso di generazione
Generate un documento o migliaia in batch, poi instradate le bozze al revisore, firmatario o canale di consegna giusto.
Output governato
Archiviate i documenti finali con metadati, cronologia delle versioni, contesto di conservazione, controllo degli accessi ed evidenze di audit ricercabili.
Dalla richiesta al documento approvato
Contellect One collega acquisizione dei documenti, logica dei modelli, estrazione dei dati, approvazioni e archiviazione in un unico flusso tracciabile.
Richiedere
Partite da un eForm, un caso, un record CRM, un file fornitore, un evento HR, un flusso di fatturazione o un trigger di business.
Assemblare
Selezionate il modello, le clausole, la lingua, i campi, gli allegati e le evidenze a supporto corrette.
Validare
Verificate campi mancanti, regole di policy, standard di formattazione, soglie di approvazione e condizioni di conformità.
Generare
Create il documento nel formato richiesto con branding coerente, metadati e contenuto controllato.
Approvare
Instradate le bozze generate attraverso revisione, negoziazione, firma elettronica, gestione delle eccezioni e approvazione finale.
Archiviare
Salvate il documento finale con conservazione, ricerca, audit trail, record correlati e permessi sicuri.
Documenti ad alto valore che Contellect One può generare
Usate lo stesso motore di generazione in tutti i reparti mantenendo ogni tipo di documento governato dalle proprie regole.
Contratti ed emendamenti
Generate NDA, contratti di servizio, rinnovi, addenda, comunicazioni e pacchetti contrattuali da modelli approvati.
Fatture, estratti conto e report
Create fatture, avvisi di pagamento, report di riconciliazione, pacchetti direzionali e sintesi di evidenze di audit.
Lettere ai dipendenti e pacchetti HR
Preparate lettere di offerta, pacchetti di onboarding, conferme di presa visione delle policy, lettere di assunzione e documenti di offboarding.
Comunicazioni personalizzate
Generate lettere ai clienti, risposte di servizio, aggiornamenti di policy, comunicazioni sui sinistri e comunicazioni sugli esiti dei casi.
Moduli e documenti sul campo
Create permessi, checklist, ispezioni, ordini di lavoro, file di manutenzione e pacchetti di consegna progetto.
Evidenze di audit e governance
Assemblate pacchetti di revisione, attestazioni di conformità, dossier per il board, risposte alle richieste di divulgazione e sintesi di record regolamentati.
Perché la generazione di documenti richiede governance
Riduzione del rischio di copia-incolla
I team smettono di ricostruire i documenti da file vecchi, modelli obsoleti e dati manuali su fogli di calcolo.
Migliore coerenza di brand e legale
Layout, clausole, campi e regole linguistiche approvati mantengono coerenti i documenti ad alto volume.
Protezione dei dati sensibili
Accesso basato sui ruoli, permessi, audit trail e controlli di conservazione restano collegati all'output generato.
Approvazioni più rapide
Le bozze generate passano direttamente a revisione, gestione delle eccezioni, firma, consegna e archiviazione.
