Inkoopteams
Beheer onboardingpakketten, contracten, verlengingen en leverancierscommunicatie.
Digitaal leveranciersdossier
Centraliseer leveranciersgegevens, contractbewijs en compliancedocumenten in een beheerd dossier.
Beheer complete leveranciersdossiers met contracten, certificeringen, verzekeringen, onboardingdocumenten, compliancebewijs en auditklare gegevens.
Wat is een digitaal leveranciersdossier?
Een digitaal leveranciersdossier is een beheerd dossier met leverancierscontracten, certificeringen, verzekeringsdocumenten, onboardingformulieren, inkoopgegevens, risicocontroles, goedkeuringen en correspondentie. Contellect One helpt teams voor inkoop, finance, compliance en operatie om leveranciers te beheren met volledig inzicht in de documenten.
Compleetleverancierscontracten, certificaten, formulieren en communicatie op een plek
Vervalsignalenvolg certificaten, verzekeringen, licenties en verlengingen automatisch
Auditklaartoegang, goedkeuringen, wijzigingen en bewijs blijven traceerbaar
Ontworpen voor governance op leveranciers
Documentbeheer voor leveranciers houdt de snelheid van inkoop in lijn met compliance, risico en operationele continuïteit.
Financeteams
Verbind leveranciersdocumenten met processen voor factuur-, betaal-, belasting- en bankvalidatie.
Risicoteams
Volg certificeringen, verzekeringen, sanctiecontroles en compliancebewijs.
Operationele teams
Vind goedgekeurde leveranciersdocumenten, servicegegevens en prestatiecontext.
Leveranciersonboarding en compliance
Verzamel leveranciersdocumenten, valideer de verplichte certificaten, routeer goedkeuringen en houd het leveranciersdossier actueel over de hele levenscyclus.
- Leg contracten, W-9-formulieren, certificaten, verzekeringen en bankdocumenten vast.
- Volg ontbrekende, verlopen of risicovolle leveranciersgegevens.
- Houd inkoop, finance en compliance op een lijn over de leveranciersstatus.
ResultaatVersnel leveranciersonboarding en verlaag tegelijk het document- en compliancerisico bij leveranciers.
01Onboarding
Onboardingdossier van de leverancier
Verzamel verplichte leveranciersformulieren, belastingdocumenten, bankgegevens en goedkeuringen.
Verkort de onboardingtijd02Contracten
Contractbeheer voor leveranciers
Bewaar raamovereenkomsten, wijzigingen, verlengingen, verplichtingen en voorwaarden.
Verbeter de beheersing van contracten03Compliance
Opvolging van certificaten en verzekeringen
Houd certificaten, licenties, verzekeringen en vervaldatums in het oog met signalen.
Voorkom verlopen documenten04Risico
Risicobewijs van leveranciers
Houd due diligence, sanctiecontroles, auditbewijs en vragenlijsten bij elkaar.
Versterk de governance op leveranciers05Financiën
Documentondersteuning voor crediteuren
Verbind factuur-, belasting-, bank- en inkoopdocumentatie met leveranciersdossiers.
Beperk uitzonderingen bij betalingen06Archief
Bewaring van inactieve leveranciers
Archiveer afgesloten leveranciersdossiers met bewaartermijnen, toegang en zoekbeheersing.
Ondersteun latere auditsHoe digitale leveranciersdossiers worden opgebouwd
Contellect One maakt een beheerd leveranciersdossier van intake tot verlenging, audit en archief.
Vereisten bepalen
Benoem de verplichte leveranciersdocumenten, risicocategorieën, verlengingsdatums en goedkeurders.
Documenten vastleggen
Verzamel bestanden uit portalen, e-mail, inkoopsystemen en financeprocessen.
Status valideren
Controleer ontbrekende documenten, vervaldatums, goedkeuringen en compliance-uitzonderingen.
Levenscyclus monitoren
Gebruik signalen, dashboards, zoekfunctie en archiefbeheersing om leveranciersdossiers te beheren.
Voordelen van een digitaal leveranciersdossier
Snellere inrichting van leveranciers
Inkoop ziet wat ontbreekt en routeert goedkeuringen zonder handmatige opvolging.
Lager leveranciersrisico
Certificeringen, verzekeringen, contracten en auditbewijs blijven zichtbaar en actueel.
Betere financiële beheersing
Leveranciersdocumenten ondersteunen factuurverwerking, belastingvalidatie en betaalcontroles.
