Medewerkers
Dien bonnen, reisdocumenten, declaraties en onderliggende bestanden in via begeleide workflows.
Declaratiebeheer
Automatiseer bonvastlegging, declaraties, beleidsuitzonderingen, goedkeuringen door managers, vergoedingsbewijs en auditklare declaratiedossiers.
Wat is geautomatiseerd declaratiebeheer?
Geautomatiseerd declaratiebeheer legt bonnen, declaraties, kaartafschriften, reisdocumenten, goedkeuringen, beleidsuitzonderingen en betaalbewijs vast in een beheerde workflow. Contellect One helpt financeteams om handmatige beoordeling te beperken, beleid te handhaven en declaratiegegevens doorzoekbaar te houden voor audit en afsluiting.
Bonnenleg declaratiebewijs vast, classificeer het en verbind het met declaraties
Beleidrouteer uitzonderingen, ontbrekend bewijs, goedkeuringen en beoordelingstaken
Auditbewaar complete declaratiegegevens, besluiten en betaalbewijs
Gebouwd voor finance- en declaratieteams
Declaratieworkflows raken medewerkers, managers, financiële beheersing en auditteams, dus elk onderliggend document moet traceerbaar blijven.
Managers
Beoordeel declaraties, keur uitzonderingen goed en zie het vereiste bewijs voor de betaling.
Financeteams
Valideer beleid, belasting, codering, vergoeding, kaartgebruik en betaalonderbouwende documenten.
Auditteams
Haal declaraties, bonnen, goedkeuringen, uitzonderingsnotities en betaalgegevens snel op.
Workflow van bon tot vergoeding
Leg declaratiebewijs vast, extraheer sleutelvelden, valideer het beleid, routeer goedkeuringen en bewaar betaalgegevens voor audit.
- Beperk het handmatig sorteren van bonnen en het najagen van ontbrekende documenten.
- Houd declaraties doorzoekbaar, van rechten voorzien en verbonden met goedkeuringen.
- Breng beleidsuitzonderingen en incomplete dossiers snel bij de juiste beoordelaar.
ResultaatVersnel vergoedingen en verbeter tegelijk de financiële beheersing en auditgereedheid.
01Bonnen
Vastlegging en extractie van bonnen
Extraheer leverancier, datum, bedrag, belasting, valuta en categorie uit bonnen en PDF-bestanden.
Beperk handmatige invoer02Declaraties
Declaraties van medewerkers
Routeer declaraties, onderliggende documenten, goedkeuringen door managers en beoordelingstaken van finance.
Verkort de doorlooptijd van declaraties03Beleid
Behandeling van beleidsuitzonderingen
Signaleer ontbrekend bewijs, uitgaven buiten het beleid, dubbelingen en risicovolle declaratieposten.
Verbeter de compliance04Kaarten
Documentondersteuning voor bedrijfskaarten
Verbind kaarttransacties, bonnen, afschriften, goedkeuringen en reconciliatiebewijs.
Vereenvoudig de reconciliatie05Reizen
Declaratiedossiers voor reizen en evenementen
Organiseer reisschema's, facturen, bonnen, goedkeuringen en vergoedingsbewijs.
Vergroot het inzicht per reis06Audit
Auditbewijs voor declaraties
Bewaar declaratiegegevens, goedkeuringen, uitzonderingen, betalingen en beoordelingshistorie.
Ondersteun snellere auditsHoe declaratieautomatisering werkt
Contellect One brengt declaratiedocumenten door vastlegging, extractie, validatie, goedkeuring, vergoeding en archief.
Vastleggen
Verzamel bonnen, declaraties, reisdossiers, kaartafschriften en onderliggende documenten.
Extraheren
Lees declaratievelden, datums, bedragen, belasting, leveranciers, categorieën en beleidssignalen.
Goedkeuren
Routeer beoordelingen, uitzonderingen, goedkeuringen door managers en controles door finance.
Bewaren
Bewaar complete dossiers met auditsporen, zoekfunctie, bewaartermijnen en betaalbewijs.
Voordelen van declaratiebeheer
Snellere vergoeding
Complete declaraties doorlopen beoordeling en goedkeuring met minder handmatige vertraging.
Betere beleidsbeheersing
Uitzonderingen, ontbrekend bewijs en dubbel bewijs zijn eenvoudiger te herkennen en te routeren.
Schonere financiële dossiers
Bonnen, goedkeuringen en betaalbewijs blijven verbonden voor afsluiting en audit.
