Privacyverklaring

Laatst bijgewerkt: 8 juli 2026

Deze Privacyverklaring legt uit hoe Contellect Technologies Inc. (“Contellect”, “wij”, “ons” of “onze”) informatie verzamelt, gebruikt, deelt, beschermt en bewaart in verband met onze websites, evenementen, communicatie, ondersteunende diensten en het platform Contellect One.

Contellect One is een enterprise AI-platform voor contentmanagement, bestemd voor intelligent document processing, enterprise search, retrieval-augmented generation, workflowautomatisering, digitale workspaces en beheerste samenwerking. Omdat onze klanten Contellect One gebruiken om bedrijfsarchiefstukken, documenten, metadata, workflows en met AI ondersteunde uitvoer te beheren, staan privacy en data governance centraal in de wijze waarop het platform is ontworpen en wordt beheerd.

Deze Verklaring geldt voor persoonsgegevens die wij verwerken als onderneming of als verwerkingsverantwoordelijke. Wanneer wij Klantcontent verwerken ten behoeve van een zakelijke klant, treden wij in het algemeen op als dienstverlener of verwerker volgens de instructies van de klant en de toepasselijke verwerkersvoorwaarden.

1. Bereik van deze Verklaring

Deze Verklaring geldt voor:

• Bezoekers van contellect.com en verwante websites.
• Personen die een demonstratie aanvragen, contact met ons opnemen, zich op communicatie abonneren, evenementen bijwonen of met onze sales- en supportteams contact hebben.
• Bevoegde gebruikers, beheerders en zakelijke contactpersonen die verbonden zijn aan accounts van Contellect One.
• Persoonsgegevens die worden verwerkt in het kader van support, implementatie, opleiding, facturatie, beveiliging en accountbeheer.

Deze Verklaring vervangt geen klantovereenkomsten, verwerkersovereenkomsten, orderformulieren of privacyverklaringen die onze zakelijke klanten uitbrengen aan hun medewerkers, opdrachtnemers, burgers, patiënten, leveranciers, partners of andere eindgebruikers.

2. Informatie die wij verzamelen

Wij kunnen informatie verzamelen rechtstreeks van u, van uw organisatie, uit het gebruik van onze Diensten, uit integraties die door uw organisatie zijn ingericht, en uit vertrouwde bronnen van derden.

De informatie die wij verzamelen kan het volgende omvatten:

• Contactgegevens, zoals naam, zakelijk e-mailadres, telefoonnummer, onderneming, functietitel, land en zakelijk adres.
• Accountgegevens, zoals gebruikersnaam, rol, organisatie, rechten, authenticatiestatus en beheerdersinstellingen.
• Commerciële gegevens, zoals aanvragen voor een demonstratie, abonnementsgegevens, aankoophistorie, factuurcontacten, supportplannen en communicatievoorkeuren.
• Gebruiksgegevens, zoals bezochte pagina’s, gebruikte productfuncties, zoekopdrachten, workflowactiviteit, API-activiteit, apparaatgegevens, browsertype, IP-adres, tijdstempels, logboeken en diagnostische gegevens.
• Supportgegevens, zoals supporttickets, communicatie via chat of e-mail, bestanden voor probleemoplossing, schermafbeeldingen, configuratiegegevens en implementatieaantekeningen.
• Gegevens over evenementen en marketing, zoals inschrijvingen voor webinars, interacties met campagnes, toestemmingsvoorkeuren en gespreksaantekeningen.

Informatie die automatisch wordt verzameld wanneer u contact met ons opneemt. Wanneer u ons contactformulier verzendt of een demonstratie aanvraagt, leggen wij naast de gegevens die u invult (zoals naam, e-mailadres, onderneming, telefoonnummer en bericht) automatisch technische en contextuele informatie over die verzending vast, om ons te helpen te reageren, misbruik te voorkomen en te begrijpen hoe vragen ons bereiken. Dit omvat uw IP-adres en de daaruit afgeleide benaderende locatie (land en stad); uw browser, besturingssysteem en apparaattype; uw tijdzone; de pagina waarvan u hebt verzonden en de pagina waarop u onze site voor het eerst hebt betreden; de website die u heeft doorverwezen; en eventuele campagneparameters (zoals UTM-tags) in de link die u hebt gevolgd. Deze informatie wordt ons per e-mail toegezonden om uw vraag te behandelen en wordt niet gebruikt om advertentieprofielen op te bouwen. Om deze formulieren tegen spam en misbruik te beschermen, gebruiken wij een verborgen antispamveld en Google reCAPTCHA, waarop de Privacy Policy en de Terms of Service van Google van toepassing zijn.

3. Klantcontent en platformgegevens

“Klantcontent” omvat documenten, bestanden, archiefstukken, prompts, zoekopdrachten, metadata, geëxtraheerde velden, workflowconfiguraties, goedkeuringen, opmerkingen, auditsporen, zoekindexen en overige content die door of ten behoeve van een klant bij Contellect One wordt aangeleverd of daarin wordt verwerkt.

Klantcontent behoort toe aan de klant. Wij verwerken Klantcontent om de Diensten te leveren, te beveiligen, te ondersteunen, te onderhouden en te verbeteren, en in overeenstemming met de instructies, overeenkomsten en configuraties van de klant.

Afhankelijk van de wijze waarop een klant Contellect One inricht, kan Klantcontent persoonsgegevens, vertrouwelijke bedrijfsarchiefstukken, gereguleerde documenten, identiteitsdocumenten, personeelsdossiers, medische dossiers, financiële documenten, leveranciersdossiers, contracten, overheidsstukken of ander gevoelig materiaal omvatten. Klanten zijn verantwoordelijk voor het bepalen welke content geschikt is om via het platform te verwerken, en voor het inrichten van regels voor toegang, bewaartermijnen, goedkeuringen en beheersing.

4. Verwerking met AI en gebruik van modellen

Contellect One kan AI, machine learning, optical character recognition, natural language processing, retrievalsystemen, extractiemodellen en agentische workflowfunctionaliteit gebruiken om content te classificeren, data te extraheren, samenvattingen te genereren, vragen te beantwoorden, workflowhandelingen voor te stellen of enterprise search te ondersteunen.

Wij verwerken AI-prompts, zoekopdrachten, opgehaalde content, metadata, AI-uitvoer en bijbehorende logboeken voor zover nodig om de Diensten te leveren en te beveiligen, problemen op te lossen, gebruikslimieten te handhaven, klantconfiguraties te ondersteunen, de betrouwbaarheid te verbeteren en aan contractuele verplichtingen te voldoen.

Tenzij schriftelijk anders overeengekomen, gebruikt Contellect Klantcontent niet om foundationmodellen voor niet-verwante klanten te trainen. Wij kunnen geaggregeerde, geanonimiseerde of gedeïdentificeerde technische en gebruiksgegevens gebruiken om de prestaties, beveiliging, kwaliteit en ondersteuning van het product te verbeteren, mits daarmee geen klant wordt geïdentificeerd en geen Klantcontent wordt prijsgegeven.

AI-uitvoer kan persoonsgegevens bevatten indien de onderliggende Klantcontent, prompts, retrievalbronnen of workflows persoonsgegevens bevatten. Klanten dienen AI-configuraties, rechten, het bereik van retrieval en workflows voor menselijke beoordeling na te gaan om te waarborgen dat AI-uitvoer passend wordt gebruikt.

5. Hoe wij informatie gebruiken

Wij gebruiken informatie voor zakelijke en operationele doeleinden, waaronder om:

• Contellect One en verwante diensten te leveren, te bedienen, te beveiligen, te beheren en te ondersteunen.
• Accounts, gebruikers, rollen, rechten, workspaces, integraties en abonnementen aan te maken en te beheren.
• Te reageren op vragen, aanvragen voor een demonstratie, supporttickets, factuurvragen en juridische verzoeken.
• De prestaties, betrouwbaarheid en beveiliging van het platform in te richten, te herstellen, te onderhouden, te bewaken en te verbeteren.
• Documenten, metadata, workflows, zoekopdrachten, prompts, AI-uitvoer en integraties te verwerken zoals door klanten ingericht.
• Serviceberichten, beveiligingsmeldingen, productupdates, opleidingsmateriaal, uitnodigingen voor evenementen en marketingcommunicatie te verzenden waar dat is toegestaan.
• Het gebruik van website en product te analyseren om de vraag te begrijpen, de gebruikerservaring te verbeteren en functies te ontwikkelen.
• Fraude, misbruik, beveiligingsincidenten, onbevoegde toegang, schendingen van beleid en rechtsvorderingen te detecteren, te voorkomen, te onderzoeken en daarop te reageren.
• Te voldoen aan wetten, regelgeving, overeenkomsten, auditverplichtingen en afdwingbare verzoeken van overheden of rechters.

6. Hoe wij informatie delen

Wij verkopen geen persoonsgegevens. Wij kunnen informatie delen in de volgende omstandigheden:

• Met dienstverleners die ons helpen bij het hosten, beveiligen, bedienen, ondersteunen, analyseren, communiceren, factureren en verbeteren van de Diensten.
• Met aanbieders van integraties of applicaties van derden, wanneer een klant of beheerder een integratie inricht.
• Met professionele adviseurs, auditors, verzekeraars, juridisch adviseurs en financiële instellingen, waar dat nodig is voor de bedrijfsvoering.
• Met verbonden ondernemingen, opdrachtnemers en personeel die toegang nodig hebben om werkzaamheden voor Contellect uit te voeren.
• Met opsporingsinstanties, rechters, toezichthouders of overheidsinstanties, wanneer de wet dat vereist of wanneer dat nodig is om rechten, veiligheid, beveiliging of de integriteit van de Diensten te beschermen.
• In verband met een fusie, overname, financiering, vennootschappelijke transactie, herstructurering of verkoop van activa, met passende waarborgen voor vertrouwelijkheid en gegevensbescherming.
• Met beheerders of bevoegd personeel van de klant die het betreffende account, de betreffende workspace of de betreffende bedrijfsomgeving beheren.

Waar wij dienstverleners inschakelen, streven wij naar contractuele verbintenissen die hen verplichten informatie te beschermen en uitsluitend te gebruiken voor de diensten die zij aan Contellect leveren.

7. Delen dat door de klant wordt beheerst

Klanten en hun beheerders bepalen veel aspecten van het delen binnen Contellect One, waaronder uitnodigingen aan gebruikers, toegangsrechten, externe samenwerking, de zichtbaarheid van repositories, workflowroutering, API-toegang, bewaarbeleid en instellingen voor integraties.

Als uw toegang tot Contellect One wordt verstrekt door uw werkgever of een andere organisatie, kan die organisatie mogelijk uw accountgegevens, activiteitenlogboeken, bestanden, opmerkingen, workflowhandelingen, zoekhistorie, prompts, AI-uitvoer en overige content inzien die aan haar omgeving is verbonden.

8. Cookies en vergelijkbare technologieën

Wij gebruiken cookies, pixels, lokale opslag, analytics-tools en vergelijkbare technologieën om onze websites te laten werken, voorkeuren te onthouden, verkeer te analyseren, de prestaties te verbeteren, de beveiliging te ondersteunen en campagnes te meten.

Cookies kunnen apparaatgegevens, browsergegevens, IP-adres, doorverwijzende pagina’s, bekeken pagina’s, verblijfsduur en interacties met onze websites verzamelen. U kunt cookies beheren via de instellingen van uw browser of via beschikbare voorzieningen voor cookievoorkeuren. Het blokkeren van bepaalde cookies kan de werking van de website beïnvloeden.

Wij kunnen partners voor analytics en advertenties inschakelen om het gebruik van de website te begrijpen en onze communicatie te verbeteren. Deze partners kunnen informatie verwerken volgens hun eigen privacyverklaringen, waar zij zelfstandig optreden.

9. Beveiliging

Wij gebruiken administratieve, technische en organisatorische waarborgen die zijn bedoeld om informatie te beschermen, waaronder beheersmaatregelen voor toegangsbeheer, versleuteling, logging, bewaking, back-up, kwetsbaarheidsbeheer en veilige ontwikkelpraktijken.

Geen enkele beveiligingsmaatregel kan absolute bescherming garanderen. Klanten blijven verantwoordelijk voor het inrichten van rechten, identiteitsproviders, integraties, toegangsbeleid, instellingen voor bewaartermijnen, endpointbeveiliging en interne gebruikspraktijken op een wijze die past bij hun risicoprofiel en verplichtingen uit regelgeving.

Als u meent dat uw account of uw informatie is aangetast, neem dan onverwijld contact met ons op via privacy@contellect.com of via de beheerder van uw organisatie.

10. Bewaartermijnen

Wij bewaren informatie zo lang als redelijkerwijs nodig is om de Diensten te leveren, de in deze Verklaring beschreven doeleinden te verwezenlijken, aan wettelijke en contractuele verplichtingen te voldoen, geschillen te beslechten, overeenkomsten te handhaven, de beveiliging te waarborgen en de bedrijfsvoering te ondersteunen.

De bewaartermijn van Klantcontent wordt in het algemeen bepaald door de toepasselijke klantovereenkomst, de inrichting van het platform, de instellingen voor bewaartermijnen, verwijderingsverzoeken en de verwerkersvoorwaarden. Na beëindiging of het verstrijken van het account kan Klantcontent worden bewaard, geëxporteerd, verwijderd of gearchiveerd volgens de toepasselijke overeenkomst en de operationele procedures.

11. Internationale doorgifte van gegevens

Contellect werkt met klanten en dienstverleners in meerdere regio’s. Informatie kan worden verwerkt in de Verenigde Staten en in andere landen waar Contellect, haar verbonden ondernemingen, personeel of dienstverleners actief zijn.

Waar dat is vereist, gebruiken wij passende waarborgen voor internationale doorgifte, zoals contractuele verbintenissen, verwerkersvoorwaarden, regionale hostingafspraken waar beschikbaar en andere rechtmatige doorgiftemechanismen.

12. Uw privacykeuzes en rechten

Afhankelijk van uw locatie en uw relatie met Contellect kunt u het recht hebben op inzage, rectificatie, verwijdering, beperking of bezwaar, of op ontvangst van een kopie van bepaalde persoonsgegevens. U kunt ook het recht hebben toestemming in te trekken of zich af te melden voor bepaalde marketingcommunicatie.

Neem voor de uitoefening van privacyrechten contact op via privacy@contellect.com. Wij kunnen uw identiteit en uw relatie tot het betreffende account of de betreffende organisatie moeten verifiëren voordat wij reageren.

Als uw informatie door Contellect wordt verwerkt ten behoeve van een van onze zakelijke klanten, kunnen wij uw verzoek doorgeleiden naar die klant, omdat de klant de betreffende gegevens en accountomgeving beheert.

13. Marketingcommunicatie

U kunt zich afmelden voor marketinge-mails door de afmeldlink in het bericht te gebruiken of door contact met ons op te nemen. Ook als u zich afmeldt voor marketingcommunicatie, kunnen wij nog steeds berichten over de dienst, de beveiliging, transacties, juridische zaken of administratie verzenden.

14. Privacy van kinderen

De Diensten zijn bestemd voor zakelijk en organisatorisch gebruik en zijn niet gericht op kinderen. Wij verzamelen niet bewust persoonsgegevens van kinderen via onze websites of Diensten. Als u meent dat een kind persoonsgegevens aan ons heeft verstrekt, neem dan contact op via privacy@contellect.com.

15. Wijzigingen in deze Verklaring

Wij kunnen deze Privacyverklaring van tijd tot tijd bijwerken. Als wijzigingen wezenlijk zijn, stellen wij u daarvan in kennis door de bijgewerkte Verklaring te plaatsen, de datum bij “Laatst bijgewerkt” aan te passen, een bericht via de Diensten te verzenden of een andere redelijke methode te gebruiken.

16. Contact opnemen

Neem voor vragen, verzoeken of zorgen over deze Privacyverklaring of over de privacypraktijken van Contellect contact op via:

• E-mail: privacy@contellect.com
• Onderneming: Contellect Technologies Inc.
• Adres: Houston, Texas, USA