Digitale archivering

Bewaar gereguleerde en historische archiefstukken met doorzoekbare, beleidsgestuurde digitale archivering.

Bewaar, doorzoek en vernietig bedrijfsarchieven veilig met digitale archivering, legal hold, bewaarbeleid en auditklare toegang.

Wat is digitale archivering?

Digitale archivering is het veilig en langdurig bewaren van archiefstukken met bewaarregels, doorzoekbare metadata, auditsporen, legal hold en gecontroleerde vernietiging. Contellect One helpt organisaties historische, juridische, operationele en gereguleerde archiefstukken te beschermen en tegelijk doorzoekbaar en verdedigbaar te houden.

Bewaartermijngeautomatiseerde schema's ondersteunen compliant levenscycli van archiefstukken
Legal holdbewaart vereiste archiefstukken tijdens geschillen en onderzoeken
Doorzoekbaarmetadata en volledige tekstindexen houden archieven bruikbaar

Archivering voor gereguleerde teams

Een archief moet content bewaren zonder archiefstukken onzichtbaar te maken voor geautoriseerde gebruikers die ze snel moeten kunnen terugvinden.

01

Recordsmanagers

Beheer bewaartermijnen, vernietiging, archiveringsregels en bewijs van beleidsuitvoering.

02

Juridische teams

Pas legal hold toe, bewaar bewijs en vind historische documenten snel terug.

03

Complianceteams

Toon volledige auditsporen, toegangsgeschiedenis en naleving van bewaartermijnen aan.

04

Businessteams

Doorzoek historische dossiers zonder afhankelijk te zijn van archiefruimtes of oude opslagsystemen.

Uitgelichte workflow

Compliant archief voor archiefstukken

Verplaats inactieve archiefstukken naar een veilig archief waarin bewaartermijnen, toegang, legal hold en search met elkaar verbonden blijven.

  • Bewaar originele archiefstukken met metadata en auditsporen.
  • Pas bewaarregels toe per archiefklasse, datum, afdeling of regelgeving.
  • Vind gearchiveerd bewijs snel terug voor audits, geschillen en servicebehoeften.
ResultaatVerlaag opslagkosten en behoud tegelijk doorzoekbare, compliant en verdedigbare archiefstukken.
01Archiefstukken

Bedrijfsarchief

Bewaar bestuursdossiers, beleidsdocumenten, contracten, correspondentie en historische documenten.

Verbeter beheer van archiefstukken
02Juridisch

Beheer van legal hold

Bevries relevante archiefstukken tijdens geschillen, onderzoeken of onderzoeken door toezichthouders.

Bewaar bewijs
03Bewaartermijn

Geautomatiseerde bewaarschema's

Pas levenscyclusregels toe per documentklasse, jurisdictie, datum en bedrijfseigenaar.

Verminder handmatige opvolging
04Audit

Terugvinden van auditbewijs

Vind gearchiveerd bewijs, goedkeuringen, versies en toegangsgeschiedenis snel terug.

Versnel audits
05Migratie

Modernisering van legacy archieven

Verplaats content van oude repositories naar beheerde, doorzoekbare archieven.

Verlaag kosten van legacysystemen
06Vernietiging

Verdedigbare vernietiging

Beoordeel, keur goed en documenteer de vernietiging van archiefstukken zodra bewaartermijnen verlopen.

Verlaag informatierisico

Hoe digitale archivering werkt

Contellect One koppelt archiefontwerp aan het beleid voor archiefstukken, bedrijfsmatig terugvinden en verdedigbare beheersing van de levenscyclus.

1

Classificeer archiefstukken

Definieer categorieën archiefstukken, eigenaarschap, metadata, bewaartermijnen en gevoeligheid.

2

Migreer archieven

Importeer papieren scans, digitale mappen en archiefstukken uit oude repositories, met validatie.

3

Pas controles toe

Stel legal hold, toegangsregels, bewaarschema's en auditlogging in.

4

Beoordeel de levenscyclus

Monitor bewaargebeurtenissen, goedkeuringen voor vernietiging en analytics over archiefgebruik.

Voordelen van digitale archivering

Verdedigbare compliance

Beslissingen over bewaren en vernietigen worden vastgelegd met beleidscontext en auditgeschiedenis.

Snel terugvinden

Teams vinden gearchiveerde stukken terug op basis van metadata, volledige tekst, datum, eigenaar of bedrijfscontext.

Lagere opslaglast

Een beheerd digitaal archief vermindert de afhankelijkheid van papieren opslag en oude systemen.

Bekijk Contellect One in actie

Bekijk hoe Contellect One documenten vastlegt, beheert, doorzoekt en automatiseert in één veilige werkomgeving die is afgestemd op uw bedrijf.

  • Verken uw toepassing voor documenten en werkprocessen
  • Zie AI-extractie, zoeken en automatisering in actie
  • Bekijk de opties voor uitrol, governance en integratie
Demo aanvragenOntdek het platform

Veelgestelde vragen over digitale archivering

Wat moet er in een digitaal archief worden opgeslagen?

Een digitaal archief kan inactieve bedrijfsarchiefstukken, juridische documenten, beleidsdocumenten, contracten, correspondentie, historische dossiers en gereguleerde archiefstukken bewaren die moeten worden behouden.

Hoe ondersteunt digitale archivering legal hold?

Legal hold voorkomt dat vereiste archiefstukken worden gewijzigd of vernietigd, terwijl ze doorzoekbaar en controleerbaar blijven.

Kunnen gearchiveerde documenten nog worden doorzocht?

Ja. Contellect One houdt gearchiveerde documenten doorzoekbaar met metadata, OCR en volledige tekstindexering, met inachtneming van rechten.

Verlaagt digitale archivering compliancerisico?

Ja. Geautomatiseerde bewaarschema's, auditsporen en gecontroleerde vernietiging verminderen de afhankelijkheid van handmatige opvolging.