Serviceteams
Handel verzoeken van klanten, burgers, medewerkers en partners af met volledige context.
Zaakbeheer
Zaakbehandeling van begin tot eind, geautomatiseerd
Beheer serviceverzoeken, klachten, onderzoeken, bezwaren, bewijsstukken, taken, goedkeuringen, besluiten en SLA-opvolging met Contellect One.
Wat is geautomatiseerd zaakbeheer?
Geautomatiseerd zaakbeheer organiseert verzoeken, klachten, onderzoeken, claims, bezwaren, taken, documenten, bewijsstukken, goedkeuringen, besluiten en correspondentie in een beheerde zaakworkspace. Contellect One helpt teams zaken sneller af te handelen en houdt daarbij het eigenaarschap en de auditsporen intact.
Zakenverzoeken, klachten, onderzoeken, bezwaren en servicedossiers
Bewijsdocumenten, aantekeningen, goedkeuringen, taken en communicatie bij elkaar
SLAeigenaarschap, status, deadlines, escalaties en auditsporen
Gebouwd voor zaakgestuurde operaties
Zaakbeheer is het sterkst wanneer elk document, besluit, taak en bericht verbonden blijft met hetzelfde zaakdossier.
Onderzoekers
Verzamel bewijsstukken, aantekeningen, rapporten, verklaringen, goedkeuringen en bevindingen.
Complianceteams
Volg beleidsuitzonderingen, beoordelingen, auditbewijs en gereguleerde zaakdossiers.
Managers
Houd eigenaarschap, deadlines, escalaties, achterstanden en uitkomsten in het oog.
Zaakworkspace van verzoek tot afhandeling
Leg het verzoek vast, voeg onderliggende documenten toe, wijs werk toe, routeer goedkeuringen, volg besluiten en archiveer het definitieve bewijs.
- Houd elk zaakdocument, elke aantekening, elk besluit en elk bericht met elkaar verbonden.
- Routeer urgente, incomplete, achterstallige of gevoelige zaken naar de juiste eigenaar.
- Bewaar een doorzoekbare historie voor audits, bezwaren en latere naslag.
ResultaatHandel zaken sneller af en verbeter tegelijk de transparantie en beheersing.
01Verzoeken
Beheer van serviceverzoeken
Beheer intakeformulieren, onderliggende documenten, toewijzingen, statussen en antwoorden.
Verkort de reactietijd02Klachten
Behandeling van klachten en escalaties
Volg klachten, bewijsstukken, communicatie, goedkeuringen en herstelmaatregelen.
Verlaag het escalatierisico03Onderzoek
Onderzoeksdossiers
Organiseer verklaringen, bewijsstukken, aantekeningen, rapporten, bevindingen en corrigerende maatregelen.
Bewaar bewijsstukken04Bezwaren
Workflows voor bezwaar en heroverweging
Routeer bezwaren, documenten, besluiten, goedkeuringen, deadlines en uitkomstbrieven.
Verbeter de beheersing van beoordelingen05Compliance
Gereguleerde zaakdossiers
Houd auditsporen, toegangsbeheer, bewaartermijnen en beleidsbewijs bij voor zaken.
Versterk de compliance06Archief
Archief van gesloten zaken
Bewaar afgeronde zaken met doorzoekbare documenten, besluiten, taken en bewijsstukken.
Ondersteun latere naslagHoe geautomatiseerd zaakbeheer werkt
Contellect One ondersteunt zaakwerk van intake tot triage, documentverzameling, taakroutering, besluit en archief.
Intake
Leg verzoeken, formulieren, e-mails, documenten, bewijsstukken en zaakmetadata vast.
Triage
Classificeer zaaktype, prioriteit, eigenaar, einddatums, verplichte documenten en risico.
Afhandelen
Routeer taken, goedkeuringen, beoordelingen, besluiten en communicatie met zichtbare status.
Afsluiten
Archiveer definitieve besluiten, bewijsstukken, auditsporen en zaakdossiers die klaar zijn voor bewaring.
Voordelen van zaakbeheer
Snellere afhandeling
Teams werken vanuit een zaakdossier in plaats van de context uit verspreide bestanden te herbouwen.
Beter eigenaarschap
Eigenaarschap, taken, deadlines en besluiten zijn zichtbaar en traceerbaar.
Sterkere beheersing van bewijs
Documenten, aantekeningen, goedkeuringen, communicatie en uitkomsten blijven doorzoekbaar.
