Belge yaşam döngüsü yönetimi, bir belgenin oluşturulmasından veya yakalanmasından son tasfiyesine kadar her aşamada denetlenmesi; her aşamada ona ne olabileceğinin, kimin üzerinde işlem yapabileceğinin ve aşamalar arasında hareket ettiğinde hangi kanıtın tutulacağının yönetilmesidir.
Belirleyici özelliği aşamalar değil geçişlerdir. Depolama sistemleri durumları modeller; yaşam döngüsü yönetimi ise aralarındaki hareketleri modeller, çünkü yükümlülüklerin bağlandığı yer orasıdır.
Aşamalar
Adlandırma çerçeveye göre değişir, ancak öz tutarlıdır.
Oluşturma veya yakalama. Belge, ya kurum içinde yazılarak ya da kâğıt dahil olmak üzere dışarıdan yakalanarak varlık kümesine girer. Burada kaydedilenler sonraki her şeyi sınırlar: kimlik, kaynak ve yakalanan içerik için yakalamanın kendi parametreleri.
Sınıflandırma. Belgenin ne olduğu; bu da nasıl ele alınacağını belirler. Genellikle saklamanın belirlenebilir hâle geldiği ilk noktadır ve sıklıkla elle değil belge sınıflandırma yoluyla gerçekleştirilir.
Etkin kullanım. Düzenleme, inceleme, onay, dağıtım. Sürümleme ve erişim kontrolü burada uygulanır ve sistemlerin çoğu bu aşamayı iyi yapar.
Beyan. Bir belgenin kayda dönüştüğü ve ele alınışının değiştiği nokta: tipik olarak değiştirilemez hâle gelir, saklama saati başlar, silme yetki gerektirir. Kayıt yönetimi altında ele alınır.
Saklama. Belge, genellikle bir oluşturma tarihine değil bir olaya bağlanmış tanımlı bir süre boyunca tutulur.
Göç. Modellerin çoğunun içermediği bir aşama ve uzun süre saklanan her belgenin, sistemler ve biçimler değiştikçe geçtiği bir aşama. Delil sonuçları dijital koruma konusudur.
Tasfiye. İmha, arşive aktarım veya uzatma için inceleme.
Yaşam döngüsü yönetimi iş akışı değildir
İkisi komşudur ve sıklıkla birbirine karıştırılır.
Belge iş akışı otomasyonu bir belgeyi bir iş süreci boyunca yönlendirir: bir faturayı onaya, bir hasar talebini değerlendirmeye, bir sözleşmeyi imzaya. Kapsamı, tanımlı bir başlangıcı ve sonu olan bir süreçtir ve süreç tamamlandığında biter.
Yaşam döngüsü yönetimi ise belgeyi var olduğu sürece yönetir; bu da genellikle ona dokunmuş herhangi bir süreçten çok daha uzundur. Bir iş akışı dört gün sürebilir; yaşam döngüsü ise arada geçen dönem için adı geçen bir sahip olmaksızın, birkaç sistem boyunca yirmi beş yıl sürebilir.
Pratik sonucu, iş akışının tamamlanmasının rutin biçimde yaşam döngüsünün tamamlanması sanılmasıdır. Fatura ödenir, vaka kapanır, proje raporunu teslim eder ve belge bitmiş sayılır; oysa yaşam döngüsünün büyük bölümü henüz gerçekleşmemiştir.
Yükümlülük taşıyan geçişler
Dört geçiş işin çoğunu yapar ve en sık kaydedilmeyenler de bunlardır.
Varlık kümesine giriş. Yakalanan içerik için yakalama parametreleri ve kasıtlı olarak dışarıda bırakılanlar. Gelecekteki bir okuyucu aksi hâlde kasıtlı bir dışarıda bırakmayı bir gözden kaçırmadan ayırt edemez ve bu ikisi denetim altında tümüyle farklı şeyler anlamına gelir.
Kayıt durumuna geçiş. Beyanın ne zaman, hangi temelde gerçekleştiği ve saklama tetikleyicisinin ne olduğu.
Sistemler arası geçiş. Neyin göç ettirildiği, süreçte neyin değiştiği ve sonrasında neyin doğrulandığı. Yalnızca başarı ya da başarısızlık kaydeden göçler, sonradan önem taşıyan ayrıntıyı yitirir.
Varlık kümesinden çıkış. Neyin imha edildiği, kimin yetkisiyle, hangi saklama kuralına karşı ve neyin alıkonulduğu. Kanıtın içerikten daha uzun yaşaması gerekir, çünkü içerik gitmiştir.
Görünüm biçimleri modeli karmaşıklaştırır
Tek bir fikri kayıt, birden çok görünüm biçimi olarak var olabilir: bir kâğıt asıl ve taranmış bir ikame ya da özgün bir dosya ve görüntülenmiş bir arşiv kopyası. Bir belgenin bir nesneye eşit olduğunu varsayan yaşam döngüsü modelleri bunu kötü ele alır.
İki görünüm biçimi sıklıkla farklı saklama kuralları taşır ve aşamaları eşzamanlı değildir. Bir asıl, ikame hâlâ etkin kullanımdayken tasfiyeye ulaşabilir. Bunları tek nesne olarak ele almak kurallardan birinin uygulanmaması anlamına gelir; ilgisiz nesneler olarak ele almak ise aralarındaki bağın ve onunla birlikte ikamenin aslı sadakatle temsil ettiğini kanıtlama olanağının yitirilmesi anlamına gelir.
Yaygın olarak yanlış giden şeyler
Saklamanın oluşturma tarihine bağlanması. Gerçek planların çoğu bir olaya bağlanır: sözleşmenin feshi, çalışanın ayrılışı, vakanın kapanışı. Yalnızca oluşturma tarihine dayalı saklamayı anlayan bir sistem bunları uygulayamaz ve geçici çözüm genellikle izlenmesi bırakılan bir manuel süreçtir.
Etkin kullanımdan sonra hiçbir aşamanın olmaması. Varlık kümesinde oluşturma, kullanım ve depolama vardır, başka bir şey yoktur. Varlık kümesinden çıkışa dair hiçbir geçiş hiç kurulmadığı için belgeler süresiz birikir.
Tasfiyenin yapılandırılıp hiç yürütülmemesi. Saklama süresi biter ve hiçbir şey olmaz, çünkü kimse silmeye yetki vermez. Bu en yaygın durumdur ve hiç plan olmamasından daha kötüdür; çünkü politika, kuruluşun görünür biçimde karşılamadığı bir standardı belgelemektedir.
Yaşam döngüsünün, içeriği oluşturan projeye ait olması. Sahiplik proje bittiğinde son bulur ve kalan aşamalardan sorumlu kimse olmaz.
Contellect One sınıflandırmayı, saklamayı ve denetimi tek bir aşamada değil bu geçişler boyunca yönetir; bu, belge ve içerik yönetimi kapsamındadır.
