Belge iş akışı otomasyonu, bir belgenin yakalamadan sonra geçtiği adımların; yönlendirme, onay, istisna yönetimi ve kayıt sistemine teslim dahil olmak üzere, sıranın insanlar tarafından değil yazılım tarafından uygulanacak biçimde orkestre edilmesidir.
Burada otomasyon, sürecin kendi kendini ilerletmesi anlamına gelir. Bir kişi hâlâ karar verebilir, ancak sırada ne olduğunu hatırlamaktan veya işi bir masadan diğerine taşımaktan kimse sorumlu değildir.
Bileşenler
Yönlendirme, bir belgenin ne olduğuna ve ondan neyin çıkarıldığına dayanarak nereye gideceğini belirler. Bir eşiğin altındaki fatura doğrudan kaydedilebilir; üzerindeki onay gerektirebilir; tanınmayan bir tedarikçiden gelen ise önce tedarikçi kaydı gerektirebilir. Yönlendirme kararları, belge sınıflandırma ve veri çıkarımının çoktan çalışmış olmasına bağlıdır.
Onaylar, yetkili bir kişiden bir karar yakalar. Tasarım soruları şunlardır: kim neyi onaylar, yetki tutara veya türe göre değişir mi, bir onaylayıcı hazır olmadığında ne olur ve onay devredilebilir mi.
İstisna yönetimi, otomatik olarak ilerleyemeyen her şeyi kapsar: eşiğin altında çıkarım güveni, doğrulama başarısızlığı, çözümlenmeyen bir referans, gönderilmemesi gereken bir belge. İstisnalar sınır durumları değildir; hacmin kalıcı ve hatırı sayılır bir oranıdır ve sorunsuz yol kadar tasarım ilgisini hak eder.
Yükseltme, iş tıkandığında onu hareket ettirir. Tamamlanma süresi olmayan bir adım süresiz bir kuyruğa dönüşür ve yavaş bir sürecin olağan nedeni yavaş iş değil, beklediğini bilmeyen birini bekleyen iştir.
BPMN tarzı orkestrasyon
İş Süreci Modeli ve Gösterimi, süreçleri hem insan tarafından okunabilir hem makine tarafından yürütülebilir diyagramlar olarak betimlemeye yönelik bir standarttır. Önemi, diyagramın uygulamanın kendisi olmasıdır; böylece bir iş analistinin çizdiği süreç, çalışan süreçtir.
Belge işlerinde önem taşıyan kavramlar; sıra akışları, dallanma için geçit noktaları, eşzamanlı çalışabilen adımlar için paralel yollar, süreler ve yükseltme için zamanlayıcı olayları ve sonraki bir adım başarısız olduğunda kısmen tamamlanmış işi geri almak için telafidir.
Açık bir modelin yararı, süreç üzerinde akıl yürütülebilmesi, sürümlenebilmesi ve denetlenebilmesidir. Riski aşırı modellemedir: akla gelebilecek her varyasyonu yakalayan bir diyagram bakımı yapılamaz hâle gelir ve varyasyonlar genellikle ek dallar olarak değil yapılandırmada ya da bir istisna yolunda yer alır.
Her süreç BPMN gerektirmez. İki adımlı bir inceleme, en iyi iki adımlı bir inceleme olarak ifade edilir. Standart, bir süreçte gerçek dallanma, paralellik ve süreler bulunduğunda ek yükünü hak eder.
Doğrudan işleme oranı
Önemli olan ölçüt doğrudan işleme oranıdır: sürecin tümünü hiçbir insan teması olmadan tamamlayan belgelerin oranı.
Doğru ölçü olmasının nedeni, gerçek yararı, yani harcanmayan insan zamanını yakalamasıdır. Bileşen ölçütleri yanıltır. Yüzde 95 çıkarım doğruluğu güçlü görünür, ancak kalan yüzde 5 belge başına dört dakika süren bir kuyruğa düşüyorsa emek tasarrufu, doğruluk sayısının ima ettiğinden küçüktür.
İki incelik bunu uygulamada işe yarar kılar. Belge türü başına ölçün, çünkü harmanlanmış bir oran hiç otomatikleşmeyen türleri gizler. Ve bunu istisnaların zaman maliyetiyle eşleştirin; çünkü yüzde 70 oranı ve hızlı incelemesi olan bir sistem, yüzde 85’te olup yavaş kuyruğu olan bir sistemi geçebilir.
Oranı yükseltmenin iki kolu vardır: daha az belgenin dökülmesi için daha iyi çıkarım ve doğrulama, ve daha azının inceleme için alıkonulması için daha düşük güven eşikleri. İkincisi bedavadır ve hata oranını artırır; eşiklerin, ölçütü daha iyi göstermek için ayarlanmak yerine hataların maliyetinden belirlenmesi gerekmesinin nedeni budur.
Yaygın olarak yanlış giden şeyler
İstisna kuyruğunun sonradan akla gelmesi. En son tasarlanır, en az ilgiyi görür ve sürecin insan çabasının çoğunu harcadığı yer olur.
Hiçbir adımın sahibi olmaması. Sorumlu bir birey olmadan bir gruba yönlendirilen iş, biri gönüllü olana kadar bekler.
Sürecin olduğu gibi otomatikleştirilmesi. Mevcut bir manuel süreci adım adım kodlamak, denetim gerekli olduğu için değil bilgi elde edilemediği için var olan onayları korur. Hangi adımların hâlâ gerekçelendirilebilir olduğunu gözden geçirmek, genellikle en büyük kazançların bulunduğu yerdir.
Yeniden işlemenin görünmez olması. Üç düzeltmeden sonra tamamlanan bir belge işlenmiş sayılır ve düzeltmeler hiçbir ölçütte görünmez. Belge başına dokunma sayısını izlemek bunu ortaya çıkarır.
Başarının hacimle ölçülmesi. Saatte işlenen belge sayısı, bir kuyruk incelenmek yerine göz gezdirildiğinde yükselir. İş hacmini sonraki adımlardaki hata oranıyla eşleştirmek bunun ödüllendirilmesini önler.
Contellect One bu adımları akıllı süreç otomasyonu kapsamında orkestre eder.
