Dijital koruma, dijital kayıtları, bağlı oldukları dosya biçimleri, depolama ortamları, yazılımlar ve üst veriler destek dışına çıkarken zaman içinde kullanılabilir tutan uygulamalar kümesidir.
Belirleyici özelliği, korumanın mevcut erişilebilirliği değil gelecekteki kullanılabilirliği hedeflemesidir. Bugün açılan ve on beş yıl sonra açılamayan bir dosya depolanmıştır, korunmamıştır.
Koruma yedekleme değildir, dijitalleştirme de değildir
Bu üçü rutin biçimde birbirine karıştırılır ve her biri farklı bir sorunu çözer.
Yedekleme kayba karşı korur. Silme, bozulma veya donanım arızasından sonra dünkü durumu geri yükler. Ufku günler veya haftalardır ve özgün biçimi olduğu gibi korur; okunamaz hâle gelen şey de tam olarak budur. Desteklenmeyen bir biçimin otuz yıllık yedeği, bir sorunun korunmuş bir kopyasıdır.
Dijitalleştirme fiziksel bir şeyin dijital kopyasını oluşturur. Kaydı dijital biçime taşır ve bunu yaparken koruma yükümlülüğünü ortadan kaldırmaz, dijital kopyanın üzerine taşır. Taramadan sonra kâğıt asılları imha eden kuruluşlar, ikamenin korunmasını zorunlu kılmıştır; çünkü artık tek görünüm biçimi odur.
Koruma içeriği yorumlanabilir tutar. Biçimlerin, kodeklerin, karakter kodlamalarının ve görüntüleme yazılımlarının terk edileceğini kabul eder ve geçişleri planlar.
Gerçekte bozulan şeyler
Biçim eskimesi. Bir biçimi okuyan yazılım artık dağıtılmaz ya da yeni sürümler eski dosyaların desteğini kaldırır. Tescilli ve sürüme özgü biçimler, açık ve belgelenmiş olanlardan daha erken başarısız olur.
Ortam bozulması. Optik diskler, teypler ve sürücüler bozulur; teyp biçimleri ise sürücüler artık üretilmediğinde okunamaz hâle gelir. Depolama ortamları, tutmaları istenen saklama sürelerinden daha kısa ömürlü bir taahhüttür.
Üst verinin ayrılması. Sıklıkla en zarar verici olanıdır. Baytlar hayatta kalır ama bağlam kalmaz: tanımlayıcı, sınıflandırma, tarih, diğer kayıtlarla ilişki. Kimliği saptanamayan korunmuş bir dosya işe yarar biçimde korunmuş değildir ve içerikle birlikte değil bir uygulamada tutulan üst veri, uygulama hizmetten çekildiğinde yitirilir.
Görüntüleme ortamının yitirilmesi. Bazı kayıtlar yalnızca kendilerini üreten sistemin içinde anlamlıdır. Bir form, canlı formüllere sahip bir hesap tablosu veya bir veritabanı çıktısı baytlarını koruyup anlamını yitirebilir.
Temel uygulamalar
Biçim politikası. Uzun süreli saklama için tercih edilen biçimler; oluşturma anındaki kolaylığa göre değil açıklık ve belgelenmişliğe göre seçilir.
Bütünlük denetimi. Alım anında kaydedilen ve bir program dahilinde doğrulanan kriptografik özet değerleri; sessiz bozulmanın, hâlâ iyi bir kopya varken saptanma biçimi budur. Bütünlük denetimi olmadan bozulma, erişim anında keşfedilir; bu da hem önemli olduğu hem de onarılamadığı andır.
Göç. İçeriğin, eski biçimler okunamaz hâle gelmeden önce güncel biçimlere dönüştürülmesi. Göç bazı içerik türleri için kayıplıdır; bu nedenle neyin yitirilmesinin kabul edilebilir olduğuna sonradan keşfetmek yerine önceden karar verilmelidir.
Emülasyon. Dosyayı dönüştürmek yerine özgün ortamın yeniden üretilmesi. Görüntüleme ortamının kaydın bir parçası olduğu yerlerde kullanılır.
Anlamlı özellikler. Bir göçten neyin sağ çıkması gerektiğine ilişkin açık bir bildirim: metin, yerleşim, imza, formüller, renk sadakati. Bu olmadan yapılan göçler hiç kimsenin beklentisine göre değerlendirilmez ve önemli olan özelliği sessizce yitirir.
Saklama ve yönetişimle kesiştiği yer
Bir saklama süresi bir koruma taahhüdüdür. Bir kaydı yirmi yıl tutmayı taahhüt etmek, kuruluşu bu pencere içinde iki ya da üç biçim göçüne bağlar ve kayıt yönetimi planları bunları kimin gerçekleştireceğini pek nadiren adlandırır.
Aynı kopukluk, arkasında hiçbir biçim politikası olmadan uzun saklama belirleyen bilgi yönetişimi çerçevelerinde ve göçü, delil sonuçları olan bir yaşam döngüsü aşaması olarak değil bir altyapı olayı olarak ele alan belge yaşam döngüsü yönetimi modellerinde de ortaya çıkar.
Yaygın olarak yanlış giden şeyler
Korumanın depolama olduğu varsayılır. İçerik bir depoya yerleştirilir ve konu kapanmış sayılır. Biçim politikası yok, bütünlük denetimi yok, göç planı yok ve onu yükleyen projeden sonra bir sahip yok.
Bütünlük hiç doğrulanmaz. Özet değerleri alım anında kaydedilir ve bir daha hiç denetlenmez; bu da hiçbir şeyi saptamaz.
Göç, biçim başarısız olana kadar ertelenir. Bir biçim açılamaz duruma geldiğinde, onu dönüştürecek araçlar da genellikle gitmiş olur.
Tek kopya hizmetten çekilen bir sistemde mahsur kalır. Devre dışı bırakma sırasında keşfedilir; göç bütçesi çoktan harcanmış ve zaman çizelgesi sabitlenmiştir.
Kimse sahiplenmez. Koruma süregiden bir yükümlülüktür ve genellikle proje olarak finanse edilir; bu yüzden proje kapandığı an sona erer.
Contellect One, içeriği, üst veriyi ve denetim geçmişini ilk kırılan bağımlılık olan uygulama katmanında değil bir arada tutar; bu, dijital arşivleme kapsamındadır.
