La gestione del ciclo di vita dei documenti è il controllo di un documento in ogni fase, dalla creazione o acquisizione fino alla destinazione finale, e definisce che cosa può accadere al documento in ciascuna fase, chi può agire su di esso e quali evidenze vengono conservate quando passa da una fase alla successiva.
Il tratto distintivo è costituito dalle transizioni, più che dalle fasi. I sistemi di archiviazione modellano gli stati; la gestione del ciclo di vita modella i passaggi tra gli stati, perché è lì che si concentrano gli obblighi.
Le fasi
La denominazione varia da un framework all’altro, ma la sostanza resta la stessa.
Creazione o acquisizione. Il documento entra nel patrimonio documentale, prodotto internamente oppure acquisito dall’esterno, anche da supporto cartaceo. Ciò che viene registrato in questa fase delimita tutto il resto: identità, provenienza e, per i contenuti acquisiti, i parametri dell’acquisizione stessa.
Classificazione. Che cosa è il documento, elemento che ne determina il trattamento. È di norma il primo momento in cui la conservazione diventa determinabile ed è spesso svolta dalla classificazione dei documenti anziché manualmente.
Utilizzo attivo. Modifica, revisione, approvazione, distribuzione. È qui che si applicano il controllo delle versioni e il controllo degli accessi, ed è la fase che la maggior parte dei sistemi gestisce bene.
Dichiarazione. Il momento in cui un documento diventa un documento archivistico e il suo trattamento cambia: di regola diventa immodificabile, il termine di conservazione inizia a decorrere e la cancellazione richiede un’autorizzazione. Argomento trattato in gestione dei documenti archivistici.
Conservazione. Il documento viene mantenuto per un periodo definito, di norma ancorato a un evento anziché a una data di creazione.
Migrazione. Non è una fase presente nella maggior parte dei modelli, eppure ogni documento conservato a lungo attraversa una migrazione, man mano che sistemi e formati vengono sostituiti. Le sue conseguenze sul piano probatorio sono oggetto della conservazione digitale.
Destinazione finale. Distruzione, trasferimento in archivio storico oppure riesame per una proroga.
La gestione del ciclo di vita non è un flusso di lavoro
I due concetti sono contigui e vengono spesso confusi.
L’automazione dei flussi di lavoro documentali instrada un documento attraverso un processo aziendale: una fattura verso l’approvazione, un sinistro verso la valutazione, un contratto verso la firma. Il suo ambito è un processo con un inizio e una fine definiti e si conclude quando il processo si completa.
La gestione del ciclo di vita governa il documento per tutto il tempo in cui esiste, che di norma è molto più lungo di qualsiasi processo che l’ha interessato. Un flusso di lavoro può durare quattro giorni; il ciclo di vita può durare venticinque anni, attraversare diversi sistemi e non avere alcun responsabile designato per il periodo intermedio.
La conseguenza pratica è che il completamento del flusso di lavoro viene abitualmente confuso con il completamento del ciclo di vita. La fattura è stata pagata, il fascicolo è stato chiuso, il progetto ha consegnato la sua relazione e il documento viene considerato concluso, mentre la maggior parte del suo ciclo di vita non si è ancora svolta.
Le transizioni che generano obblighi
Quattro transizioni concentrano la maggior parte del peso e sono quelle che più spesso restano non registrate.
Ingresso nel patrimonio documentale. Per i contenuti acquisiti, i parametri di acquisizione e ciò che è stato deliberatamente escluso. Diversamente, un lettore futuro non può distinguere un’esclusione intenzionale da una dimenticanza, e le due cose hanno un significato del tutto diverso in sede di audit.
Passaggio allo stato di documento archivistico. Quando è avvenuta la dichiarazione, su quale base e qual è l’evento che avvia la conservazione.
Passaggio tra sistemi. Che cosa è stato migrato, che cosa è cambiato durante il processo e che cosa è stato verificato successivamente. Le migrazioni che registrano soltanto il successo o l’insuccesso perdono il dettaglio che conta in seguito.
Uscita dal patrimonio documentale. Che cosa è stato distrutto, su autorizzazione di chi, in base a quale regola di conservazione e che cosa è stato trattenuto. L’evidenza deve sopravvivere al contenuto, perché il contenuto non esiste più.
Le manifestazioni complicano il modello
Un unico documento archivistico, inteso come entità intellettuale, può esistere in più manifestazioni: un originale cartaceo e un surrogato digitalizzato, oppure un file nativo e una copia di archivio convertita. I modelli di ciclo di vita che presuppongono un documento uguale a un oggetto gestiscono male questa situazione.
Le due manifestazioni sono spesso soggette a regole di conservazione diverse e le loro fasi non sono sincronizzate. Un originale può raggiungere la destinazione finale mentre il surrogato è ancora in utilizzo attivo. Trattarli come un unico oggetto significa che una delle due regole non viene applicata; trattarli come oggetti non correlati significa perdere il legame tra i due e, con esso, la possibilità di dimostrare che il surrogato rappresenta fedelmente l’originale.
Gli errori più frequenti
Conservazione ancorata alla data di creazione. La maggior parte dei piani di conservazione reali si ancora a un evento: la cessazione di un contratto, l’uscita di un dipendente, la chiusura di un fascicolo. Un sistema che comprende soltanto la conservazione a partire dalla data di creazione non è in grado di applicarli, e la soluzione di ripiego è di norma un processo manuale che a un certo punto smette di essere seguito.
Nessuna fase successiva all’utilizzo attivo. Il patrimonio documentale prevede creazione, utilizzo e archiviazione, e nulla di più. I documenti si accumulano indefinitamente perché non è mai stata prevista alcuna transizione di uscita.
Destinazione finale configurata ma mai eseguita. Il periodo di conservazione scade e non accade nulla, perché nessuno autorizza la cancellazione. È la situazione più diffusa ed è peggiore dell’assenza di un piano di conservazione, poiché la politica documenta uno standard che l’organizzazione palesemente non rispetta.
Ciclo di vita affidato al progetto che ha creato il contenuto. La titolarità termina con il progetto e le fasi restanti non hanno più nessuno che ne risponda.
Contellect One governa classificazione, conservazione e audit lungo queste transizioni anziché in una singola fase, in gestione di documenti e contenuti.
