Dokumentenlebenszyklus-Management ist die Steuerung eines Dokuments durch jede Stufe von der Erstellung oder Erfassung bis zur endgültigen Aussonderung, wobei festgelegt wird, was auf jeder Stufe geschehen darf, wer darauf einwirken darf und welche Nachweise beim Übergang zwischen Stufen erhalten bleiben.
Das entscheidende Merkmal sind die Übergänge, nicht die Stufen. Speichersysteme bilden Zustände ab, Lebenszyklus-Management bildet die Bewegungen zwischen ihnen ab, denn genau dort setzen die Verpflichtungen an.
Die Stufen
Die Bezeichnungen variieren je nach Rahmenwerk, die Substanz bleibt jedoch gleich.
Erstellung oder Erfassung. Das Dokument gelangt in den Bestand, entweder intern verfasst oder von außen erfasst, auch von Papier. Was hier festgehalten wird, begrenzt alles Spätere: Identität, Quelle und bei erfasstem Inhalt die Parameter der Erfassung selbst.
Klassifizierung. Was das Dokument ist, was seine Handhabung bestimmt. Meist der erste Punkt, an dem die Aufbewahrung festlegbar wird, und häufig durch Dokumentenklassifizierung statt manuell durchgeführt.
Aktive Nutzung. Bearbeitung, Prüfung, Genehmigung, Verteilung. Hier greifen Versionierung und Zugriffskontrolle, und die meisten Systeme beherrschen diese Stufe gut.
Erklärung. Der Punkt, an dem ein Dokument zur Akte wird und sich seine Handhabung ändert: in der Regel unveränderlich, die Aufbewahrungsfrist beginnt zu laufen, Löschung erfordert eine Befugnis. Behandelt unter Records Management.
Aufbewahrung. Das Dokument wird für einen festgelegten Zeitraum gehalten, meist ausgehend von einem Ereignis statt von einem Erstellungsdatum.
Migration. Eine Stufe, die die meisten Modelle nicht vorsehen, die aber jedes langfristig aufbewahrte Dokument durchläuft, sobald Systeme und Formate ersetzt werden. Ihre Auswirkungen auf die Beweiskraft sind Gegenstand der digitalen Langzeitarchivierung.
Aussonderung. Vernichtung, Übergabe ins Archiv oder Prüfung auf Verlängerung.
Lebenszyklus-Management ist kein Workflow
Die beiden Begriffe liegen nah beieinander und werden häufig verwechselt.
Dokumenten-Workflow-Automatisierung leitet ein Dokument durch einen Geschäftsprozess: eine Rechnung zur Genehmigung, einen Schaden zur Bewertung, einen Vertrag zur Unterschrift. Ihr Geltungsbereich ist ein Prozess mit festgelegtem Anfang und Ende, und sie ist abgeschlossen, sobald der Prozess endet.
Lebenszyklus-Management steuert das Dokument, solange es existiert, was in der Regel deutlich länger ist als jeder Prozess, der es berührt hat. Ein Workflow mag vier Tage laufen, der Lebenszyklus kann fünfundzwanzig Jahre umfassen, über mehrere Systeme hinweg, ohne dass für die dazwischenliegende Zeit ein Verantwortlicher benannt ist.
Die praktische Folge ist, dass der Abschluss eines Workflows regelmäßig mit dem Abschluss des Lebenszyklus verwechselt wird. Die Rechnung ist bezahlt, der Fall ist geschlossen, das Projekt hat seinen Bericht geliefert, und das Dokument gilt als erledigt, obwohl der größte Teil seines Lebenszyklus noch bevorsteht.
Die Übergänge, die Verpflichtungen tragen
Vier Übergänge leisten den größten Teil der Arbeit, und sie sind es, die am häufigsten nicht dokumentiert werden.
In den Bestand. Bei erfasstem Inhalt die Erfassungsparameter und was bewusst ausgeschlossen wurde. Andernfalls kann eine spätere Person nicht unterscheiden, ob ein Ausschluss beabsichtigt war oder ein Versehen, und beides bedeutet bei einer Prüfung etwas völlig anderes.
In den Aktenstatus. Wann die Erklärung erfolgte, auf welcher Grundlage und was den Beginn der Aufbewahrung auslöst.
Zwischen Systemen. Was migriert wurde, was sich dabei verändert hat und was anschließend verifiziert wurde. Migrationen, die nur Erfolg oder Misserfolg festhalten, verlieren genau die Details, auf die es später ankommt.
Aus dem Bestand. Was vernichtet wurde, auf wessen Befugnis, gegen welche Aufbewahrungsregel und was zurückgehalten wurde. Der Nachweis muss den Inhalt überdauern, denn der Inhalt selbst ist nicht mehr vorhanden.
Mehrere Ausprägungen erschweren das Modell
Ein und dieselbe inhaltliche Unterlage kann in mehr als einer Ausprägung existieren: ein Papieroriginal und ein gescanntes Ersatzstück, oder eine native Datei und eine gerenderte Archivkopie. Lebenszyklusmodelle, die von einem Dokument gleich einem Objekt ausgehen, kommen damit schlecht zurecht.
Die beiden Ausprägungen tragen häufig unterschiedliche Aufbewahrungsregeln, und ihre Stufen sind nicht synchronisiert. Ein Original kann die Aussonderung erreichen, während das Ersatzstück noch aktiv genutzt wird. Werden beide als ein Objekt behandelt, bleibt eine der Regeln unangewendet; werden sie als voneinander unabhängige Objekte behandelt, geht die Verbindung zwischen ihnen verloren, und damit auch die Möglichkeit, nachzuweisen, dass das Ersatzstück das Original originalgetreu wiedergibt.
Was häufig schiefgeht
Aufbewahrung ausgehend vom Erstellungsdatum. Die meisten realen Aufbewahrungspläne knüpfen an ein Ereignis an: Vertragsende, Ausscheiden einer Person, Fallabschluss. Ein System, das nur die Aufbewahrung ab Erstellungsdatum kennt, kann das nicht umsetzen, und der Behelf ist meist ein manueller Prozess, der irgendwann nicht mehr eingehalten wird.
Keine Stufe nach der aktiven Nutzung. Der Bestand kennt nur Erstellung, Nutzung und Speicherung, sonst nichts. Dokumente sammeln sich unbegrenzt an, weil nie ein Übergang aus dem Bestand heraus eingerichtet wurde.
Aussonderung konfiguriert, aber nie ausgeführt. Die Aufbewahrungsfrist läuft ab, und nichts passiert, weil niemand die Löschung genehmigt. Das ist der häufigste Zustand, und er ist schlimmer, als gar keinen Aufbewahrungsplan zu haben, denn die Richtlinie dokumentiert einen Standard, den das Unternehmen sichtbar nicht einhält.
Der Lebenszyklus liegt beim Projekt, das den Inhalt erzeugt hat. Die Zuständigkeit endet mit dem Projekt, und für die verbleibenden Stufen ist niemand verantwortlich.
Contellect One steuert Klassifizierung, Aufbewahrung und Audit über diese Übergänge hinweg statt nur an einer einzelnen Stufe, im Bereich Dokumenten- und Content-Management.
