حوكمة المعلومات هي إطار السياسات والملكية والضوابط الذي يحدد كيف تصنّف المؤسسة المعلومات التي تحتفظ بها وتحتفظ بها وتحميها وتتصرف فيها، ومن هو المسؤول عن كل واحد من تلك القرارات.
والسمة المميزة هي المسؤولية. فالسياسة التي لا تسمّي مالكًا بيان نوايا، وحوكمة المعلومات هي انضباط تحويل النوايا إلى قرارات يُسأل عنها أحد.
الحوكمة والإدارة وحوكمة البيانات ليست النطاق نفسه
تُستخدم المصطلحات الثلاثة كمترادفات وهي تغطي أرضًا مختلفة.
حوكمة المعلومات تضع القواعد: أي فئات المعلومات موجودة، وكم تُحفَظ كل منها، ومن يجوز له رؤيتها، ومن يجوز له التصريح بإتلافها، وما الدليل الذي يُحتفَظ به عن تلك الأفعال. وهي مستقلة عن الأنظمة بشكل مقصود، لأن الالتزام نفسه ينطبق سواء كان المحتوى في مستودع أو في صندوق بريد أو في مشاركة ملفات أو في سجل محادثات.
إدارة المعلومات تنفّذ تلك القواعد في أنظمة محددة. فـنظام إدارة المستندات يفرض إدارة الإصدارات والصلاحيات والاحتفاظ للمحتوى الذي بداخله. لكنه لا يستطيع فرض أي شيء على محتوى محفوظ في مكان آخر، ولهذا يُحدَّد نطاق الحوكمة فوق أي منصة منفردة.
حوكمة البيانات تتناول تقليديًا البيانات المهيكلة: المخططات، والنسب، والجودة، والسجلات المرجعية. وتتقاطع الالتزامات حين يحتوي مستند بيانات شخصية فينطبق النظامان، لكن أنماط الفشل تختلف. فحوكمة البيانات تهتم بالدقة والنسب؛ وحوكمة المعلومات تهتم بالاحتفاظ والوصول والتصرّف القابل للدفاع عنه.
ما يحتويه الإطار فعلًا
إطار الحوكمة الذي يعمل، لا الذي يوجد كوثيقة، له عدد قليل من الأجزاء الملموسة.
جرد للمعلومات. أي الفئات موجودة وأي الأنظمة تحتفظ بها. فالحوكمة لا تستطيع تغطية محتوى لم يُحصِه أحد، والأنظمة التي تُنسى عادةً هي صناديق البريد وأدوات التعاون ومشاركات الملفات في الأقسام.
مخطط للتصنيف. فئات تحدد كيفية التعامل، بعدد قليل بما يكفي ليطبّقها الناس تطبيقًا صحيحًا. فالمخططات ذات عشرات الفئات تُطبَّق بلا اتساق، والتصنيف غير المتسق أسوأ من التصنيف الخشن لأنه يُنتج ثقة زائفة.
ملكية مُسمّاة لكل فئة. شخص أو دور يقرر في استثناءات الوصول وتمديدات الاحتفاظ وسلطة الإتلاف. والملكية المسندة إلى لجنة ملكية مسندة إلى لا أحد.
جدول احتفاظ. وهو مغطّى بعمق في إدارة السجلات، لأن الاحتفاظ هو حيث تصبح الحوكمة قابلة للفرض.
نموذج للوصول. من يجوز له القراءة والتحرير والمشاركة لكل فئة، معبَّرًا عنه بمصطلحات تستطيع الأنظمة تنفيذها فعلًا.
سلطة الإتلاف. من يُسمح له بالموافقة على الإتلاف، وما سجل تلك الموافقة الذي يبقى بعد المحتوى.
حيث تلتقي الحوكمة بدورة الحياة
الحوكمة تصف القواعد؛ وإدارة دورة حياة المستند تصف المراحل التي تُطبَّق فيها تلك القواعد. والاثنان يُكتبان عادةً على يد فريقين مختلفين، والفجوة بينهما هي حيث تبقى الالتزامات دون وفاء: فقاعدة احتفاظ موجودة في السياسة لكنها غير مرتبطة بأي انتقال في دورة الحياة لا تنطلق أبدًا.
وتظهر الفجوة نفسها حول تقادم الصيغ. فإطار حوكمة يُلزم بمدة احتفاظ عشرين عامًا دون خطة حفظ رقمي مقابلة قد تعهّد بنتيجة لا يملك أي آلية لتحقيقها.
ما يخطئ عادةً
سياسة بلا فرض. وهو أشيع فشل. فيُعتمد إطار ويُنشر ولا يُوصَل قط بنظام قادر على تطبيقه. فيوفّر مظهر الحوكمة دون أي من أثرها، وهو أسوأ من عدم وجود سياسة لأنه يُنشئ معيارًا موثَّقًا تفشل المؤسسة في الوفاء به بشكل قابل للقياس.
ترك التصنيف للمستخدمين. حين يعتمد التصنيف الصحيح على حكم فردي عند لحظة الحفظ، فإنه يتراجع باطراد. والتصنيف الآلي أكثر اتساقًا، وإن كان ينقل المشكلة إلى مسألة جدارة المُصنِّف بالاعتماد في الفئات التي تحمل تبعات قانونية.
حوكمة تتوقف عند مستودع واحد. المحتوى المحكوم بعناية في نظام مُدار والمتجاهَل في البريد والمحادثات والأقراص الشخصية ليس محكومًا. والنسخة غير المحكومة هي التي تظهر في الإفصاح القضائي.
الاحتفاظ كحد أقصى لا كحد أدنى أبدًا. تقرأ الفرق الجدول كإذن بالاستبقاء ونادرًا كالتزام بالإتلاف. والاحتفاظ المفرط يوسّع الحجم المعرّض في التقاضي والاختراق، وهو في بعض أنظمة حماية البيانات يمثّل المخالفة نفسها.
عدم وجود دليل على القرار. الحوكمة تُحاكَم بعد الواقعة، وعلى يد شخص خصم عادةً. فمنح وصول أو تمديد احتفاظ أو موافقة إتلاف بلا سجل دائم لا يمكن الدفاع عنه لاحقًا، أيًّا كان صوابه في وقته.
يطبّق Contellect One التصنيف والاحتفاظ ومسارات التدقيق على المحتوى نفسه لا على وثائق السياسات، في الالتزام وإدارة السجلات.
