مدراء السجلات
تحكّم في الاستبقاء والتخلص وقواعد الأرشيف وأدلة تنفيذ السياسات.
الأرشفة الرقمية
احفظ السجلات المنظَّمة والتاريخية بأرشفة رقمية قابلة للبحث ومبنية على السياسات.
احفظ سجلات المؤسسة وابحث فيها واحتفظ بها وتخلّص منها بأمان عبر أرشفة رقمية بحجز قانوني وسياسات احتفاظ ووصول جاهز للتدقيق.
ما هي الأرشفة الرقمية؟
الأرشفة الرقمية هي الحفظ الآمن طويل الأجل للسجلات مع قواعد الاستبقاء والبيانات الوصفية القابلة للبحث ومسارات التدقيق والحجز القانوني والتخلص المضبوط. يساعد Contellect One المؤسسات على حماية السجلات التاريخية والقانونية والتشغيلية والخاضعة للتنظيم مع إبقائها قابلة للبحث وقابلة للدفاع عنها.
الاستبقاءجداول آلية تدعم دورات حياة السجلات الملتزمة
الحجز القانونييحفظ السجلات المطلوبة أثناء النزاعات والتحقيقات
قابل للبحثالبيانات الوصفية وفهارس النص الكامل تبقي الأرشيفات قابلة للاستخدام
الأرشفة للفرق الخاضعة للتنظيم
يجب أن يحفظ الأرشيف المحتوى دون أن يجعل السجلات غير مرئية للمستخدمين المصرَّح لهم الذين يحتاجون إلى استرجاع سريع.
فرق الشؤون القانونية
طبّق الحجز القانوني، واحفظ الأدلة، واسترجع المستندات التاريخية بسرعة.
فرق الالتزام
أثبِت مسارات تدقيق كاملة وسجل وصول والتزاماً بالاستبقاء.
فرق الأعمال
ابحث في الملفات التاريخية دون الاعتماد على غرف الأرشيف الورقي أو التخزين القديم.
أرشيف سجلات ملتزم
انقل السجلات غير النشطة إلى أرشيف آمن يبقى فيه الاستبقاء والوصول والحجز القانوني والبحث مترابطاً.
- احفظ السجلات الأصلية مع البيانات الوصفية ومسارات التدقيق.
- طبّق قواعد الاستبقاء حسب فئة السجل والتاريخ والإدارة أو التنظيم.
- استرجع الأدلة المؤرشفة بسرعة للتدقيق والنزاعات واحتياجات الخدمة.
الحصيلةقلّل تكلفة التخزين مع الحفاظ على سجلات قابلة للبحث وملتزمة وقابلة للدفاع عنها.
01السجلات
أرشيف سجلات الشركة
خزّن ملفات مجلس الإدارة والسياسات والعقود والمراسلات والمستندات التاريخية.
تحسين التحكم في السجلات02الشؤون القانونية
إدارة الحجز القانوني
جمّد السجلات ذات الصلة أثناء النزاعات أو التحقيقات أو الاستفسارات التنظيمية.
الحفاظ على الأدلة03الاستبقاء
جداول استبقاء آلية
طبّق قواعد دورة الحياة حسب فئة المستند والاختصاص القضائي والتاريخ ومالك العمل.
تقليل التتبّع اليدوي04التدقيق
استرجاع أدلة التدقيق
اعثر على الأدلة المؤرشفة والموافقات والإصدارات وسجل الوصول بسرعة.
تسريع التدقيق05الترحيل
تحديث الأرشيف القديم
انقل المحتوى من المستودعات القديمة إلى أرشيفات محكومة وقابلة للبحث.
خفض تكلفة الأنظمة القديمة06التخلص
تخلص قابل للدفاع عنه
راجع واعتمد ووثّق التخلص من السجلات عند انتهاء فترات الاستبقاء.
خفض مخاطر المعلوماتكيف تعمل الأرشفة الرقمية
يربط Contellect One تصميم الأرشيف بسياسة السجلات والاسترجاع التجاري والتحكم في دورة الحياة القابل للدفاع عنه.
تصنيف السجلات
حدّد فئات السجلات والملكية والبيانات الوصفية وفترات الاستبقاء والحساسية.
ترحيل الأرشيفات
استورد المستندات الممسوحة ضوئياً والمجلدات الرقمية وسجلات المستودعات القديمة مع التحقق.
تطبيق الضوابط
اضبط الحجز القانوني وقواعد الوصول وجداول الاستبقاء وتسجيل التدقيق.
مراجعة دورة الحياة
راقب أحداث الاستبقاء وموافقات التخلص وتحليلات استخدام الأرشيف.
فوائد الأرشيف الرقمي
التزام قابل للدفاع عنه
تُسجَّل قرارات الاستبقاء والتخلص مع سياق السياسة وسجل التدقيق.
استرجاع سريع
تحدّد الفرق موقع السجلات المؤرشفة عبر البيانات الوصفية والنص الكامل والتاريخ والمالك أو سياق العمل.
عبء تخزين أقل
يقلّل الأرشيف الرقمي المحكوم الاعتماد على التخزين الورقي والأنظمة القديمة.
