نظام إدارة المستندات (DMS) هو برمجية تخزّن المستندات ككائنات محكومة، وتتابع إصداراتها وصلاحياتها واحتفاظها وتاريخها بدلًا من الاحتفاظ بها كملفات عادية.
والفرق عن القرص المشترك هو التحكم لا التخزين. فمخدّم الملفات يحتفظ ببايتات في مسار. أما نظام إدارة المستندات فيحتفظ بمستند له تاريخ إصدارات وسياسة وصول وقاعدة احتفاظ وسجل لمن فعل به ماذا.
القدرات الأساسية
إدارة الإصدارات تُبقي الحالات السابقة قابلة للاسترجاع وتحدد الحالة الحالية. وهذا يُلغي عُرف استخدام اسم الملف للتحكم في الإصدار، وهو ما يُنتج مستندات باسم final-v3-revised-JS.
الإيداع والسحب يمنع شخصين من التحرير في الوقت نفسه وفقدان إحدى مجموعتَي التغييرات. وكثيرًا ما تستبدل الأنظمة الحديثة القفل الصريح بتحرير متزامن مع حل التعارضات، لكن المتطلَّب الأساسي هو ذاته.
التحكم في الوصول يحكم من يجوز له الرؤية أو التحرير أو الموافقة أو الحذف، وذلك بحسب الدور عادةً لا بتسمية الأفراد. والصلاحية على مستوى المستند أو المجلد هي الحد الأدنى؛ أما المحتوى الحسّاس فيحتاج غالبًا إلى تقييد على مستوى الحقل أو القسم.
الاحتفاظ يُلحق بالمستند مدة عمر، يُتصرَّف فيه بعدها أو يُراجَع. وهنا يلتقي نظام إدارة المستندات مع إدارة السجلات، وإن لم يكن الاثنان شيئًا واحدًا.
البحث يغطي البيانات الوصفية والنص الكامل معًا. والبحث في النص الكامل يعتمد على كون المحتوى مقروءًا آليًا، وهذا يعني بالنسبة للمواد الممسوحة أنها مرّت أولًا عبر التعرّف البصري على الحروف.
مسار التدقيق يسجّل الوصول والتعديل بدقة تكفي للإجابة عن سؤال مدقّق بعد أشهر: من فتح هذا، ومن غيّره، ومتى، ومن أين.
علاقة DMS و ECM و CSP ببعضها
تحوّلت المصطلحات في هذا المجال مرتين، والوثائق الأقدم تستخدم الكلمات السابقة، فمعرفة النسب تستحق العناء.
إدارة المستندات كانت النطاق الأصلي: تخزين المستندات والتحكم فيها.
إدارة المحتوى المؤسسي (ECM) وسّعته خلال العقد الأول من الألفية ليغطي جميع أنواع المحتوى إلى جانب العمليات التي تعمل عليها، بما فيها محتوى الويب والسجلات والتصوير وسير العمل. وعمليًا صار ECM يوصف به المستودعات الكبيرة المركزية أحادية المورّد.
منصة خدمات المحتوى (CSP) هو المصطلح الذي خلف ECM في استخدام المحللين. ولم يكن التحوّل في المفردات وحدها. فقد جسّد انتقالًا من مستودع واحد متراص إلى مجموعة خدمات يُوصل إليها عبر API، وتستطيع العمل على محتوى محفوظ في أماكن عدة. راجع منصة خدمات المحتوى.
والفئات ليست قابلة للفصل بنقاء، والمورّدون يستخدمون أي تسمية تبيع في وقتها. وقراءة عملية للأمر: DMS يصف مجموعة قدرات، و ECM يصف حقبة معمارية، و CSP يصف التوقّع المعماري الحالي.
ما لا يفعله نظام إدارة المستندات
نظام إدارة المستندات يتحكم في المستندات. لكنه لا يفسّرها. فتخزين فاتورة بصلاحيات صحيحة وقاعدة احتفاظ لا يستخرج إجماليها ولا يوجّهها إلى الموافقة؛ وهذا يقتضي المعالجة الذكية للمستندات وأتمتة سير العمل.
وهذا الحد هو حيث تُخيب التطبيقات الآمال أكثر ما تُخيبها. فالمؤسسة ترحّل إلى نظام إدارة مستندات وهي تتوقع عملًا يدويًا أقل، فتجد أن لديها عملًا يدويًا أفضل حوكمة، لأن الحوكمة والأتمتة مشكلتان مختلفتان.
ما يخطئ عادةً
ترحيل هيكل المجلدات كما هو. رفع تسلسل قرص مشترك قائم إلى نظام إدارة مستندات يعيد إنتاج مشكلاته مع عبء إضافي. فالتنظيم المبني على البيانات الوصفية هو المقصود؛ وإعادة إنشاء المجلدات تُبطله.
البيانات الوصفية اختيارية. إن لم يُفرَض التقاطها عند لحظة دخول المحتوى، فلن تُطبَّق لاحقًا. والمستودع ذو البيانات الوصفية الشحيحة يتراجع إلى نظام بحث فقط.
إسناد الصلاحيات لكل شخص على حدة. المنح الفردية تصبح غير قابلة للصيانة مع تغيّر أدوار الناس ومغادرتهم، وهي السبب المعتاد لتعذّر إكمال مراجعة الوصول. والإسناد المبني على الأدوار هو البديل.
الاحتفاظ مُهيَّأ لكن لا يُحفَّز أبدًا. جدول احتفاظ لا تعمل بموجبه أي عملية يمنح مظهر الحوكمة دون جوهرها، ويترك محتوى كان ينبغي التصرّف فيه قابلًا للاكتشاف في التقاضي.
افتراض أن البحث يعمل على المحتوى الممسوح. المستندات الملتقطة كصور غير مرئية للبحث في النص الكامل حتى يُتعرَّف عليها، وهذا اكتشاف شائع وغير مُرحَّب به بعد الترحيل.
يوفّر Contellect One هذه الضوابط في إدارة المستندات والمحتوى.
