Responsables de Registros
Controle la retención, la disposición final, las reglas de archivo y la evidencia de ejecución de la política.
Archivo Digital
Conserve registros regulados e históricos con un archivo digital consultable y guiado por políticas.
Conserve, consulte, retenga y elimine registros empresariales con archivo digital, retención legal, políticas de conservación y acceso auditable.
¿Qué es el archivo digital?
El archivo digital es la conservación segura a largo plazo de registros con reglas de retención, metadatos consultables, registros de auditoría, retención legal y eliminación controlada. Contellect One ayuda a las organizaciones a proteger registros históricos, legales, operativos y regulados, manteniéndolos consultables y defendibles.
Retenciónlos calendarios automatizados respaldan ciclos de vida de registros conformes
Retención legalpreserva los registros requeridos durante disputas e investigaciones
Consultablelos metadatos y los índices de texto completo mantienen los archivos utilizables
Archivo para equipos regulados
Un archivo debe conservar el contenido sin volver los registros invisibles para los usuarios autorizados que necesitan una recuperación rápida.
Equipos Legales
Aplique retención legal, preserve evidencia y recupere documentos históricos rápidamente.
Equipos de Cumplimiento
Demuestre registros de auditoría completos, historial de acceso y cumplimiento de la retención.
Equipos de Negocio
Busque archivos históricos sin depender de salas de papel o almacenamiento heredado.
Archivo de Registros Conforme
Mueva los registros inactivos a un archivo seguro donde la retención, el acceso, la retención legal y la búsqueda permanecen conectados.
- Preserve los registros originales con metadatos y registros de auditoría.
- Aplique reglas de retención por clase de registro, fecha, departamento o normativa.
- Recupere rápidamente la evidencia archivada para auditorías, disputas y necesidades de servicio.
ResultadoReduzca el costo de almacenamiento conservando registros consultables, conformes y defendibles.
01Registros
Archivo de Registros Corporativos
Almacene actas de directorio, políticas, contratos, correspondencia y documentos históricos.
Mejore el control de registros02Jurídico
Gestión de Retención Legal
Congele los registros relevantes durante disputas, investigaciones o consultas regulatorias.
Preserve la evidencia03Retención
Calendarios de Retención Automatizados
Aplique reglas de ciclo de vida por clase de documento, jurisdicción, fecha y responsable de negocio.
Reduzca el seguimiento manual04Auditoría
Recuperación de Evidencia de Auditoría
Encuentre rápidamente evidencia archivada, aprobaciones, versiones e historial de acceso.
Acelere las auditorías05Migración
Modernización de Archivos Heredados
Traslade el contenido de repositorios antiguos a archivos gobernados y consultables.
Reduzca el costo heredado06Eliminación
Disposición Final Defendible
Revise, apruebe y documente la eliminación de registros cuando venzan los periodos de retención.
Reduzca el riesgo de informaciónCómo funciona el archivo digital
Contellect One vincula el diseño del archivo con la política de registros, la recuperación por el negocio y el control defendible del ciclo de vida.
Clasificar los Registros
Defina categorías de registros, responsabilidad, metadatos, periodos de retención y sensibilidad.
Migrar los Archivos
Importe escaneos en papel, carpetas digitales y registros de repositorios heredados con validación.
Aplicar Controles
Configure la retención legal, las reglas de acceso, los calendarios de retención y el registro de auditoría.
Revisar el Ciclo de Vida
Supervise los eventos de retención, las aprobaciones de disposición final y las analíticas de uso del archivo.
Beneficios del archivo digital
Cumplimiento defendible
Las decisiones de retención y eliminación quedan registradas con contexto de política e historial de auditoría.
Recuperación rápida
Los equipos localizan registros archivados por metadatos, texto completo, fecha, responsable o contexto de negocio.
Menor carga de almacenamiento
Un archivo digital gobernado reduce la dependencia del almacenamiento en papel y de los sistemas antiguos.
