Archiviazione digitale

Conserva i record regolamentati e storici con una archiviazione digitale ricercabile e guidata dai criteri.

Conserva, cerca e smaltisci i record aziendali con archiviazione digitale, legal hold, criteri di conservazione e accessi tracciati.

Cos'è l'archiviazione digitale?

L'archiviazione digitale è la conservazione sicura a lungo termine dei record con regole di conservazione, metadati ricercabili, audit trail, blocco legale e dismissione controllata. Contellect One aiuta le organizzazioni a proteggere record storici, legali, operativi e regolamentati mantenendoli ricercabili e difendibili.

Conservazionepiani automatizzati supportano cicli di vita dei record conformi
Blocco legalepreserva i record richiesti durante controversie e indagini
Ricercabilemetadati e indici full-text mantengono gli archivi utilizzabili

Archiviazione per team regolamentati

Un archivio dovrebbe preservare i contenuti senza rendere i record invisibili agli utenti autorizzati che necessitano di un recupero rapido.

01

Responsabili dei record

Controllate conservazione, dismissione, regole di archiviazione ed evidenza dell'esecuzione della policy.

02

Team legali

Applicate il blocco legale, preservate le evidenze e recuperate rapidamente i documenti storici.

03

Team di conformità

Dimostrate audit trail completi, cronologia degli accessi e conformità alla conservazione.

04

Team di business

Cercate tra i file storici senza dipendere da archivi cartacei o sistemi legacy.

Flusso di lavoro in evidenza

Archivio di record conforme

Spostate i record inattivi in un archivio sicuro dove conservazione, accesso, blocco legale e ricerca restano collegati.

  • Preservate i record originali con metadati e audit trail.
  • Applicate regole di conservazione per classe di record, data, reparto o normativa.
  • Recuperate rapidamente le evidenze archiviate per audit, controversie ed esigenze di servizio.
RisultatoRiducete i costi di archiviazione preservando record ricercabili, conformi e difendibili.
01Record

Archivio di record aziendali

Archiviate file del consiglio, policy, contratti, corrispondenza e documenti storici.

Migliorate il controllo dei record
02Legale

Gestione del blocco legale

Congelate i record pertinenti durante controversie, indagini o richieste normative.

Preservate le evidenze
03Conservazione

Piani di conservazione automatizzati

Applicate regole del ciclo di vita per classe di documento, giurisdizione, data e responsabile di business.

Riducete il tracciamento manuale
04Verifica

Recupero delle evidenze di audit

Trovate rapidamente evidenze archiviate, approvazioni, versioni e cronologia degli accessi.

Accelerate gli audit
05Migrazione

Modernizzazione dell'archivio legacy

Spostate i contenuti da vecchi repository ad archivi governati e ricercabili.

Riducete i costi legacy
06Dismissione

Dismissione difendibile

Rivedete, approvate e documentate la dismissione dei record allo scadere dei periodi di conservazione.

Riducete il rischio informativo

Come funziona l'archiviazione digitale

Contellect One collega la progettazione dell'archivio alla policy dei record, al recupero da parte del business e al controllo difendibile del ciclo di vita.

1

Classificare i record

Definite categorie di record, responsabilità, metadati, periodi di conservazione e sensibilità.

2

Migrare gli archivi

Importate scansioni cartacee, cartelle digitali e record dei repository legacy con validazione.

3

Applicare i controlli

Impostate blocco legale, regole di accesso, piani di conservazione e log di audit.

4

Rivedere il ciclo di vita

Monitorate eventi di conservazione, approvazioni di dismissione e analisi dell'utilizzo dell'archivio.

Vantaggi dell'archivio digitale

Conformità difendibile

Le decisioni di conservazione e dismissione sono registrate con contesto di policy e cronologia di audit.

Recupero rapido

I team individuano i record archiviati per metadati, testo completo, data, responsabile o contesto di business.

Onere di archiviazione più basso

Un archivio digitale governato riduce la dipendenza da archiviazione cartacea e sistemi datati.

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Scopri come Contellect One acquisisce, governa, cerca e automatizza i documenti in un unico spazio di lavoro sicuro e adattato alla tua attività.

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Domande frequenti sull'archiviazione digitale

Cosa dovrebbe essere archiviato in un archivio digitale?

Un archivio digitale può conservare record di business inattivi, documenti legali, policy, contratti, corrispondenza, file storici e record regolamentati che devono essere preservati.

In che modo l'archiviazione digitale supporta il blocco legale?

Il blocco legale impedisce che i record richiesti vengano modificati o smaltiti, mantenendoli al contempo ricercabili e verificabili.

I documenti archiviati possono ancora essere ricercati?

Sì. Contellect One mantiene i documenti archiviati ricercabili usando metadati, OCR e indicizzazione full-text, rispettando i permessi.

L'archiviazione digitale riduce il rischio di conformità?

Sì. Piani di conservazione automatizzati, audit trail e dismissione controllata riducono la dipendenza dal tracciamento manuale.