Records Manager
Steuern Sie Aufbewahrung, Aussonderung, Archivregeln und den Nachweis der Richtlinienumsetzung.
Digitale Archivierung
Bewahren Sie regulierte und historische Unterlagen durchsuchbar und regelbasiert auf.
Unternehmensakten sicher aufbewahren, durchsuchen und aussondern, mit Legal Hold, Aufbewahrungsregeln und prüfsicherem Zugriff.
Was ist digitale Archivierung?
Digitale Archivierung ist die sichere langfristige Aufbewahrung von Unterlagen mit Aufbewahrungsregeln, durchsuchbaren Metadaten, Audit-Trails, Legal Hold und kontrollierter Aussonderung. Contellect One unterstützt Unternehmen dabei, historische, rechtliche, operative und regulierte Unterlagen zu schützen und dabei durchsuchbar und rechtssicher zu halten.
Aufbewahrungautomatisierte Pläne unterstützen regelkonforme Lebenszyklen von Unterlagen
Legal Holdbewahrt erforderliche Unterlagen bei Streitfällen und Untersuchungen
DurchsuchbarMetadaten und Volltextindizes halten Archive nutzbar
Archivierung für regulierte Teams
Ein Archiv sollte Inhalte bewahren, ohne Unterlagen für autorisierte Nutzer unsichtbar zu machen, die einen schnellen Zugriff benötigen.
Rechtsabteilungen
Wenden Sie Legal Hold an, sichern Sie Beweise und rufen Sie historische Dokumente schnell ab.
Compliance-Teams
Weisen Sie vollständige Audit-Trails, Zugriffshistorie und Aufbewahrungskonformität nach.
Fachbereiche
Durchsuchen Sie historische Akten, ohne auf Papierarchive oder Altsysteme angewiesen zu sein.
Regelkonformes Unterlagenarchiv
Überführen Sie inaktive Unterlagen in ein sicheres Archiv, in dem Aufbewahrung, Zugriff, Legal Hold und Suche miteinander verbunden bleiben.
- Bewahren Sie Originalunterlagen mit Metadaten und Audit-Trails auf.
- Wenden Sie Aufbewahrungsregeln nach Unterlagenklasse, Datum, Abteilung oder Vorschrift an.
- Rufen Sie archivierte Nachweise schnell für Prüfungen, Streitfälle und Serviceanfragen ab.
ErgebnisSenken Sie Speicherkosten und bewahren Sie zugleich durchsuchbare, regelkonforme und rechtssichere Unterlagen.
01Unterlagen
Unternehmensarchiv
Speichern Sie Vorstandsunterlagen, Richtlinien, Verträge, Korrespondenz und historische Dokumente.
Bessere Kontrolle der Unterlagen02Recht
Legal-Hold-Management
Sperren Sie relevante Unterlagen bei Streitfällen, Untersuchungen oder behördlichen Anfragen.
Beweise sichern03Aufbewahrung
Automatisierte Aufbewahrungspläne
Wenden Sie Lebenszyklusregeln nach Dokumentklasse, Rechtsraum, Datum und Fachverantwortlichem an.
Weniger manuelle Nachverfolgung04Audit
Abruf von Prüfungsnachweisen
Finden Sie archivierte Nachweise, Genehmigungen, Versionen und Zugriffshistorie schnell.
Schnellere Prüfungen05Migration
Modernisierung von Altarchiven
Überführen Sie Inhalte aus alten Ablagen in kontrollierte, durchsuchbare Archive.
Geringere Kosten für Altsysteme06Aussonderung
Rechtssichere Aussonderung
Prüfen, genehmigen und dokumentieren Sie die Aussonderung von Unterlagen nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen.
Geringeres InformationsrisikoWie digitale Archivierung funktioniert
Contellect One verknüpft die Archivgestaltung mit Unterlagenrichtlinien, dem fachlichen Zugriff und rechtssicherer Lebenszykluskontrolle.
Unterlagen klassifizieren
Definieren Sie Unterlagenkategorien, Verantwortlichkeiten, Metadaten, Aufbewahrungsfristen und Vertraulichkeitsstufen.
Archive migrieren
Importieren Sie Papierscans, digitale Ordner und Unterlagen aus Altablagen mit Validierung.
Kontrollen anwenden
Legen Sie Legal Hold, Zugriffsregeln, Aufbewahrungspläne und Audit-Protokollierung fest.
Lebenszyklus prüfen
Überwachen Sie Aufbewahrungsereignisse, Aussonderungsgenehmigungen und Auswertungen zur Archivnutzung.
Vorteile des digitalen Archivs
Rechtssichere Compliance
Entscheidungen zu Aufbewahrung und Aussonderung werden mit Richtlinienkontext und Audit-Historie erfasst.
Schneller Zugriff
Teams finden archivierte Unterlagen anhand von Metadaten, Volltext, Datum, Verantwortlichem oder Geschäftskontext.
Geringere Speicherlast
Ein kontrolliertes digitales Archiv verringert die Abhängigkeit von Papierarchiven und Altsystemen.
