Gestione delle note spese

Automatizza acquisizione delle ricevute, note spese, eccezioni di policy, approvazioni dei responsabili e prove di rimborso tracciabili.

Cos'è l'automazione della gestione delle spese?

L'automazione della gestione delle spese acquisisce ricevute, note spese, estratti conto della carta, documenti di viaggio, approvazioni, eccezioni di policy ed evidenze di pagamento in un unico flusso di lavoro governato. Contellect One aiuta i team finanziari a ridurre la revisione manuale, applicare la policy e mantenere i record delle spese ricercabili per audit e chiusura.

Ricevuteacquisite, classificate e collegate le evidenze di spesa alle note spese
Politicainstradate eccezioni, prove mancanti, approvazioni e attività di revisione
Verificaconservate record di spesa completi, decisioni ed evidenze di pagamento

Progettato per i team finanziari e delle spese dei dipendenti

I flussi di lavoro delle spese coinvolgono dipendenti, manager, controllo finanziario e team di audit, quindi ogni documento a supporto deve restare tracciabile.

01

Dipendenti

Inviate ricevute, documenti di viaggio, note spese e file a supporto tramite flussi di lavoro guidati.

02

Manager

Rivedete le spese, approvate le eccezioni e visualizzate le evidenze richieste prima del pagamento.

03

Team finanziari

Validate documenti di policy, fiscali, di codifica, rimborso, carta e a supporto del pagamento.

04

Team di audit

Recuperate rapidamente note spese, ricevute, approvazioni, note sulle eccezioni e record di pagamento.

Flusso di lavoro in evidenza

Flusso di lavoro dalla ricevuta al rimborso

Acquisite le evidenze di spesa, estraete i campi chiave, validate la policy, instradate le approvazioni e conservate i record di pagamento per l'audit.

  • Riducete lo smistamento manuale delle ricevute e il follow-up sui documenti mancanti.
  • Mantenete le note spese ricercabili, con permessi e collegate alle approvazioni.
  • Instradate rapidamente al revisore giusto le eccezioni di policy e i file incompleti.
RisultatoAccelerate il rimborso migliorando al contempo controllo finanziario e prontezza per l'audit.
01Ricevute

Acquisizione ed estrazione delle ricevute

Estraete esercente, data, importo, imposta, valuta e categoria da ricevute e PDF.

Riducete l'inserimento manuale
02Note spese

Note spese di rimborso dei dipendenti

Instradate note spese, documenti a supporto, approvazioni del manager e attività di revisione finanziaria.

Accorciate i cicli delle note spese
03Politica

Gestione delle eccezioni di policy

Segnalate prove mancanti, spese fuori policy, duplicati ed elementi di spesa ad alto rischio.

Migliorate la conformità
04Carte

Supporto documentale per carte aziendali

Collegate transazioni con carta, ricevute, estratti conto, approvazioni ed evidenze di riconciliazione.

Semplificate la riconciliazione
05Viaggi

Fascicoli di spesa per viaggi ed eventi

Organizzate itinerari, fatture, ricevute, approvazioni ed evidenze di rimborso.

Migliorate la visibilità sui viaggi
06Verifica

Evidenze di audit delle spese

Conservate record di spesa, approvazioni, eccezioni, pagamenti e cronologia di revisione.

Supportate audit più rapidi

Come funziona l'automazione delle spese

Contellect One fa avanzare i documenti di spesa attraverso acquisizione, estrazione, validazione, approvazione, rimborso e archiviazione.

1

Acquisire

Raccogliete ricevute, note spese, file di viaggio, estratti conto della carta e documenti a supporto.

2

Estrarre

Leggete campi di spesa, date, importi, imposte, fornitori, categorie e segnali di policy.

3

Approvare

Instradate revisioni, eccezioni, approvazioni del manager e controlli finanziari.

4

Conservare

Archiviate record completi con audit trail, ricerca, conservazione ed evidenze di pagamento.

Vantaggi della gestione delle spese

Rimborso più rapido

Le note spese complete passano attraverso revisione e approvazione con meno ritardi manuali.

Controllo di policy migliore

Eccezioni, prove mancanti ed evidenze duplicate sono più facili da rilevare e instradare.

Record finanziari più puliti

Ricevute, approvazioni ed evidenze di pagamento restano collegate per la chiusura e l'audit.

Guarda Contellect One in azione

Scopri come Contellect One acquisisce, governa, cerca e automatizza i documenti in un unico spazio di lavoro sicuro e adattato alla tua attività.

  • Esplora il tuo caso d'uso documentale e di processo
  • Guarda l'estrazione con IA, la ricerca e l'automazione in azione
  • Valuta le opzioni di rilascio, governance e integrazione
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Domande frequenti sulla gestione delle spese

Quali documenti fanno parte della gestione delle spese?

I flussi di lavoro delle spese possono includere ricevute, note spese di rimborso, documenti di viaggio, estratti conto della carta, approvazioni, note sulle eccezioni ed evidenze di pagamento.

L'AI può estrarre dati dalle ricevute?

Sì. L'AI può estrarre esercente, data, importo, imposta, valuta, categoria e altri campi da ricevute e documenti di spesa.

In che modo l'automazione delle spese aiuta gli audit?

Mantiene ricevute, approvazioni, eccezioni di policy, evidenze di pagamento e cronologia di revisione ricercabili e tracciabili.

Le eccezioni di spesa possono essere instradate automaticamente?

Sì. Prove mancanti, note spese duplicate, spese fuori policy ed elementi ad alto rischio possono essere instradati per la revisione.