Mitarbeitende
Reichen Belege, Reisedokumente, Anträge und Nachweise über geführte Workflows ein.
Reisekosten- und Spesenmanagement
Belegerfassung, Spesenabrechnungen, Richtlinienabweichungen, Genehmigungen, Erstattungsnachweise und prüfsichere Aufzeichnungen automatisieren.
Was ist Automatisierung des Spesenmanagements?
Die Automatisierung des Spesenmanagements erfasst Belege, Erstattungsanträge, Kartenabrechnungen, Reisedokumente, Genehmigungen, Richtlinienausnahmen und Zahlungsnachweise in einem kontrollierten Workflow. Contellect One unterstützt Finanzteams dabei, die manuelle Prüfung zu reduzieren, Richtlinien durchzusetzen und Spesenunterlagen für Audits und den Abschluss durchsuchbar zu halten.
BelegeSpesennachweise erfassen, klassifizieren und mit Anträgen verknüpfen
RichtlinieAusnahmen, fehlende Nachweise, Genehmigungen und Prüfaufgaben weiterleiten
AuditVollständige Spesenunterlagen, Entscheidungen und Zahlungsnachweise aufbewahren
Entwickelt für Finanz- und Spesenteams
Spesen-Workflows betreffen Mitarbeitende, Führungskräfte, Finanzkontrolle und Audit-Teams - jedes Belegdokument muss daher nachvollziehbar bleiben.
Führungskräfte
Prüfen Spesen, genehmigen Ausnahmen und sehen erforderliche Nachweise vor der Zahlung ein.
Finanzteams
Prüfen Richtlinien-, Steuer-, Kontierungs-, Erstattungs-, Karten- und Zahlungsnachweise.
Audit-Teams
Rufen Anträge, Belege, Genehmigungen, Ausnahmevermerke und Zahlungsunterlagen schnell ab.
Workflow von Beleg bis Erstattung
Erfassung von Spesennachweisen, Extraktion wichtiger Felder, Prüfung von Richtlinien, Weiterleitung von Genehmigungen und Aufbewahrung von Zahlungsnachweisen für Audits.
- Weniger manuelle Belegsortierung und Nachverfolgung fehlender Unterlagen.
- Spesenanträge bleiben durchsuchbar, berechtigungsgesteuert und mit Genehmigungen verknüpft.
- Richtlinienausnahmen und unvollständige Akten werden schnell an die richtige Prüfperson weitergeleitet.
ErgebnisSchnellere Erstattung bei gleichzeitig verbesserter Finanzkontrolle und Prüfsicherheit.
01Belege
Belegerfassung und -extraktion
Extrahiert Händler, Datum, Betrag, Steuer, Währung und Kategorie aus Belegen und PDFs.
Weniger manuelle Erfassung02Anträge
Erstattungsanträge von Mitarbeitenden
Leitet Anträge, Nachweise, Genehmigungen durch Führungskräfte und Prüfaufgaben der Finanzabteilung weiter.
Kürzere Bearbeitungszeiten03Richtlinie
Umgang mit Richtlinienausnahmen
Markiert fehlende Nachweise, richtlinienwidrige Ausgaben, Duplikate und risikoreiche Spesenposten.
Bessere Compliance04Karten
Belegunterstützung für Firmenkarten
Verknüpft Kartentransaktionen, Belege, Abrechnungen, Genehmigungen und Abstimmungsnachweise.
Einfachere Abstimmung05Reisen
Reise- und Veranstaltungsspesenakten
Organisiert Reisepläne, Rechnungen, Belege, Genehmigungen und Erstattungsnachweise.
Bessere Reisetransparenz06Audit
Prüfnachweise für Spesen
Bewahrt Spesenunterlagen, Genehmigungen, Ausnahmen, Zahlungen und Prüfverlauf auf.
Schnellere AuditsSo funktioniert die Spesenautomatisierung
Contellect One führt Spesendokumente durch Erfassung, Extraktion, Prüfung, Genehmigung, Erstattung und Archivierung.
Erfassen
Sammelt Belege, Anträge, Reiseunterlagen, Kartenabrechnungen und Nachweise.
Extrahieren
Liest Spesenfelder, Daten, Beträge, Steuer, Anbieter, Kategorien und Richtliniensignale aus.
Genehmigen
Leitet Prüfungen, Ausnahmen, Genehmigungen durch Führungskräfte und Finanzprüfungen weiter.
Aufbewahren
Speichert vollständige Unterlagen mit Audit-Trails, Suche, Aufbewahrung und Zahlungsnachweisen.
Vorteile des Spesenmanagements
Schnellere Erstattung
Vollständige Anträge durchlaufen Prüfung und Genehmigung mit weniger manuellen Verzögerungen.
Bessere Richtlinienkontrolle
Ausnahmen, fehlende Nachweise und doppelte Belege lassen sich leichter erkennen und weiterleiten.
Saubere Finanzunterlagen
Belege, Genehmigungen und Zahlungsnachweise bleiben für Abschluss und Audit verknüpft.
