Digitale duurzaamheid is het geheel van praktijken dat digitale archiefstukken in de loop van de tijd bruikbaar houdt, terwijl de bestandsformaten, opslagdragers, software en metadata waarvan zij afhangen buiten ondersteuning vallen.
Het bepalende kenmerk is dat duurzaamheid op toekomstige bruikbaarheid is gericht en niet op beschikbaarheid nu. Een bestand dat vandaag opengaat en over vijftien jaar niet kan worden geopend, is opgeslagen en niet duurzaam bewaard.
Duurzaamheid is geen back-up, en geen digitalisering
Deze drie worden standaard door elkaar gehaald, en elk lost een ander probleem op.
Een back-up beschermt tegen verlies. Zij herstelt de toestand van gisteren na verwijdering, beschadiging of een storing in de hardware. Haar horizon is dagen of weken, en zij bewaart het oorspronkelijke formaat getrouw, precies datgene wat onleesbaar wordt. Een back-up van dertig jaar oud van een niet-ondersteund formaat is een duurzaam bewaarde kopie van een probleem.
Digitalisering maakt een digitale kopie van iets fysieks. Zij brengt het archiefstuk in digitale vorm en verplaatst daarmee de verplichting tot duurzaam bewaren naar de digitale kopie, in plaats van haar weg te nemen. Organisaties die papieren originelen na het scannen hebben vernietigd, hebben het duurzaam bewaren van de vervanger verplicht gemaakt, omdat die nu de enige verschijningsvorm is.
Duurzaam bewaren houdt de content interpreteerbaar. Het aanvaardt dat formaten, codecs, tekencodering en weergavesoftware zullen worden verlaten, en het plant voor die overgangen.
Wat er werkelijk vergaat
Veroudering van formaten. De software die een formaat leest wordt niet meer geleverd, of nieuwe versies laten de ondersteuning voor oude bestanden vallen. Formaten die eigendom zijn van één leverancier en formaten die aan één versie gebonden zijn, falen eerder dan open, gedocumenteerde formaten.
Verval van dragers. Optische schijven, tape en harde schijven gaan allemaal achteruit, en tapeformaten worden onleesbaar wanneer de apparaten niet langer worden gemaakt. Opslagdragers zijn een verbintenis met een kortere levensduur dan de bewaartermijnen die zij moeten dragen.
Scheiding van metadata. Vaak het meest schadelijke. De bytes overleven maar de context niet: het identificatiekenmerk, de classificatie, de datum, de relatie tot andere archiefstukken. Een duurzaam bewaard bestand dat niet kan worden geïdentificeerd, is niet zinvol bewaard, en metadata die in een applicatie in plaats van naast de content wordt bewaard, gaat verloren wanneer de applicatie uit dienst wordt genomen.
Verlies van de weergaveomgeving. Sommige archiefstukken zijn alleen zinvol binnen het systeem dat ze heeft voortgebracht. Een formulier, een spreadsheet met werkende formules of een database-export kan zijn bytes behouden en zijn betekenis verliezen.
De kernpraktijken
Formaatbeleid. Voorkeursformaten voor langdurige bewaring, gekozen op openheid en documentatie en niet op gemak op het moment van aanmaak.
Fixitycontrole. Cryptografische controlesommen die bij aanlevering worden vastgelegd en volgens een schema worden geverifieerd, en dat is de manier waarop stille beschadiging wordt ontdekt terwijl er nog een goede kopie bestaat. Zonder fixity wordt beschadiging ontdekt op het moment van opvragen, en dat is het moment waarop zij van belang is en het moment waarop zij niet meer te herstellen valt.
Migratie. Content omzetten naar actuele formaten voordat de oude onleesbaar worden. Migratie gaat voor sommige contenttypen met verlies gepaard, dus wat aanvaardbaar is om te verliezen moet vooraf worden besloten in plaats van achteraf te worden ontdekt.
Emulatie. De oorspronkelijke omgeving nabouwen in plaats van het bestand om te zetten. Gebruikt waar de weergaveomgeving deel uitmaakt van het archiefstuk.
Wezenlijke eigenschappen. Een expliciete verklaring van wat een migratie moet overleven: de tekst, de opmaak, de ondertekening, de formules, de kleurgetrouwheid. Migraties zonder die verklaring worden aan niemands verwachtingen getoetst, en verliezen stilzwijgend de eigenschap die van belang was.
Waar het raakt aan bewaartermijnen en governance
Een bewaartermijn is een verbintenis tot duurzaam bewaren. Zich verbinden aan het bewaren van een archiefstuk voor twintig jaar verbindt de organisatie aan twee of drie formaatmigraties binnen dat tijdvak, en schemas voor recordsmanagement noemen zelden wie die uitvoert.
Dezelfde ontkoppeling komt naar voren in raamwerken voor information governance die lange bewaartermijnen vaststellen zonder een formaatbeleid daarachter, en in modellen voor documentlevenscyclusbeheer die migratie behandelen als een gebeurtenis in de infrastructuur in plaats van als een fase in de levenscyclus met gevolgen voor de bewijskracht.
Wat er vaak misgaat
Er wordt aangenomen dat duurzaam bewaren opslag is. Content wordt in een repository geplaatst en als afgehandeld beschouwd. Geen formaatbeleid, geen fixity, geen migratieplan, en geen eigenaar na het project dat de content heeft ingeladen.
Fixity wordt nooit geverifieerd. Controlesommen worden bij aanlevering vastgelegd en nooit opnieuw gecontroleerd, wat niets ontdekt.
Migratie wordt uitgesteld tot het formaat faalt. Op het moment dat een formaat niet meer kan worden geopend, is doorgaans ook het gereedschap om het om te zetten verdwenen.
De enige kopie zit vast in een systeem dat uit dienst gaat. Ontdekt tijdens de uitfasering, wanneer het migratiebudget al is besteed en de planning vaststaat.
Niemand is eigenaar. Duurzaam bewaren is een doorlopende verplichting en wordt doorgaans als project gefinancierd, dus het valt weg op het moment dat het project sluit.
Contellect One houdt content, metadata en audithistorie bij elkaar in plaats van in de applicatielaag, de afhankelijkheid die het eerst breekt, als onderdeel van digitale archivering.
