Digitale Langzeitarchivierung ist die Gesamtheit der Praktiken, die digitale Unterlagen dauerhaft nutzbar halten, während die Dateiformate, Speichermedien, Software und Metadaten, von denen sie abhängen, aus der Unterstützung fallen.
Das entscheidende Merkmal ist, dass Langzeitarchivierung auf künftige Nutzbarkeit zielt und nicht auf gegenwärtige Verfügbarkeit. Eine Datei, die sich heute öffnen lässt, in fünfzehn Jahren aber nicht mehr, wurde gespeichert, nicht bewahrt.
Bewahrung ist weder Backup noch Digitalisierung
Diese drei Begriffe werden regelmäßig verwechselt, dabei löst jeder ein anderes Problem.
Backup schützt vor Verlust. Es stellt nach Löschung, Beschädigung oder Hardwareausfall den Zustand von gestern wieder her. Sein Zeithorizont sind Tage oder Wochen, und es bewahrt das Originalformat originalgetreu, genau das, was am Ende unlesbar wird. Ein dreißig Jahre altes Backup eines nicht mehr unterstützten Formats ist eine bewahrte Kopie eines Problems.
Digitalisierung erstellt eine digitale Kopie von etwas Physischem. Sie überführt die Unterlage in digitale Form und verlagert damit die Bewahrungspflicht auf die digitale Kopie, statt sie aufzuheben. Unternehmen, die Papieroriginale nach dem Scannen vernichtet haben, haben die Bewahrung des digitalen Ersatzstücks damit zur Pflicht gemacht, weil dieses nun die einzige Ausprägung ist.
Langzeitarchivierung hält den Inhalt interpretierbar. Sie akzeptiert, dass Formate, Codecs, Zeichenkodierungen und Darstellungssoftware irgendwann aufgegeben werden, und plant für diese Übergänge.
Was tatsächlich verfällt
Formatveralterung. Die Software, die ein Format lesen kann, wird nicht mehr ausgeliefert, oder neue Versionen streichen die Unterstützung für alte Dateien. Proprietäre und versionsspezifische Formate versagen früher als offene, dokumentierte.
Datenträgerverfall. Optische Datenträger, Bänder und Laufwerke degradieren allesamt, und Bandformate werden unlesbar, sobald die passenden Laufwerke nicht mehr hergestellt werden. Speichermedien sind eine kürzerlebige Verpflichtung als die Aufbewahrungsfristen, die sie einhalten sollen.
Trennung von Metadaten. Häufig der schädlichste Faktor. Die Bytes überleben, der Kontext nicht: der Bezeichner, die Klassifizierung, das Datum, die Beziehung zu anderen Unterlagen. Eine bewahrte Datei, die sich nicht identifizieren lässt, ist nicht sinnvoll bewahrt, und Metadaten, die in einer Anwendung statt zusammen mit dem Inhalt gehalten werden, gehen verloren, sobald die Anwendung abgeschaltet wird.
Verlust der Darstellungsumgebung. Manche Unterlagen ergeben nur innerhalb des Systems Sinn, das sie erzeugt hat. Ein Formular, eine Tabelle mit aktiven Formeln oder ein Datenbankauszug kann seine Bytes bewahren und trotzdem seine Bedeutung verlieren.
Die zentralen Praktiken
Formatrichtlinie. Bevorzugte Formate für die Langzeitaufbewahrung, ausgewählt nach Offenheit und Dokumentation statt nach Bequemlichkeit im Moment der Erstellung.
Fixity-Prüfung. Kryptografische Prüfsummen, die bei der Aufnahme erfasst und in regelmäßigen Abständen verifiziert werden, wodurch stille Beschädigungen entdeckt werden, solange noch eine gute Kopie existiert. Ohne Fixity wird eine Beschädigung erst beim Abruf entdeckt, genau in dem Moment, in dem sie zählt, und genau in dem Moment, in dem sie nicht mehr behoben werden kann.
Migration. Die Umwandlung von Inhalten in aktuelle Formate, bevor die alten unlesbar werden. Migration ist bei manchen Inhaltstypen verlustbehaftet, weshalb im Voraus festgelegt werden muss, was verzichtbar ist, statt es hinterher festzustellen.
Emulation. Die Nachbildung der Originalumgebung statt der Umwandlung der Datei. Wird eingesetzt, wenn die Darstellungsumgebung Teil der Unterlage ist.
Wesentliche Eigenschaften. Eine ausdrückliche Festlegung dessen, was eine Migration überstehen muss: der Text, das Layout, die Signatur, die Formeln, die Farbtreue. Migrationen ohne eine solche Festlegung werden an niemandes Erwartungen gemessen und verlieren still die Eigenschaft, auf die es ankam.
Wo sie auf Aufbewahrung und Governance trifft
Eine Aufbewahrungsfrist ist eine Bewahrungsverpflichtung. Wer sich verpflichtet, eine Unterlage zwanzig Jahre lang aufzubewahren, verpflichtet sich damit auch zu zwei oder drei Formatmigrationen innerhalb dieses Zeitraums, und Records-Management-Aufbewahrungspläne benennen selten, wer diese durchführt.
Dieselbe Lücke zeigt sich in Information-Governance-Rahmenwerken, die lange Aufbewahrungsfristen festlegen, ohne dass eine Formatrichtlinie dahintersteht, und in Modellen des Dokumentenlebenszyklus-Managements, die Migration als reines Infrastrukturereignis behandeln statt als Lebenszyklusstufe mit Beweiswirkung.
Was häufig schiefgeht
Bewahrung wird mit Speicherung gleichgesetzt. Inhalte werden in ein Repository gelegt und gelten damit als erledigt. Keine Formatrichtlinie, keine Fixity-Prüfung, kein Migrationsplan, und nach Abschluss des Projekts, das sie eingespielt hat, kein Verantwortlicher mehr.
Fixity wird nie überprüft. Prüfsummen werden bei der Aufnahme erfasst und danach nie wieder kontrolliert, wodurch nichts entdeckt wird.
Migration wird aufgeschoben, bis das Format versagt. Sobald sich ein Format nicht mehr öffnen lässt, ist meist auch das Werkzeug zur Umwandlung nicht mehr verfügbar.
Die einzige Kopie steckt in einem auslaufenden System fest. Entdeckt wird das erst bei der Außerbetriebnahme, wenn das Migrationsbudget bereits ausgegeben und der Zeitplan bereits fixiert ist.
Niemand ist zuständig. Bewahrung ist eine dauerhafte Verpflichtung, wird aber meist als Projekt finanziert, weshalb sie in dem Moment endet, in dem das Projekt abgeschlossen wird.
Contellect One hält Inhalte, Metadaten und Audit-Historie zusammen statt in der Anwendungsschicht, die Abhängigkeit, die als Erstes bricht, als Teil der digitalen Archivierung.
