La conservazione digitale è l’insieme delle pratiche che mantengono utilizzabili nel tempo i documenti archivistici digitali, mentre i formati di file, i supporti di memorizzazione, i software e i metadati da cui dipendono cessano di essere supportati.
La caratteristica distintiva è che la conservazione ha come obiettivo l’utilizzabilità futura e non la disponibilità presente. Un file che si apre oggi e non potrà essere aperto tra quindici anni è stato archiviato, non conservato.
La conservazione non è il backup, e non è la digitalizzazione
Questi tre concetti vengono regolarmente confusi, e ciascuno risolve un problema diverso.
Il backup protegge dalla perdita. Ripristina lo stato del giorno precedente dopo una cancellazione, un danneggiamento o un guasto hardware. Il suo orizzonte è di giorni o settimane e conserva fedelmente il formato originale, che è esattamente la cosa destinata a diventare illeggibile. Un backup di trent’anni di un formato non più supportato è una copia conservata di un problema.
La digitalizzazione crea una copia digitale di qualcosa di fisico. Porta il documento in forma digitale e, così facendo, sposta l’obbligo di conservazione sulla copia digitale, senza eliminarlo. Le organizzazioni che hanno distrutto gli originali cartacei dopo la scansione hanno reso obbligatoria la conservazione del surrogato, perché ora è l’unica manifestazione esistente.
La conservazione mantiene il contenuto interpretabile. Accetta il fatto che formati, codec, codifiche dei caratteri e software di visualizzazione verranno abbandonati, e pianifica le transizioni.
Che cosa si degrada realmente
Obsolescenza dei formati. Il software che legge un formato non viene più distribuito, oppure le nuove versioni abbandonano il supporto ai file più vecchi. I formati proprietari e legati a una versione specifica vengono meno prima di quelli aperti e documentati.
Degrado dei supporti. Dischi ottici, nastri e unità si deteriorano tutti, e i formati su nastro diventano illeggibili quando le unità di lettura non vengono più prodotte. I supporti di memorizzazione sono un impegno di durata più breve dei periodi di conservazione che sono chiamati a coprire.
Separazione dei metadati. Spesso il danno più grave. I byte sopravvivono ma il contesto no: l’identificativo, la classificazione, la data, la relazione con altri documenti archivistici. Un file conservato che non può essere identificato non è conservato in modo utile, e i metadati custoditi in un’applicazione anziché insieme al contenuto vanno perduti quando l’applicazione viene dismessa.
Perdita dell’ambiente di visualizzazione. Alcuni documenti archivistici hanno significato solo all’interno del sistema che li ha prodotti. Un modulo, un foglio di calcolo con formule attive o un’estrazione da una base di dati possono conservare i propri byte e perdere il proprio significato.
Le pratiche fondamentali
Politica dei formati. Formati preferiti per la conservazione a lungo termine, scelti per apertura e documentazione anziché per comodità nel momento della creazione.
Verifica di integrità (fixity). Checksum crittografici registrati all’acquisizione e verificati con una cadenza definita: è così che il danneggiamento silenzioso viene rilevato mentre esiste ancora una copia integra. Senza verifica di integrità, il danneggiamento si scopre nel momento del recupero, che è il momento in cui conta e il momento in cui non è più riparabile.
Migrazione. Convertire i contenuti nei formati correnti prima che quelli vecchi diventino illeggibili. La migrazione comporta perdite per alcuni tipi di contenuto, quindi va deciso in anticipo che cosa è accettabile perdere, anziché scoprirlo in seguito.
Emulazione. Riprodurre l’ambiente originale anziché convertire il file. Si utilizza là dove l’ambiente di visualizzazione fa parte del documento archivistico.
Proprietà significative. Una dichiarazione esplicita di ciò che deve sopravvivere a una migrazione: il testo, l’impaginazione, la firma, le formule, la fedeltà del colore. Le migrazioni prive di questa dichiarazione non vengono valutate rispetto alle aspettative di nessuno, e perdono silenziosamente proprio la proprietà che contava.
Dove incontra i periodi di conservazione e la governance
Un periodo di conservazione è un impegno di conservazione nel tempo. Impegnarsi a mantenere un documento archivistico per venti anni impegna l’organizzazione a due o tre migrazioni di formato entro quella finestra, e i piani di gestione dei documenti archivistici raramente indicano chi le esegue.
Lo stesso scollamento si presenta nei framework di governance delle informazioni che fissano periodi di conservazione lunghi senza una politica dei formati alle spalle, e nei modelli di gestione del ciclo di vita dei documenti che trattano la migrazione come un evento infrastrutturale anziché come una fase del ciclo di vita con conseguenze sul piano probatorio.
Gli errori più comuni
Si presume che conservare equivalga ad archiviare. I contenuti vengono collocati in un repository e la questione si considera risolta. Nessuna politica dei formati, nessuna verifica di integrità, nessun piano di migrazione e nessun responsabile dopo la chiusura del progetto che li ha caricati.
L’integrità non viene mai verificata. I checksum sono registrati all’acquisizione e non vengono più controllati, il che non rileva nulla.
La migrazione viene rinviata fino al momento in cui il formato non funziona più. Quando un formato non può più essere aperto, di norma sono scomparsi anche gli strumenti per convertirlo.
L’unica copia è intrappolata in un sistema in dismissione. Lo si scopre durante la dismissione, quando il budget per la migrazione è già stato speso e le tempistiche sono fissate.
Nessuno se ne assume la responsabilità. La conservazione è un obbligo permanente e viene di solito finanziata come un progetto, quindi decade nel momento in cui il progetto si chiude.
Contellect One mantiene contenuti, metadati e cronologia di audit insieme, anziché nel livello applicativo, che è la dipendenza che viene meno per prima, nell’ambito dell’archiviazione digitale.
