Informativa sulla privacy

Ultimo aggiornamento: 8 luglio 2026

La presente Informativa sulla privacy descrive le modalità con cui Contellect Technologies Inc. (“Contellect”, “noi” o “nostro”) raccoglie, utilizza, condivide, protegge e conserva le informazioni in relazione ai nostri siti web, eventi, comunicazioni, servizi di assistenza e alla piattaforma Contellect One.

Contellect One è una piattaforma aziendale di gestione dei contenuti basata su AI per elaborazione documentale intelligente, ricerca aziendale, retrieval-augmented generation, automazione dei flussi di lavoro, spazi di lavoro digitali e collaborazione governata. Poiché i nostri clienti utilizzano Contellect One per gestire documenti archivistici, documenti, metadati, flussi di lavoro e risultati generati con l’AI, la privacy e la governance dei dati sono elementi centrali nella progettazione e nel funzionamento della piattaforma.

La presente Informativa si applica ai dati personali che trattiamo in qualità di impresa o di titolare del trattamento. Quando trattiamo i Contenuti del Cliente per conto di un cliente aziendale, agiamo in genere come fornitore di servizi o responsabile del trattamento, secondo le istruzioni del cliente e le condizioni applicabili in materia di trattamento dei dati.

1. Ambito di applicazione della presente Informativa

La presente Informativa si applica a:

• Visitatori di contellect.com e dei siti web collegati.
• Persone che richiedono una demo, ci contattano, si iscrivono alle nostre comunicazioni, partecipano a eventi o interagiscono con i nostri team commerciali e di assistenza.
• Utenti autorizzati, amministratori e referenti aziendali associati agli account Contellect One.
• Dati personali trattati nell’ambito di assistenza, implementazione, formazione, fatturazione, sicurezza e amministrazione degli account.

La presente Informativa non sostituisce i contratti con i clienti, gli accordi sul trattamento dei dati, i moduli d’ordine o le informative sulla privacy emesse dai nostri clienti aziendali verso i propri dipendenti, collaboratori, cittadini, pazienti, fornitori, partner o altri utenti finali.

2. Informazioni che raccogliamo

Possiamo raccogliere informazioni direttamente dall’interessato, dalla sua organizzazione, dall’utilizzo dei nostri Servizi, dalle integrazioni configurate dalla sua organizzazione e da fonti terze attendibili.

Le informazioni che raccogliamo possono comprendere:

• Dati di contatto, quali nome, indirizzo e-mail aziendale, numero di telefono, azienda, qualifica professionale, paese e indirizzo aziendale.
• Dati dell’account, quali nome utente, ruolo, organizzazione, autorizzazioni, stato di autenticazione e impostazioni dell’amministratore.
• Dati commerciali, quali richieste di demo, dettagli dell’abbonamento, cronologia degli acquisti, referenti per la fatturazione, piani di assistenza e preferenze di comunicazione.
• Dati di utilizzo, quali pagine visitate, funzionalità del prodotto utilizzate, query di ricerca, attività nei flussi di lavoro, attività API, informazioni sul dispositivo, tipo di browser, indirizzo IP, marche temporali, registri e dati diagnostici.
• Dati di assistenza, quali ticket di assistenza, comunicazioni via chat o e-mail, file per la risoluzione dei problemi, schermate, dettagli di configurazione e note di implementazione.
• Dati relativi a eventi e marketing, quali iscrizioni a webinar, interazioni con le campagne, preferenze di consenso e note delle riunioni.

Informazioni raccolte automaticamente quando ci contattate. Quando inviate il nostro modulo di contatto o richiedete una demo, oltre ai dati che inserite (quali nome, e-mail, azienda, telefono e messaggio) registriamo automaticamente informazioni tecniche e contestuali relative a tale invio, per consentirci di rispondere, prevenire abusi e comprendere come ci raggiungono le richieste. Ciò comprende il vostro indirizzo IP e la posizione approssimativa (paese e città) da esso derivata; il browser, il sistema operativo e il tipo di dispositivo; il fuso orario; la pagina dalla quale avete effettuato l’invio e la pagina dalla quale siete entrati per la prima volta nel nostro sito; il sito web che vi ha indirizzati; ed eventuali parametri di campagna (quali i tag UTM) presenti nel link che avete seguito. Queste informazioni ci vengono trasmesse via e-mail per gestire la vostra richiesta e non vengono utilizzate per creare profili pubblicitari. Per proteggere questi moduli da spam e abusi utilizziamo un campo antispam nascosto e Google reCAPTCHA, soggetto all’Informativa sulla privacy e ai Termini di servizio di Google.

3. Contenuti del Cliente e dati della piattaforma

Per “Contenuti del Cliente” si intendono documenti, file, documenti archivistici, prompt, query, metadati, campi estratti, configurazioni dei flussi di lavoro, approvazioni, commenti, tracce di audit, indici di ricerca e altri contenuti inviati a Contellect One o trattati tramite la piattaforma dal cliente o per suo conto.

I Contenuti del Cliente appartengono al cliente. Trattiamo i Contenuti del Cliente per fornire, proteggere, supportare, mantenere e migliorare i Servizi, nonché in conformità alle istruzioni, ai contratti e alle configurazioni del cliente.

In funzione della configurazione di Contellect One scelta dal cliente, i Contenuti del Cliente possono comprendere dati personali, documenti aziendali riservati, documenti soggetti a regolamentazione, documenti di identità, fascicoli del personale, documentazione sanitaria, documenti finanziari, documenti dei fornitori, contratti, atti pubblici o altri materiali sensibili. I clienti sono responsabili di stabilire quali contenuti sia opportuno trattare tramite la piattaforma e di configurare gli accessi, la conservazione, le approvazioni e le regole di governance.

4. Trattamento tramite AI e utilizzo dei modelli

Contellect One può utilizzare AI, apprendimento automatico, riconoscimento ottico dei caratteri, elaborazione del linguaggio naturale, sistemi di recupero, modelli di estrazione e strumenti di flusso di lavoro agentico per classificare i contenuti, estrarre dati, generare sintesi, rispondere a domande, suggerire azioni nei flussi di lavoro o supportare la ricerca aziendale.

Trattiamo prompt AI, query, contenuti recuperati, metadati, Risultati AI e registri correlati nella misura necessaria a fornire e proteggere i Servizi, risolvere problemi, applicare i limiti di utilizzo, supportare le configurazioni dei clienti, migliorare l’affidabilità e adempiere agli obblighi contrattuali.

Salvo diverso accordo scritto, Contellect non utilizza i Contenuti del Cliente per addestrare modelli di base destinati ad altri clienti. Possiamo utilizzare dati tecnici e di utilizzo aggregati, anonimizzati o deidentificati per migliorare prestazioni, sicurezza, qualità e assistenza del prodotto, a condizione che non identifichino un cliente né rivelino Contenuti del Cliente.

I Risultati AI possono contenere dati personali se i Contenuti del Cliente sottostanti, i prompt, le fonti di recupero o i flussi di lavoro includono dati personali. I clienti sono invitati a verificare le configurazioni AI, le autorizzazioni, gli ambiti di recupero e i flussi di lavoro di revisione umana per garantire un utilizzo appropriato dei Risultati AI.

5. Come utilizziamo le informazioni

Utilizziamo le informazioni per finalità aziendali e operative, tra cui:

• Fornire, gestire, proteggere, amministrare e supportare Contellect One e i servizi correlati.
• Creare e gestire account, utenti, ruoli, autorizzazioni, spazi di lavoro, integrazioni e abbonamenti.
• Rispondere a richieste di informazioni, richieste di demo, ticket di assistenza, domande sulla fatturazione e richieste di natura legale.
• Configurare, risolvere problemi, mantenere, monitorare e migliorare prestazioni, affidabilità e sicurezza della piattaforma.
• Trattare documenti, metadati, flussi di lavoro, ricerche, prompt, Risultati AI e integrazioni secondo la configurazione scelta dai clienti.
• Inviare messaggi di servizio, avvisi di sicurezza, aggiornamenti di prodotto, materiali formativi, inviti a eventi e comunicazioni di marketing ove consentito.
• Analizzare l’utilizzo del sito web e del prodotto per comprendere la domanda, migliorare l’esperienza d’uso e sviluppare nuove funzionalità.
• Rilevare, prevenire, indagare e rispondere a frodi, usi impropri, incidenti di sicurezza, accessi non autorizzati, violazioni delle politiche e contestazioni legali.
• Adempiere a leggi, regolamenti, contratti, obblighi di audit e richieste vincolanti di autorità governative o giudiziarie.

6. Come condividiamo le informazioni

Non vendiamo dati personali. Possiamo condividere informazioni nei seguenti casi:

• Con fornitori di servizi che ci assistono nell’hosting, nella protezione, nella gestione, nell’assistenza, nell’analisi, nella comunicazione, nella fatturazione e nel miglioramento dei Servizi.
• Con fornitori di integrazioni o applicazioni di terze parti, quando un cliente o un amministratore configura un’integrazione.
• Con consulenti professionali, revisori, assicuratori, legali e istituti finanziari, ove necessario per le attività aziendali.
• Con società affiliate, collaboratori e personale che necessitano di accesso per svolgere attività per Contellect.
• Con autorità di pubblica sicurezza, tribunali, autorità di regolamentazione o enti governativi, quando ciò sia previsto dalla legge o necessario per tutelare diritti, incolumità, sicurezza o integrità dei Servizi.
• Nel contesto di una fusione, acquisizione, operazione di finanziamento, operazione societaria, ristrutturazione o cessione di beni, con adeguate garanzie di riservatezza e protezione dei dati.
• Con gli amministratori del cliente o il personale autorizzato che controlla il relativo account, spazio di lavoro o ambiente aziendale.

Quando ci avvaliamo di fornitori di servizi, richiediamo impegni contrattuali che li obblighino a proteggere le informazioni e a utilizzarle esclusivamente per i servizi che forniscono a Contellect.

7. Condivisione controllata dal cliente

I clienti e i loro amministratori controllano numerosi aspetti della condivisione all’interno di Contellect One, tra cui inviti agli utenti, autorizzazioni di accesso, collaborazione esterna, visibilità dei repository, instradamento dei flussi di lavoro, accesso alle API, politiche di conservazione e impostazioni delle integrazioni.

Se l’accesso a Contellect One vi viene fornito dal vostro datore di lavoro o da un’altra organizzazione, tale organizzazione potrebbe essere in grado di accedere ai dati del vostro account, ai registri di attività, ai file, ai commenti, alle azioni nei flussi di lavoro, alla cronologia delle ricerche, ai prompt, ai Risultati AI e ad altri contenuti associati al proprio ambiente.

8. Cookie e tecnologie analoghe

Utilizziamo cookie, pixel, archiviazione locale, strumenti di analisi e tecnologie analoghe per far funzionare i nostri siti web, memorizzare le preferenze, analizzare il traffico, migliorare le prestazioni, supportare la sicurezza e misurare le campagne.

I cookie possono raccogliere informazioni sul dispositivo, informazioni sul browser, indirizzo IP, pagine di provenienza, pagine visualizzate, tempo di permanenza e interazioni con i nostri siti web. Potete gestire i cookie tramite le impostazioni del browser o gli strumenti di preferenza disponibili. Il blocco di alcuni cookie può compromettere il funzionamento del sito web.

Possiamo avvalerci di partner di analisi e pubblicità per comprendere l’utilizzo del sito web e migliorare le nostre attività di comunicazione. Tali partner possono trattare le informazioni secondo le proprie informative sulla privacy, laddove agiscano in modo autonomo.

9. Sicurezza

Adottiamo misure di salvaguardia amministrative, tecniche e organizzative concepite per proteggere le informazioni, tra cui controlli per la gestione degli accessi, la cifratura, la registrazione, il monitoraggio, il backup, la gestione delle vulnerabilità e le pratiche di sviluppo sicuro.

Nessuna misura di sicurezza può garantire una protezione assoluta. I clienti restano responsabili della configurazione di autorizzazioni, provider di identità, integrazioni, politiche di accesso, impostazioni di conservazione, sicurezza degli endpoint e pratiche degli utenti interni, in modo coerente con il proprio profilo di rischio e con gli obblighi normativi applicabili.

Se ritenete che il vostro account o le vostre informazioni siano stati compromessi, contattateci tempestivamente all’indirizzo privacy@contellect.com oppure rivolgetevi all’amministratore della vostra organizzazione.

10. Conservazione dei dati

Conserviamo le informazioni per il tempo ragionevolmente necessario a fornire i Servizi, perseguire le finalità descritte nella presente Informativa, adempiere a obblighi legali e contrattuali, risolvere controversie, far valere i contratti, mantenere la sicurezza e sostenere le attività aziendali.

La conservazione dei Contenuti del Cliente è generalmente disciplinata dal contratto applicabile con il cliente, dalla configurazione della piattaforma, dalle impostazioni di conservazione, dalle richieste di cancellazione e dalle condizioni sul trattamento dei dati. Dopo la cessazione o la scadenza dell’account, i Contenuti del Cliente possono essere conservati, esportati, cancellati o archiviati secondo il contratto applicabile e le procedure operative.

11. Trasferimenti internazionali di dati

Contellect collabora con clienti e fornitori di servizi in più regioni. Le informazioni possono essere trattate negli Stati Uniti e in altri paesi in cui operano Contellect, le sue affiliate, il suo personale o i suoi fornitori di servizi.

Ove richiesto, adottiamo garanzie adeguate per i trasferimenti internazionali, quali impegni contrattuali, condizioni sul trattamento dei dati, soluzioni di hosting regionale ove disponibili e altri meccanismi di trasferimento previsti dalla legge.

12. Scelte e diritti in materia di privacy

In funzione del paese in cui vi trovate e del vostro rapporto con Contellect, potete avere il diritto di accedere, rettificare, cancellare, limitare, opporvi al trattamento o ricevere una copia di determinati dati personali. Potete inoltre avere il diritto di revocare il consenso o di rinunciare a determinate comunicazioni di marketing.

Per esercitare i diritti in materia di privacy, scrivete a privacy@contellect.com. Prima di rispondere potremmo dover verificare la vostra identità e il vostro rapporto con l’account o l’organizzazione di riferimento.

Se le vostre informazioni sono trattate da Contellect per conto di uno dei nostri clienti aziendali, potremmo inoltrare la vostra richiesta a tale cliente, in quanto è il cliente a controllare i dati e l’ambiente dell’account di riferimento.

13. Comunicazioni di marketing

Potete rinunciare alle e-mail di marketing utilizzando il link di disiscrizione presente nel messaggio oppure contattandoci. Anche in caso di rinuncia alle comunicazioni di marketing, potremo comunque inviarvi messaggi di servizio, di sicurezza, transazionali, legali o amministrativi.

14. Privacy dei minori

I Servizi sono destinati a un utilizzo aziendale e organizzativo e non sono rivolti ai minori. Non raccogliamo consapevolmente dati personali di minori tramite i nostri siti web o Servizi. Se ritenete che un minore ci abbia fornito dati personali, scrivete a privacy@contellect.com.

15. Modifiche alla presente Informativa

Possiamo aggiornare periodicamente la presente Informativa sulla privacy. In caso di modifiche sostanziali, ne daremo comunicazione pubblicando l’Informativa aggiornata, aggiornando la data di “Ultimo aggiornamento”, inviando un avviso tramite i Servizi o adottando un altro metodo ragionevole.

16. Contatti

Per domande, richieste o segnalazioni relative alla presente Informativa sulla privacy o alle pratiche di Contellect in materia di privacy, contattate:

• E-mail: privacy@contellect.com
• Società: Contellect Technologies Inc.
• Indirizzo: Houston, Texas, USA