Conformità e documenti archivistici

Governare i documenti di conformità, i piani di conservazione, le politiche, le prove di audit, i documenti regolamentari, i blocchi per finalità legali e i documenti aziendali riservati in un unico spazio di lavoro controllato.

Automazione della gestione dei documenti archivistici, conservazione, prove di audit, controllo delle politiche e flussi regolamentati sicuri.

Intelligenza dei contenuti di governance

Che cosa sono la conformità e la gestione dei documenti archivistici?

La conformità e la gestione dei documenti archivistici consistono nell'acquisizione, classificazione, conservazione, ricerca, accesso, audit ed eliminazione controllati dei documenti aziendali soggetti a regolamentazione. Contellect One aiuta i team di governance a gestire politiche, prove di audit, presentazioni agli enti regolatori, blocchi per finalità legali, approvazioni, piani di conservazione e documenti riservati con intelligenza documentale basata su AI e flussi di lavoro tracciabili.

GRCcontrollo delle politiche, documenti di conformità, prove di audit, file regolamentari e approvazioni
Documenti archivisticiclassificazione, piani di conservazione, supporto alla destinazione finale, blocchi per finalità legali e archivi
Auditregistri degli accessi, tracce immutabili, cronologia delle versioni, raccolte di prove e ricerca sicura

Progettato per i team di governance, rischio e conformità

Contellect One offre ai team di conformità, gestione dei documenti archivistici e audit e ai responsabili di business un unico livello di contenuti governato per politiche, prove, documenti regolamentati e flussi di lavoro con responsabilità definite.

01

Team di conformità

Organizzare file regolamentari, raccolte di prove, approvazioni, attestazioni e documenti di rendicontazione.

02

Responsabili degli archivi

Applicare metadati, regole di conservazione, supporto alla destinazione finale, archivi e ricerca controllata.

03

Audit interno

Recuperare rapidamente politiche, approvazioni, tracce degli accessi, eccezioni e prove di supporto.

04

Responsabili del rischio

Monitorare le attività di conformità, i documenti di controllo, i file di rimedio e le revisioni con responsabilità definite.

01Prove

Gestione delle prove di audit

Centralizzare documenti di controllo, approvazioni, report, attestazioni, corrispondenza e file di supporto per gli audit.

Accelerare la risposta agli audit
02Conservazione

Conservazione e ciclo di vita dei documenti archivistici

Applicare metadati, piani di conservazione, regole di archiviazione, supporto alla destinazione finale e flussi di revisione ai documenti aziendali.

Ridurre il rischio archivistico
03Politiche

Controllo di politiche e procedure

Gestire le versioni delle politiche, le approvazioni, le conferme di presa visione, le eccezioni, le prove di supporto e la pubblicazione controllata.

Migliorare la governance delle politiche
04Normativa

Flussi di lavoro per i documenti regolamentari

Organizzare presentazioni, corrispondenza con gli enti regolatori, file di ispezione, piani di azione, approvazioni e prove di risposta.

Rafforzare la prontezza normativa
05Accessi

Accesso sicuro e tracce di audit

Controllare i documenti riservati con autorizzazioni, accessi basati sui ruoli, registri delle attività, cronologia delle versioni e controlli sulla ricerca.

Proteggere i documenti riservati
06Blocco legale

Blocco per finalità legali e documenti di indagine

Preservare i documenti rilevanti, i file di indagine, le prove, le comunicazioni, le approvazioni e la documentazione dei blocchi per finalità legali.

Supportare archivi documentabili

Come funziona l'automazione dei documenti di governance

Contellect One supporta i contenuti di governance dall'acquisizione fino alla classificazione, alla conservazione, all'instradamento, alle tracce di audit e all'accesso sicuro ai documenti archivistici.

1

Acquisire

Raccogliere politiche, prove, file regolamentari, approvazioni, verbali di ispezione, attestazioni e corrispondenza.

2

Classificare

Utilizzare AI e regole sui metadati per individuare il tipo di documento, il responsabile, il livello di rischio, la classe di conservazione e le informazioni mancanti.

3

Instradare

Assegnare ai team responsabili le revisioni, le eccezioni, le approvazioni, le attività di rimedio e le richieste di prove.

4

Governare

Applicare autorizzazioni, tracce di audit, piani di conservazione, blocchi per finalità legali, controlli di archiviazione e recupero sicuro.

Perché i team di governance scelgono Contellect One

Preparazione degli audit più rapida

Ridurre il sollecito manuale delle prove e la raccolta dispersa dei documenti.

Ciclo di vita dei documenti controllato

Classificare, conservare, portare in archivio e recuperare i documenti archivistici con una disciplina di governance più solida.

Controllo degli accessi più solido

Proteggere i documenti riservati con autorizzazioni, registri e ricerca controllata.

Migliore responsabilità sulle politiche

Monitorare versioni, approvazioni, conferme di presa visione, eccezioni e prove.

Rischio di conformità ridotto

Mantenere i documenti regolamentati completi, tracciabili e collegati ai responsabili.

Archivi documentabili

Supportare la conservazione, i blocchi per finalità legali, le revisioni sulla destinazione finale e il recupero delle prove a lungo termine.

Guarda Contellect One in azione

Scopri come Contellect One acquisisce, governa, cerca e automatizza i documenti in un unico spazio di lavoro sicuro e adattato alla tua attività.

  • Esplora il tuo caso d'uso documentale e di processo
  • Guarda l'estrazione con IA, la ricerca e l'automazione in azione
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Domande frequenti su governance e documenti archivistici

Che cos'è la gestione dei documenti archivistici?

La gestione dei documenti archivistici governa il modo in cui i documenti aziendali vengono classificati, archiviati, conservati, resi accessibili, sottoposti ad audit, portati in archivio e avviati alla destinazione finale nel corso del loro ciclo di vita.

In che modo Contellect One supporta la conformità?

Aiuta i team a organizzare politiche, documenti regolamentari, file di evidenza, approvazioni, piani di conservazione, registri degli accessi e tracce di audit in un unico spazio di lavoro governato.

È possibile applicare regole di conservazione?

Sì. I documenti archivistici possono essere classificati con metadati e regole di conservazione, così i team possono gestire le revisioni del ciclo di vita, gli archivi e il supporto alla destinazione finale.

Aiuta con le prove di audit?

Sì. Prove di audit, documenti di controllo, approvazioni, report, attestazioni e file di supporto possono essere archiviati, ricercati e recuperati rapidamente.

I documenti riservati possono essere protetti?

Sì. Contellect One supporta accessi basati sui ruoli, ricerca con autorizzazioni controllate, cronologia delle versioni, tracce di audit e accesso controllato ai documenti di conformità riservati.