Gestione documentale e dei contenuti

Acquisisci, organizza, proteggi e automatizza i documenti della tua organizzazione con una piattaforma di gestione documentale basata su AI.

Un sistema DMS ed ECM basato su AI per acquisire, classificare, proteggere e automatizzare i documenti aziendali.

Cos'è la gestione documentale e dei contenuti in Contellect One?

La gestione documentale e dei contenuti è l'acquisizione, classificazione, archiviazione, ricerca, flusso di lavoro, conservazione e dismissione sicura governate dei contenuti aziendali. Contellect One combina DMS, ECM, metadati, classificazione AI, permessi, audit trail e automazione dei processi, così i team possono controllare i documenti dall'acquisizione all'archiviazione senza unità condivise disperse o cartelle e-mail.

Unospazio di lavoro governato per documenti, metadati, flussi di lavoro e record
AIclassificazione ed estrazione riducono l'archiviazione manuale in fase di acquisizione
Pronto per l'auditpermessi, cronologia delle versioni e policy di conservazione restano visibili

Progettato per ogni proprietario di contenuti

Un moderno sistema di gestione documentale deve servire team di business, team dei record, IT e conformità senza costringere ogni gruppo in repository separati.

01

Team operativi

Acquisite moduli, corrispondenza, approvazioni e file a supporto in flussi di lavoro ripetibili.

02

Responsabili dei record

Applicate conservazione, blocco legale, metadati e controlli di dismissione lungo il ciclo di vita dei contenuti.

03

Team di conformità

Tracciate accessi, modifiche, approvazioni ed eccezioni di policy con piena visibilità di audit.

04

Knowledge worker

Trovate rapidamente l'ultimo documento approvato usando ricerca semantica e filtri strutturati.

Flusso di lavoro in evidenza

Controllo documentale aziendale

Acquisite contenuti da portali, e-mail, scanner e sistemi aziendali, classificateli automaticamente, assegnate i metadati e instradateli al team giusto.

  • Sostituite la proliferazione delle unità condivise con spazi di lavoro digitali governati.
  • Mantenete collegati versioni, approvazioni, conservazione e controlli di accesso.
  • Rendete ogni documento ricercabile per tipo, cliente, fornitore, data e processo.
RisultatoCreate una base di contenuti sicura e ricercabile per automazione, conformità e AI.
01Acquisizione

Acquisizione documentale multicanale

Acquisite documenti da scanner, e-mail, portali, caricamenti mobili e applicazioni connesse.

Riducete il lavoro di caricamento manuale
02Classificazione

Classificazione AI dei documenti

Identificate tipo di documento, reparto, responsabile, processo e sensibilità al momento dell'acquisizione.

Migliorate l'accuratezza dell'archiviazione
03Governance

Controllo delle versioni e degli accessi

Controllate chi può visualizzare, modificare, approvare, esportare o archiviare i documenti con cronologia completa.

Rafforzate la governance dei contenuti
04Flusso di lavoro

Instradamento per revisione e approvazione

Fate avanzare contratti, policy, moduli e record attraverso percorsi di approvazione standard con visibilità sugli SLA.

Accelerate i tempi di ciclo
05Ricerca

Metadati e ricerca semantica

Recuperate i contenuti per significato, contesto di business, metadati e testo completo senza cercare tra le cartelle.

Riducete i tempi di ricerca
06Archiviazione

Conservazione e dismissione

Applicate regole del ciclo di vita, blocco legale, revisione della dismissione ed evidenze pronte per l'audit.

Riducete il rischio di conformità

Come Contellect One modernizza la gestione documentale

Il percorso di implementazione inizia con i contenuti che i vostri team già usano, poi aggiunge struttura, governance, automazione e ricerca pronta per l'AI.

1

Mappare i contenuti

Identificate tipi di documento, responsabili, repository, esigenze di conservazione e processi ad alto volume.

2

Definire i metadati

Create tassonomie, permessi, classi di documento e campi richiesti per un recupero affidabile.

3

Automatizzare l'acquisizione

Collegate i canali di acquisizione e instradate i documenti attraverso classificazione, estrazione e validazione.

4

Governare il ciclo di vita

Applicate fin dal primo giorno controlli di accesso, audit, versione, conservazione, archiviazione e dismissione.

Perché le aziende scelgono Contellect One per la gestione documentale

Recupero più rapido

I team trovano i documenti governati tramite ricerca invece di navigare tra cartelle o chiedere ai colleghi.

Rischio operativo più basso

I contenuti sensibili sono protetti da permessi, audit trail, regole di conservazione e controlli di policy.

Contenuti pronti per l'automazione

Metadati strutturati e classi di documento pulite creano la base per flussi di lavoro e AI.

Guarda Contellect One in azione

Scopri come Contellect One acquisisce, governa, cerca e automatizza i documenti in un unico spazio di lavoro sicuro e adattato alla tua attività.

  • Esplora il tuo caso d'uso documentale e di processo
  • Guarda l'estrazione con IA, la ricerca e l'automazione in azione
  • Valuta le opzioni di rilascio, governance e integrazione
Richiedi una demoScopri la piattaforma

Domande frequenti sulla gestione documentale e dei contenuti

La gestione documentale e dei contenuti è la stessa cosa dell'archiviazione file?

No. L'archiviazione file conserva i file, mentre la gestione documentale e dei contenuti aggiunge metadati, permessi, controllo delle versioni, flusso di lavoro, ricerca, audit trail, conservazione e governance del ciclo di vita.

Contellect One può gestire documenti cartacei scansionati?

Sì. Contellect One può acquisire documenti scansionati, estrarre testo con OCR, classificare i file e applicare metadati ricercabili.

In che modo l'AI migliora la gestione documentale?

L'AI aiuta a classificare i documenti, estrarre i campi chiave, rilevare il contesto, migliorare la pertinenza della ricerca e instradare i contenuti al flusso di lavoro corretto.

Contellect One supporta conformità e conservazione?

Sì. La piattaforma supporta controlli di accesso, cronologia di audit, piani di conservazione, blocco legale e pratiche di archiviazione difendibili.