Belge yönetim sistemi (DMS), belgeleri sıradan dosyalar olarak tutmak yerine denetimli nesneler olarak depolayan ve sürümlerini, izinlerini, saklamalarını ve geçmişlerini izleyen yazılımdır.
Paylaşımlı bir sürücüden ayrımı depolama değil denetimdir. Bir dosya sunucusu bir yolda baytlar tutar. Bir DMS ise sürüm geçmişi, erişim politikası, saklama kuralı ve kimin ona ne yaptığına dair bir kayıt taşıyan bir belge tutar.
Temel yetenekler
Sürümleme önceki durumları geri alınabilir tutar ve geçerli olanı belirler. Bu, son-v3-revize-JS adlı belgeleri üreten dosya-adı-sürüm-denetimi geleneğini ortadan kaldırır.
Giriş ve çıkış denetimi, iki kişinin eşzamanlı düzenleme yapıp bir değişiklik kümesini yitirmesini önler. Modern sistemler açık kilitlemeyi sıklıkla eşzamanlı düzenleme ve çatışma çözümüyle değiştirir, ancak temel gereksinim aynıdır.
Erişim kontrolü kimin görebileceğini, düzenleyebileceğini, onaylayabileceğini veya silebileceğini, genellikle kişileri adlandırarak değil role göre yönetir. Belge veya klasör düzeyinde izin asgari düzeydir; hassas içerik sıklıkla alan düzeyinde veya bölüm düzeyinde kısıtlama gerektirir.
Saklama bir belgeye, sonunda tasfiye edileceği veya inceleneceği bir ömür ekler. Bir DMS’in kayıt yönetimiyle kesiştiği yer burasıdır, ancak ikisi aynı şey değildir.
Arama hem üst veriyi hem tam metni kapsar. Tam metin arama içeriğin makine okunabilir olmasına bağlıdır; bu da taranmış malzeme için önce optik karakter tanımadan geçmiş olması anlamına gelir.
Denetim izi, erişimi ve değişikliği, bir denetçinin aylar sonraki sorusunu yanıtlamaya yetecek sadakatle kaydeder: bunu kim açtı, kim değiştirdi, ne zaman ve nereden.
DMS, ECM ve CSP arasındaki ilişki
Bu alandaki terminoloji iki kez kaydı ve daha eski belgeler önceki sözcükleri kullanıyor; bu nedenle soy zincirini bilmek değerlidir.
Belge yönetimi özgün kapsamdı: belgeleri depolamak ve denetlemek.
Kurumsal içerik yönetimi (ECM) bunu 2000’li yıllarda, web içeriği, kayıtlar, görüntüleme ve iş akışı dahil olmak üzere tüm içerik türlerini ve onlar üzerinde işleyen süreçleri kapsayacak biçimde genişletti. Uygulamada ECM, büyük, merkezî, tek satıcılı depoları anlatmaya başladı.
İçerik hizmetleri platformu (CSP), analist kullanımında ECM’in yerini alan terimdir. Bu kayma yalnızca sözcük dağarcığıyla ilgili değildi. Tek bir yekpare depodan uzaklaşıp, birkaç yerde tutulan içerik üzerinde işleyebilen ve API ile erişilen bir hizmetler kümesine yönelmeyi yansıtıyordu. Bkz. içerik hizmetleri platformu.
Kategoriler net biçimde ayrılabilir değildir ve satıcılar o sırada hangi etiket satıyorsa onu kullanır. Pragmatik bir okuma: DMS bir yetenek kümesini anlatır, ECM bir mimari dönemi anlatır, CSP ise güncel mimari beklentiyi anlatır.
Bir DMS’in yapmadığı şey
Bir DMS belgeleri denetler. Onları yorumlamaz. Bir faturayı doğru izinlerle ve bir saklama kuralıyla depolamak, toplamını çıkarmaz veya onu onaya yönlendirmez; bunun için akıllı belge işleme ve iş akışı otomasyonu gerekir.
Uygulamaların en sık hayal kırıklığı yarattığı yer bu sınırdır. Bir kuruluş daha az manuel iş bekleyerek bir DMS’e göç eder ve daha iyi yönetilen manuel iş edindiğini görür; çünkü yönetişim ve otomasyon farklı sorunlardır.
Yaygın olarak yanlış giden şeyler
Klasör yapısının değiştirilmeden göç ettirilmesi. Mevcut bir paylaşımlı sürücü sıradüzenini bir DMS’e taşımak, sorunlarını ek yükle birlikte yeniden üretir. Üst veriye dayalı düzenleme asıl amaçtır; klasörleri yeniden oluşturmak bunu boşa çıkarır.
Üst verinin isteğe bağlı olması. Yakalama, içeriğin girdiği noktada zorunlu kılınmazsa sonradan uygulanmaz. Seyrek üst verili bir depo, yalnızca arama yapılan bir sisteme geriler.
İzinlerin kişi başına atanması. Bireysel yetkilendirmeler, insanlar rol değiştirdikçe ve ayrıldıkça bakımı yapılamaz hâle gelir ve bir erişim incelemesinin tamamlanamamasının olağan nedenidir. Rol tabanlı atama alternatiftir.
Saklamanın yapılandırılıp hiç tetiklenmemesi. Hiçbir sürecin gereğini yapmadığı bir saklama planı, yönetişimin özünü değil görünümünü sağlar ve tasfiye edilmiş olması gereken içeriği dava sürecinde keşfedilebilir bırakır.
Aramanın taranmış içerikte çalıştığının varsayılması. Görüntü olarak yakalanan belgeler, tanıma işleminden geçene kadar tam metin aramaya görünmez; bu da göçten sonra yapılan yaygın ve istenmeyen bir keşiftir.
Contellect One bu denetimleri belge ve içerik yönetimi kapsamında sunar.
