Ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) ist Software, die Dokumente als kontrollierte Objekte speichert und ihre Versionen, Berechtigungen, Aufbewahrung und Historie nachverfolgt, statt sie als gewöhnliche Dateien zu halten.
Der Unterschied zu einem gemeinsamen Laufwerk liegt in der Kontrolle, nicht in der Speicherung. Ein Dateiserver hält Bytes unter einem Pfad. Ein DMS hält ein Dokument mit Versionshistorie, Zugriffsrichtlinie, Aufbewahrungsregel und einem Protokoll, wer was damit gemacht hat.
Kernfunktionen
Versionierung hält frühere Zustände abrufbar und kennzeichnet den aktuellen. Das beseitigt die Konvention, den Dateinamen als Versionskontrolle zu nutzen, die zu Dokumenten mit Namen wie final-v3-ueberarbeitet-JS führt.
Check-in und Check-out verhindert, dass zwei Personen gleichzeitig bearbeiten und dabei einen Satz Änderungen verlieren. Moderne Systeme ersetzen explizites Sperren häufig durch gleichzeitige Bearbeitung mit Konfliktlösung, doch die zugrunde liegende Anforderung bleibt dieselbe.
Zugriffskontrolle legt fest, wer sehen, bearbeiten, genehmigen oder löschen darf, meist nach Rolle statt nach namentlich benannten Personen. Berechtigungen auf Dokument- oder Ordnerebene sind das Minimum; sensible Inhalte brauchen häufig eine Beschränkung auf Feld- oder Abschnittsebene.
Aufbewahrung verknüpft ein Dokument mit einer Lebensdauer, nach deren Ablauf es ausgesondert oder überprüft wird. Hier trifft ein DMS auf Records Management, auch wenn beides nicht dasselbe ist.
Suche deckt sowohl Metadaten als auch Volltext ab. Volltextsuche setzt voraus, dass der Inhalt maschinenlesbar ist, was bei gescanntem Material bedeutet, dass er zuvor eine optische Zeichenerkennung durchlaufen hat.
Audit-Trail erfasst Zugriffe und Änderungen mit ausreichender Genauigkeit, um Monate später die Frage eines Prüfers zu beantworten: wer dies geöffnet hat, wer es geändert hat, wann und von wo.
Wie DMS, ECM und CSP zusammenhängen
Die Terminologie in diesem Bereich hat sich zweimal verschoben, und ältere Dokumentation verwendet die früheren Begriffe, weshalb sich die Entwicklung zu kennen lohnt.
Dokumentenmanagement war der ursprüngliche Geltungsbereich: das Speichern und Kontrollieren von Dokumenten.
Enterprise Content Management (ECM) erweiterte diesen Geltungsbereich in den 2000er-Jahren auf alle Inhaltstypen zusammen mit den darauf einwirkenden Prozessen, einschließlich Web-Inhalte, Akten, Imaging und Workflow. In der Praxis stand ECM zunehmend für große, zentralisierte Repositories eines einzigen Anbieters.
Content Services Platform (CSP) ist der Begriff, der ECM in der Terminologie der Analysten abgelöst hat. Der Wandel betraf nicht nur den Wortlaut. Er spiegelte eine Abkehr von einem einzigen monolithischen Repository hin zu einer Sammlung von Diensten wider, die über API zugänglich sind und über Inhalte an mehreren Orten hinweg arbeiten können. Siehe Content Services Platform.
Die Kategorien lassen sich nicht sauber trennen, und Anbieter verwenden jeweils die Bezeichnung, die sich gerade am besten verkauft. Eine pragmatische Lesart: DMS beschreibt eine Menge von Funktionen, ECM beschreibt eine Ära der Architektur, CSP beschreibt die aktuelle architektonische Erwartung.
Was ein DMS nicht leistet
Ein DMS kontrolliert Dokumente. Es interpretiert sie nicht. Eine Rechnung mit korrekten Berechtigungen und einer Aufbewahrungsregel zu speichern, extrahiert nicht ihren Gesamtbetrag und leitet sie nicht zur Genehmigung weiter; dafür braucht es intelligente Dokumentenverarbeitung und Workflow-Automatisierung.
An genau dieser Grenze enttäuschen Implementierungen am häufigsten. Ein Unternehmen migriert zu einem DMS in der Erwartung weniger manueller Arbeit und stellt fest, dass die manuelle Arbeit nun besser kontrolliert ist, denn Governance und Automatisierung sind unterschiedliche Probleme.
Was häufig schiefgeht
Die Ordnerstruktur wird unverändert übernommen. Eine bestehende Laufwerkshierarchie unverändert in ein DMS zu heben, reproduziert deren Probleme mit zusätzlichem Aufwand. Metadatengetriebene Strukturierung ist der eigentliche Zweck; Ordner nachzubauen untergräbt ihn.
Metadaten sind optional. Wird die Erfassung nicht bereits beim Eintritt des Inhalts erzwungen, wird sie später nicht mehr nachgeholt. Ein Repository mit spärlichen Metadaten verkommt zu einem reinen Suchsystem.
Berechtigungen werden pro Person vergeben. Individuelle Zuweisungen werden unwartbar, sobald Personen die Rolle wechseln oder das Unternehmen verlassen, und sie sind der übliche Grund, warum sich eine Zugriffsüberprüfung nicht abschließen lässt. Rollenbasierte Vergabe ist die Alternative.
Aufbewahrung ist konfiguriert, wird aber nie ausgelöst. Ein Aufbewahrungsplan, auf den kein Prozess reagiert, erzeugt den Anschein von Governance ohne deren Substanz und lässt Inhalte, die eigentlich hätten ausgesondert werden müssen, in einem Rechtsstreit auffindbar bleiben.
Es wird angenommen, dass die Suche auch bei gescannten Inhalten funktioniert. Als Bild erfasste Dokumente sind für die Volltextsuche unsichtbar, bis sie erkannt wurden, eine häufige und unwillkommene Entdeckung nach der Migration.
Contellect One stellt diese Kontrollen im Bereich Dokumenten- und Content-Management bereit.
