Digitaal personeelsdossier

Beheer personeelsgegevens veilig van indiensttreding tot uitdiensttreding, inclusief compliance en beoordelingen.

Bouw compliant en doorzoekbare digitale personeelsdossiers met contracten, beleid, opleidingsgegevens, certificeringen, beoordelingen en auditsporen.

Wat is een digitaal personeelsdossier?

Een digitaal personeelsdossier is een beveiligd medewerkersdossier met contracten, identiteitsbewijzen, belastingformulieren, beleidsstukken, beoordelingsdocumenten, opleidingsgegevens, certificeringen, disciplinaire stukken en correspondentie over de hele loopbaan. Contellect One centraliseert HR-documenten met rechten, auditsporen, bewaarregels en workflowautomatisering.

Medewerkersbeeldcontracten, beleidsstukken, beoordelingen, certificeringen en verzoeken in een dossier
Levenscyclusindiensttreding, wijzigingen, beoordelingen, verlengingen en uitdiensttreding blijven verbonden
Compliantgevoelige HR-documenten zijn van rechten voorzien en auditklaar

Gebouwd voor HR-operatie en compliance

Digitale personeelsdossiers helpen HR-teams om medewerkers snel te ondersteunen en tegelijk persoonlijke en gereguleerde gegevens te beschermen.

01

HR-operatie

Beheer onboardingpakketten, medewerkersdossiers, beleidstaken en HR-serviceverzoeken.

02

Managers

Bekijk goedgekeurde documenten over prestaties, opleiding en functie wanneer de rechten dat toestaan.

03

Complianceteams

Volg certificeringen, verlengingen, bevestigingen en gereguleerd HR-bewijs.

04

Medewerkers

Ondersteun beveiligde documentuploads, selfservice-updates en de behandeling van verzoeken.

Uitgelichte workflow

Automatisering van het medewerkersdossier

Leg arbeidsdocumenten vast, classificeer ze, koppel ze aan het juiste personeelsdossier en routeer ontbrekende of verlopende stukken.

  • Houd contracten, identiteitsbewijzen, belastingformulieren, beleid, arbeidsvoorwaarden en beoordelingen bij elkaar.
  • Volg ontbrekende, verlopen of compliancegevoelige documenten.
  • Bescherm persoonlijke HR-content met rolgebaseerde rechten en auditsporen.
ResultaatVerbeter de beleving van medewerkers en verlaag tegelijk de HR-administratie en het compliancerisico.
01Indiensttreding

Documentdossier voor nieuwe medewerkers

Verzamel aanbiedingsbrieven, contracten, identiteitsbewijzen, belastingformulieren, beleidsstukken en middelenformulieren.

Beperk vertraging op de eerste werkdag
02Dossiers

Beheer van medewerkersdossiers

Centraliseer gegevens over prestaties, beloning, functie, arbeidsvoorwaarden en correspondentie.

Vergroot het HR-inzicht
03Compliance

Opvolging van opleiding en certificering

Volg verplichte opleiding, verlengingen, verklaringen, licenties en bewijs.

Verklein compliancehiaten
04Service

Documenten bij HR-verzoeken

Beheer verzoeken van medewerkers, wijzigingen, onderliggende formulieren en goedkeuringen.

Verkort de HR-reactietijd
05Beveiligd

Gevoelige medewerkersdossiers

Beperk medische, disciplinaire, salaris- en persoonlijke documenten op basis van rol.

Bescherm de privacy
06Uitdiensttreding

Afsluiting van het dossier bij uitdiensttreding

Routeer uitdienstformulieren, inleveren van middelen, laatste goedkeuringen en bewaring van gegevens.

Sluit dossiers netjes af

Hoe u digitale personeelsdossiers opbouwt

Contellect One structureert HR-content rond de loopbaan van de medewerker, van aanname tot uitdiensttreding en bewaring.

1

Dossiertypen bepalen

Breng verplichte HR-documenten, medewerkerscategorieën, rechten en bewaarregels in kaart.

2

Documenten vastleggen

Verzamel bestanden uit HR-portalen, e-mail, e-signature, salarisadministratie en uploads van medewerkers.

3

Beoordelingen automatiseren

Routeer ontbrekende, verlopende of gevoelige documenten naar HR, managers of medewerkers.

4

Dossiers beheersen

Houd auditsporen, toegangsbeheer, zoekfunctie, archief en bewaartermijnen bij.

Voordelen van een digitaal personeelsdossier

Minder HR-administratie

Dossiers zijn eenvoudiger te vinden, bij te werken, te valideren en te routeren bij gebeurtenissen in de loopbaan.

Betere dienstverlening aan medewerkers

HR kan vragen beantwoorden en verzoeken afhandelen met volledige context.

Sterkere HR-compliance

Opleiding, certificeringen, bevestigingen en gevoelige dossiers blijven traceerbaar.

Bekijk Contellect One in actie

Bekijk hoe Contellect One documenten vastlegt, beheert, doorzoekt en automatiseert in één veilige werkomgeving die is afgestemd op uw bedrijf.

  • Verken uw toepassing voor documenten en werkprocessen
  • Zie AI-extractie, zoeken en automatisering in actie
  • Bekijk de opties voor uitrol, governance en integratie
Demo aanvragenOntdek het platform

Veelgestelde vragen over het digitale personeelsdossier

Welke documenten horen in een digitaal personeelsdossier?

Digitale personeelsdossiers kunnen contracten, identiteitsbewijzen, belastingformulieren, documenten over arbeidsvoorwaarden, beoordelingen, beleidsstukken, opleidingsgegevens, certificeringen en HR-correspondentie omvatten.

Hoe worden medewerkersdossiers beschermd?

Toegangsbeheer, auditsporen, rolgebaseerde rechten en bewaarbeleid helpen gevoelige HR-documenten te beschermen.

Kunnen digitale personeelsdossiers de indiensttreding ondersteunen?

Ja. Documenten van nieuwe medewerkers kunnen worden verzameld, gevalideerd, ter goedkeuring gerouteerd en automatisch aan het personeelsdossier worden gekoppeld.

Kunnen oude papieren HR-dossiers worden gemigreerd?

Ja. Papieren dossiers kunnen worden gedigitaliseerd, met OCR verwerkt, geclassificeerd en in digitale HR-dossiers worden ingelezen.