Fascicolo digitale del personale

Gestisci i dati del personale in sicurezza tra onboarding, servizio, conformità, valutazioni e uscita.

Crea fascicoli HR digitali conformi e ricercabili con contratti, policy, formazione, certificazioni, valutazioni e audit trail.

Cos'è un fascicolo HR digitale?

Un fascicolo HR digitale è un record sicuro del dipendente contenente contratti, documenti d'identità, moduli fiscali, policy, documenti di valutazione, record di formazione, certificazioni, record disciplinari e corrispondenza sul ciclo di vita. Contellect One centralizza i documenti HR con permessi, audit trail, regole di conservazione e automazione dei flussi di lavoro.

Vista dipendentecontratti, policy, valutazioni, certificazioni e richieste in un unico fascicolo
Ciclo di vitaonboarding, cambiamenti, valutazioni, rinnovi e offboarding restano collegati
Conformei documenti HR sensibili hanno permessi e sono pronti per l'audit

Progettato per operazioni HR e conformità

I fascicoli HR digitali aiutano i team HR a supportare rapidamente i dipendenti proteggendo al contempo i record personali e regolamentati.

01

Operazioni HR

Gestite pacchetti di onboarding, record dei dipendenti, attività di policy e richieste di servizio HR.

02

Manager

Accedete a documenti di valutazione, formazione e ruolo approvati quando i permessi lo consentono.

03

Team di conformità

Tracciate certificazioni, rinnovi, presa visione ed evidenze HR regolamentate.

04

Dipendenti

Supportate caricamento sicuro dei documenti, aggiornamenti self-service e gestione delle richieste.

Flusso di lavoro in evidenza

Automazione del record del dipendente

Acquisite i documenti di impiego, classificateli, allegateli al fascicolo del dipendente corretto e instradate i record mancanti o in scadenza.

  • Mantenete uniti contratti, documenti d'identità, moduli fiscali, policy, benefit e valutazioni.
  • Tracciate documenti mancanti, scaduti o sensibili dal punto di vista della conformità.
  • Proteggete i contenuti HR personali con permessi basati sui ruoli e audit trail.
RisultatoMigliorate l'esperienza dei dipendenti riducendo al contempo amministrazione HR e rischio di conformità.
01Inserimento

Fascicolo documentale del nuovo assunto

Raccogliete lettere di offerta, contratti, documenti d'identità, moduli fiscali, policy e moduli per le attrezzature.

Riducete i ritardi del primo giorno
02Record

Gestione del record del dipendente

Centralizzate record di valutazione, compenso, ruolo, benefit e corrispondenza.

Migliorate la visibilità HR
03Conformità

Tracciamento di formazione e certificazioni

Tracciate formazione richiesta, rinnovi, attestazioni, licenze ed evidenze.

Riducete le lacune di conformità
04Servizio

Documenti di richiesta HR

Gestite richieste dei dipendenti, cambiamenti, moduli a supporto e approvazioni.

Accorciate i tempi di risposta HR
05Sicurezza

Record sensibili dei dipendenti

Limitate per ruolo documenti medici, disciplinari, di payroll e personali.

Proteggete la privacy
06Offboarding

Chiusura del fascicolo di offboarding

Instradate moduli di uscita, restituzione delle attrezzature, approvazioni finali e conservazione dei record.

Chiudete i fascicoli in modo pulito

Come costruire fascicoli HR digitali

Contellect One struttura i contenuti HR attorno al ciclo di vita del dipendente, dall'assunzione all'offboarding e alla conservazione.

1

Definire i tipi di fascicolo

Mappate i documenti HR richiesti, le categorie di dipendenti, i permessi e le regole di conservazione.

2

Acquisire i documenti

Raccogliete i file da portali HR, e-mail, firma elettronica, payroll e caricamenti dei dipendenti.

3

Automatizzare le revisioni

Instradate a HR, manager o dipendenti i documenti mancanti, in scadenza o sensibili.

4

Governare i record

Mantenete audit trail, controlli di accesso, ricerca, archiviazione e conservazione.

Vantaggi del fascicolo HR digitale

Meno amministrazione HR

I fascicoli sono più facili da trovare, aggiornare, validare e instradare lungo gli eventi del ciclo di vita del dipendente.

Servizio ai dipendenti migliorato

HR può rispondere alle domande e risolvere le richieste con contesto completo.

Conformità HR più forte

Formazione, certificazioni, presa visione e record sensibili restano tracciabili.

Guarda Contellect One in azione

Scopri come Contellect One acquisisce, governa, cerca e automatizza i documenti in un unico spazio di lavoro sicuro e adattato alla tua attività.

  • Esplora il tuo caso d'uso documentale e di processo
  • Guarda l'estrazione con IA, la ricerca e l'automazione in azione
  • Valuta le opzioni di rilascio, governance e integrazione
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Domande frequenti sul fascicolo HR digitale

Quali documenti appartengono a un fascicolo HR digitale?

I fascicoli HR digitali possono includere contratti, documenti d'identità, moduli fiscali, documenti sui benefit, valutazioni, policy, record di formazione, certificazioni e corrispondenza HR.

Come vengono protetti i record dei dipendenti?

Controlli di accesso, audit trail, permessi basati sui ruoli e policy di conservazione aiutano a proteggere i documenti HR sensibili.

I fascicoli HR digitali possono supportare l'onboarding?

Sì. I documenti dei nuovi assunti possono essere raccolti, validati, instradati per l'approvazione e allegati automaticamente al fascicolo del dipendente.

I fascicoli HR cartacei legacy possono essere migrati?

Sì. I fascicoli cartacei possono essere digitalizzati, elaborati con OCR, classificati e importati nei record HR digitali.