Digitale Personalakte

Verwalten Sie Mitarbeiterunterlagen sicher von der Einstellung über Compliance und Beurteilungen bis zum Austritt.

Revisionssichere, durchsuchbare Personalakten mit Verträgen, Richtlinien, Schulungsnachweisen, Zertifikaten, Beurteilungen und Audit-Trail.

Was ist eine digitale Personalakte?

Eine digitale Personalakte ist eine sichere Mitarbeiterakte mit Verträgen, Ausweisdokumenten, Steuerformularen, Richtlinien, Leistungsdokumenten, Schulungsunterlagen, Zertifizierungen, Disziplinarunterlagen und Korrespondenz zum gesamten Lebenszyklus. Contellect One zentralisiert HR-Dokumente mit Berechtigungen, Audit-Trails, Aufbewahrungsregeln und Workflow-Automatisierung.

MitarbeitersichtVerträge, Richtlinien, Beurteilungen, Zertifizierungen und Anfragen in einer Akte
LebenszyklusOnboarding, Änderungen, Beurteilungen, Verlängerungen und Offboarding bleiben verbunden
Regelkonformsensible HR-Dokumente sind berechtigungsgesteuert und prüfsicher

Konzipiert für HR-Betrieb und Compliance

Digitale Personalakten unterstützen HR-Teams dabei, Mitarbeitende schnell zu betreuen und gleichzeitig persönliche und regulierte Unterlagen zu schützen.

01

HR-Betrieb

Verwaltung von Onboarding-Unterlagen, Mitarbeiterakten, Richtlinienaufgaben und HR-Serviceanfragen.

02

Führungskräfte

Zugriff auf freigegebene Leistungs-, Schulungs- und Rollendokumente, sofern die Berechtigungen dies zulassen.

03

Compliance-Teams

Nachverfolgung von Zertifizierungen, Verlängerungen, Bestätigungen und regulierten HR-Nachweisen.

04

Mitarbeitende

Unterstützung von sicherem Dokumenten-Upload, Self-Service-Aktualisierungen und Anfragebearbeitung.

Ausgewählter Workflow

Automatisierung der Mitarbeiterakte

Beschäftigungsdokumente erfassen, klassifizieren, der richtigen Personalakte zuordnen und fehlende oder ablaufende Unterlagen weiterleiten.

  • Verträge, Ausweisdokumente, Steuerformulare, Richtlinien, Zusatzleistungen und Beurteilungen zusammenführen.
  • Fehlende, abgelaufene oder compliance-relevante Dokumente nachverfolgen.
  • Persönliche HR-Inhalte mit rollenbasiertem Zugriff und Audit-Trails schützen.
ErgebnisBessere Mitarbeitererfahrung bei geringerem HR-Verwaltungsaufwand und Compliance-Risiko.
01Onboarding

Dokumentenakte für Neueinstellungen

Erfassung von Vertragsangeboten, Verträgen, Ausweisdokumenten, Steuerformularen, Richtlinien und Ausstattungsformularen.

Verzögerungen am ersten Arbeitstag reduzieren
02Unterlagen

Verwaltung von Mitarbeiterakten

Zentralisierung von Unterlagen zu Leistung, Vergütung, Rolle, Zusatzleistungen und Korrespondenz.

HR-Transparenz verbessern
03Compliance

Nachverfolgung von Schulungen und Zertifizierungen

Nachverfolgung erforderlicher Schulungen, Verlängerungen, Bestätigungen, Lizenzen und Nachweise.

Compliance-Lücken reduzieren
04Service

Dokumente zu HR-Anfragen

Verwaltung von Mitarbeiteranfragen, Änderungen, ergänzenden Formularen und Genehmigungen.

HR-Reaktionszeit verkürzen
05Sichern

Sensible Mitarbeiterunterlagen

Einschränkung von medizinischen, disziplinarischen, Gehalts- und persönlichen Dokumenten nach Rolle.

Privatsphäre schützen
06Offboarding

Aktenabschluss beim Offboarding

Weiterleitung von Austrittsformularen, Rückgabe von Ausstattung, abschließenden Genehmigungen und Aufbewahrung.

Akten sauber abschließen

So entstehen digitale Personalakten

Contellect One strukturiert HR-Inhalte entlang des Mitarbeiterlebenszyklus von der Einstellung über das Offboarding bis zur Aufbewahrung.

1

Aktentypen definieren

Zuordnung erforderlicher HR-Dokumente, Mitarbeiterkategorien, Berechtigungen und Aufbewahrungsregeln.

2

Dokumente erfassen

Zusammenführung von Dateien aus HR-Portalen, E-Mail, elektronischer Signatur, Gehaltsabrechnung und Mitarbeiter-Uploads.

3

Prüfungen automatisieren

Weiterleitung fehlender, ablaufender oder sensibler Dokumente an HR, Führungskräfte oder Mitarbeitende.

4

Unterlagen steuern

Pflege von Audit-Trails, Zugriffssteuerung, Suche, Archivierung und Aufbewahrung.

Vorteile der digitalen Personalakte

Weniger HR-Verwaltungsaufwand

Akten lassen sich über alle Ereignisse des Mitarbeiterlebenszyklus hinweg leichter finden, aktualisieren, prüfen und weiterleiten.

Besserer Mitarbeiterservice

HR kann Fragen beantworten und Anfragen mit vollständigem Kontext bearbeiten.

Stärkere HR-Compliance

Schulungen, Zertifizierungen, Bestätigungen und sensible Unterlagen bleiben nachvollziehbar.

Contellect One in Aktion sehen

Sehen Sie, wie Contellect One Dokumente erfasst, steuert, durchsucht und automatisiert - in einem sicheren Arbeitsbereich, der auf Ihr Geschäft zugeschnitten ist.

  • Ihren Dokumenten- und Workflow-Anwendungsfall erkunden
  • KI-Extraktion, Suche und Automatisierung in Aktion sehen
  • Optionen für Bereitstellung, Governance und Integration prüfen
Demo anfordernPlattform entdecken

Häufige Fragen zur digitalen Personalakte

Welche Dokumente gehören in eine digitale Personalakte?

Digitale Personalakten können Verträge, Ausweisdokumente, Steuerformulare, Unterlagen zu Zusatzleistungen, Beurteilungen, Richtlinien, Schulungsunterlagen, Zertifizierungen und HR-Korrespondenz enthalten.

Wie werden Mitarbeiterunterlagen geschützt?

Zugriffssteuerung, Audit-Trails, rollenbasierter Zugriff und Aufbewahrungsrichtlinien tragen zum Schutz sensibler HR-Dokumente bei.

Können digitale Personalakten das Onboarding unterstützen?

Ja. Dokumente für Neueinstellungen können automatisch erfasst, geprüft, zur Genehmigung weitergeleitet und der Personalakte zugeordnet werden.

Können papierbasierte HR-Altakten migriert werden?

Ja. Papierakten können digitalisiert, per OCR verarbeitet, klassifiziert und in digitale Personalakten übernommen werden.