Dokumentendigitalisierung

Verwandeln Sie papierlastige Abläufe in durchsuchbare, strukturierte und KI-fähige digitale Workflows.

Papier, PDFs und Altbestände per OCR, KI-Klassifizierung und Metadatenextraktion in durchsuchbare digitale Dokumente überführen.

Was ist Dokumentendigitalisierung?

Dokumentendigitalisierung wandelt Papier, PDFs, Bilder und Altbestände in durchsuchbare, strukturierte digitale Inhalte um. Contellect One ergänzt OCR, KI-Klassifizierung, Metadatenerfassung, Validierung und Workflow-Weiterleitung, damit digitalisierte Unterlagen zu nutzbaren Geschäftsinformationen werden - statt statischer gescannter Dateien.

OCRwandelt Bilder und gescannte Dateien in durchsuchbaren Text um
KIextrahiert Namen, Daten, Kennungen, Beträge und Dokumenttypen
Digital FirstUnterlagen werden für Teams, Systeme und Workflows zugänglich

Konzipiert für papierintensive Abläufe

Digitalisierung funktioniert am besten, wenn Scannen, Indexierung, Qualitätsprüfung und nachgelagerte Workflows gemeinsam konzipiert werden.

01

Back-Office-Teams

Wandeln Sie große Mengen an Papierformularen, Rechnungen, Anträgen und Korrespondenz in digitale Arbeitswarteschlangen um.

02

Records-Teams

Bewahren Sie historische Akten mit Metadaten, Aufbewahrungskontext und durchsuchbaren Indizes auf.

03

Außendienstteams

Laden Sie Dokumente aus Filialen, Standorten oder mobilen Teams hoch, ohne auf Kurierdienste zu warten.

04

IT und Compliance

Standardisieren Sie Erfassungsqualität, Sicherheit, Nachweiskette und Integration in Kernsysteme.

Ausgewählter Workflow

Digitalisierung von Papier zu Prozess

Scannen Sie physische Dokumente, lesen Sie Text per OCR aus, klassifizieren Sie jede Datei, extrahieren Sie die relevanten Felder und senden Sie Ausnahmen zur Prüfung.

  • Überführen Sie Papierunterlagen in durchsuchbare digitale Akten.
  • Validieren Sie extrahierte Daten, bevor sie Geschäftssysteme erreichen.
  • Verknüpfen Sie digitalisierte Inhalte mit Vorgängen, Kunden, Lieferanten oder Unterlagen.
ErgebnisVerwandeln Sie physischen Papierkram in zuverlässige digitale Workflows und durchsuchbare Unterlagen.
01Scannen

Papierkonvertierung in großem Umfang

Digitalisieren Sie Kartons, Filialakten, Onboarding-Unterlagen, Schadenfälle und archivierte Unterlagen in großem Umfang.

Papierbedingte Engpässe beseitigen
02OCR

Erstellung durchsuchbarer PDFs

Wandeln Sie gescannte Bilder mit Indexierung und Qualitätsprüfung in textdurchsuchbare Dokumente um.

Bessere Auffindbarkeit
03Extrahieren

Erfassung von Formularen und Rechnungen

Ziehen Sie strukturierte Daten automatisch aus Formularen, Rechnungen, Ausweisdokumenten und Begleitunterlagen.

Weniger manuelle Nacherfassung
04Validieren

Prüfung mit menschlicher Kontrolle

Markieren Sie unklare Felder, unsichere Erkennungen und fehlende Seiten für eine kontrollierte Validierung.

Datenqualität sichern
05Weiterleiten

Digitale Arbeitswarteschlangen

Senden Sie digitalisierte Dateien an Genehmigungen, Kundenakten, Lieferantenakten, Vorgänge oder Archive.

Schnellere Bearbeitung
06Aufbewahren

Regelkonforme digitale Aufbewahrung

Speichern Sie digitalisierte Unterlagen mit Audit-Trails, Aufbewahrungsregeln und Zugriffssteuerung.

Geringeres Speicherrisiko

So digitalisieren Sie Dokumente mit Contellect One

Ein erfolgreiches Digitalisierungsvorhaben standardisiert Erfassung, Extraktion, Validierung, Speicherung und geschäftliche Weiterleitung.

1

Unterlagen vorbereiten

Sortieren Sie Dokumenttypen, entfernen Sie Duplikate, identifizieren Sie vertrauliche Inhalte und definieren Sie Erfassungsregeln.

2

Erfassung und OCR

Scannen oder importieren Sie Dokumente, wandeln Sie Bilder in Text um und erstellen Sie digitale Stammdateien.

3

Klassifizieren und Extrahieren

Identifizieren Sie Dokumenttypen und übernehmen Sie wichtige Felder in strukturierte Metadaten.

4

Validieren und Weiterleiten

Prüfen Sie Ausnahmen, genehmigen Sie Unterlagen und verknüpfen Sie Dateien mit Workflows oder Archiven.

Ergebnisse der Digitalisierung

Weniger manuelle Bearbeitung

Teams reichen kein Papier mehr zwischen Schreibtischen, Filialen und Lagerräumen weiter.

Zugriff von überall

Autorisierte Nutzer können digitalisierte Unterlagen von überall abrufen, wobei Berechtigungen durchgesetzt bleiben.

Bessere Automatisierung

Saubere digitale Unterlagen können Workflows, Auswertungen und KI-gestützte Extraktion speisen.

Contellect One in Aktion sehen

Sehen Sie, wie Contellect One Dokumente erfasst, steuert, durchsucht und automatisiert - in einem sicheren Arbeitsbereich, der auf Ihr Geschäft zugeschnitten ist.

  • Ihren Dokumenten- und Workflow-Anwendungsfall erkunden
  • KI-Extraktion, Suche und Automatisierung in Aktion sehen
  • Optionen für Bereitstellung, Governance und Integration prüfen
Demo anfordernPlattform entdecken

Häufige Fragen zur Dokumentendigitalisierung

Was ist der Unterschied zwischen Scannen und Digitalisierung?

Scannen erstellt ein Abbild eines Dokuments. Digitalisierung ergänzt OCR, Klassifizierung, Metadaten, Validierung, Workflow-Weiterleitung und Governance, damit das Dokument durchsuchbar und nutzbar wird.

Kann Contellect One handschriftliche oder qualitativ schlechte Dokumente digitalisieren?

Die Plattform kann viele gescannte und bildbasierte Dokumente verarbeiten, und Felder mit geringer Erkennungssicherheit können zur Validierung an eine manuelle Prüfung weitergeleitet werden.

Wohin gelangen digitalisierte Dokumente nach der Erfassung?

Sie können in digitale Akten, Geschäfts-Workflows, Archive, Genehmigungswarteschlangen oder angebundene Unternehmenssysteme weitergeleitet werden.

Unterstützt Digitalisierung die Compliance?

Ja. Digitalisierte Unterlagen können durch Zugriffssteuerung, Audit-Trails, Aufbewahrungspläne und konsistente Metadaten geschützt werden.